Stagiul de cotizare se stabileşte în baza documentelor eliberate de la locul de muncă, serviciu, studii sau a altei activităţi ce se include în stagiul de cotizare, sau a documentelor eliberate de organizaţiile ierarhic superioare, precum şi de instituţiile de arhivă.
Stagiul de cotizare, realizat înainte de intrarea în vigoare a Legii privind pensiile şi până la introducerea evidenţei individuale de asigurări sociale, se confirmă prin carnetul de muncă.
Dacă carnetul de muncă lipseşte; include înscrieri incorecte şi imprecise; lipsesc înscrisurile respective despre anumite perioade de activitate, pentru confirmarea stagiului se iau în considerare alte documente, eliberate în modul stabilit: adeverinţele, extrasele din ordine, conturile personale, statele de salarii, legitimaţii, referinţe, contractele şi acordurile de muncă în scris având note referitoare la realizarea acestora, foile matricole şi listele-formular, carnetele de membru al artelurilor cooperatiste de producţie şi alte documente ce conţin informaţii referitoare la perioada de muncă.
Carnetul de muncă este actul oficial prin care se dovedeşte vechimea în muncă, vechimea neîntreruptă, timpul lucrat la locul de muncă cu condiţii deosebite. Actele normative, care reglementează modul de întocmire şi de eliberare a carnetului de muncă sunt: Hotărârea Guvernului privind carnetul de muncă nr. 1449 din 24 .12. 2007;[1] Codul muncii; Regulamentul referitor la completarea, păstrarea şi evidenţa carnetului de muncă - Anexa nr.1 la Hotărârea Guvernului nr. 1449 din 24 .12. 2007.
In continuare vom elucida doar unele reguli de întreţinere a carnetului de muncă expuse în Regulamentul referitor la completarea, păstrarea şi evidenţa carnetului de muncă:
- Carnetul de muncă constituie documentul de bază privind activitatea de muncă a salariaţilor pe teritoriul Republicii Moldova.
- Carnetele de muncă se întocmesc în mod obligatoriu pentru toţi salariaţii care au lucrat cel puţin 5 zile în cadrul unităţii, indiferent de tipul de proprietate şi forma organizatorico- juridică a acesteia, inclusiv pentru salariaţii nescriptici şi salariaţii - cetăţeni străini şi apatrizi.
- Fiecare salariat poate fi titular numai al unui singur carnet de muncă de model nou. Excepţie constituie cazurile prevăzute în punctul 10 din prezentul Regulament.
- Toate înscrierile referitoare la angajare, transfer, stimulări şi recompense se efectuează în corespundere cu ordinele (dispoziţiile, deciziile, hotărârile) angajatorului, în termen de cel mult şapte zile calendaristice de la emiterea acestora. înscrierile referitoare la încetarea contractului individual de muncă se efectuează în ziua eliberării, în strictă conformitate cu ordinul (dispoziţia, decizia, hotărârea) angajatorului.
- Unitatea este obligată să aducă la cunoştinţa salariatului, contra semnătură în fişa personală, orice înscriere efectuată în carnetul de muncă în temeiul ordinului (dispoziţiei, deciziei, hotărârii) de angajare, transfer sau eliberare. In fişa personală se repetă cu exactitate înscrierile din carnet.
- In caz de necesitate, la solicitare, angajatorul este obligat să elibereze salariatului, în termen de 3 zile lucrătoare, extrase autentificate în modul stabilit ale datelor din carnetul de muncă.
- La încetarea contractului individual de muncă încheiat cu salariatul, unitatea este obligată să-i elibereze acestuia carnetul de muncă în ziua eliberării, efectuând înscrierea de eliberare în modul stabilit. Expedierea carnetului de muncă prin poştă se permite numai în cazul în care unitatea are consimţământul în scris al salariatului sau reprezentantului său legal.
- Dacă eliberarea carnetului de muncă este reţinută din vina angajatorului, salariatului i se plăteşte salariul mediu pentru tot timpul absenţei forţate de la lucru, cauzate de imposibilitatea angajării la altă unitate după eliberarea din serviciu din motivul lipsei carnetului de muncă.
- In caz de deces al salariatului, carnetul de muncă se eliberează sub semnătura soţului (soţiei), copiilor majori sau părinţilor defunctului, iar în lipsa acestora - altor moştenitori în conformitate cu legislaţia în vigoare. Cu consimţământul acestora, exprimat în scris, carnetul de muncă le poate fi expediat prin poştă.
- In caz de furt, pierdere sau distrugere a carnetului de muncă, ultima unitate la care a lucrat sau lucrează salariatul este obligată să-i elibereze, în termen de 15 zile calendaristice din momentul adresării, un duplicat al carnetului de muncă.
- Dacă ultima unitate a fost supusă reorganizării sau lichidării, duplicatul se eliberează de către succesorul de drept al acesteia sau de autorităţile administraţiei publice locale (primării).
- Duplicatul carnetului de muncă se completează în acelaşi mod ca şi carnetul de muncă original, pe prima pagină a acestuia făcându-se înscrierea "Duplicat", cu indicarea numărului şi a seriei carnetului de muncă original.
- In cazul deteriorării carnetului de muncă (ars, rupt, pătat etc.), ultima unitate îi eliberează salariatului un duplicat, pe prima pagină a carnetului de muncă deteriorat făcându-se înscrierea: "A fost eliberat un duplicat", cu indicarea numărului şi a seriei duplicatului. Carnetul de muncă deteriorat se restituie titularului. In cazul angajării la un alt loc de muncă, salariatul este obligat să prezinte duplicatul carnetului de muncă.
- La întocmirea carnetului de muncă angajatorul încasează de la salariat contravaloarea acestuia. In cazul în care carnetul de muncă a fost pierdut din vina unităţii, titularului i se eliberează un duplicat fără a se încasa contravaloarea lui.
- La unitate se ţin două registre de evidenţă a carnetelor de muncă: Registrul de evidenţă a formularelor de carnete de muncă şi Registrul de evidenţă a circulaţiei carnetelor de muncă, conform unor forme speciale.
După introducerea evidenţei individuale de asigurări sociale stagiul de cotizare se determină în baza datelor din codul personal. Unul din actele de confirmare a stagiului de cotizare este certificatul cu privire la confirmarea stagiului de cotizare, eliberat gratuit, anual, sub forma unui extras de cont de către Casa Naţională de Asigurări Sociale, prin structura sa teritorială, la solicitarea persoanei asigurate. Extrasul de cont se eliberează şi la cererea repetată a asiguratului, contra plată, oricând în timpul anului.[2]Se vor include în stagiul de cotizare la prezentarea documentelor ce certifică plata contribuţiilor de asigurări sociale, eliberate de organele teritoriale de asigurări sociale, următoarele activităţi:
- activitatea avocaţilor, auditorilor, notarilor;
- munca în propriile gospodării ţărăneşti (de fermier) a membrilor acestor gospodării şi a cetăţenilor, a căror muncă a fost folosită în bază de contract şi confirmată prin înscrierile din carnetul de muncă;
- activitatea de creaţie a membrilor uniunilor de creaţie;
- activitatea în baza contractelor civile certificată de către patron şi cu menţiunea acestuia despre îndeplinirea sarcinii.
Durata incapacităţii temporare de muncă, survenită în perioada de muncă, se stabileşte în baza documentelor eliberate de la locul de muncă respectiv sau de instituţia medicală.
Drept confirmare a îndeplinirii serviciului militar în termen sau cu termen redus servesc înscrierile respective în livretele militare sau adeverinţele de recrutare, eliberate de comisariatele militare, statele majore şi instituţiile fostelor ministere de forţă unionale şi republicane, adeverinţele eliberate de instituţiile de arhivă şi curative militare, notiţele despre serviciul militar, efectuate în carnetul de muncă în baza documentelor.
Perioada îngrijirii unui invalid de gradul I, unui copil-invalid sub vârsta de 16 ani sau a unei persoane care a depăşit vârsta de 75 de ani se confirmă de organele teritoriale de asigurări sociale de la domiciliul persoanei îngrijite în baza:
- cererii şi buletinului de identitate ale persoanei ce a efectuat îngrijirea (extrasul buletinului de identitate), de la persoanele ce locuiesc împreună cu persoana ce necesită îngrijire alte acte nu se solicită;
- confirmării depuse de persoana îngrijită, iar în caz de imposibilitate (deces, sănătatea şubredă) - cea a membrilor familiei acesteia sau actul de constatare a circumstanţelor reale pentru persoanele care locuiesc separat de persoana ce necesită îngrijire;
- documentelor ce confirmă faptul şi durata invalidităţii (pentru invalizii de gradul I şi copiii invalizi) şi vârsta (pentru persoanele de vârstă înaintată şi pentru copiii invalizi).
In calitate de documente ce confirmă invaliditatea pot fi acceptate: extrasul din actul eliberat de Consiliul de Expertiză Medicală a Vitalităţii (C.E.M.V.), avizul medical, legitimaţia de pensionar, extrasul din procesul-verbal în care se prevede stabilirea prestaţiilor pentru beneficiarul concret etc., iar în privinţa copiilor invalizi care nu beneficiază de alocaţiile corespunzătoare - adeverinţa eliberată de instituţiile medicale ce confirmă că maladia respectivă este specificată în indicatorii medicali care dau dreptul copilului sub vârsta de 16 ani să fie recunoscut invalid şi indică data luării la evidenţă în instituţia medicală.
Perioada îngrijirii copiilor se stabileşte prin documentele care certifică naşterea copilului (actul de naştere) şi atingerea vârstei de 3 sau 8 ani (extras din buletinul de identitate, adeverinţa de căsătorie, adeverinţa de deces, adeverinţa organelor fondului locativ etc.).
[1] Hotărâre privind carnetul de muncă nr. 1449 din 24 .12. 2007. Monitorul Oficial nr 5-7 din 11.01 2008.
[2] Lege privind sistemul public de asigurări sociale nr. 489-XIV din 8.07. 1999. art. 38.