În scopul simplificării formalităţilor de constituire a societăţilor comerciale, prin Legea 359/2004 s-a instituit o procedură unică de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţilor comerciale. Prin îndeplinirea acestei proceduri, societatea comercială devine persoană juridică şi, totodată este autorizată să funcţioneze, adică să desfăşoare activitatea comercială stabilită prin actul constitutiv.
Organul competent să realizeze procedura înregistrării şi autorizării funcţionării societăţii comercial este Biroul unic din cadrul camerei de comerţ şi industrie teritoriale.
Biroul unic este format din reprezentanţii camerei de comerţ şi industrie, oficiului registrului comerţului şi ai instituţiilor care eliberează avizele, autorizaţiile şi/sau acordurile strict necesare pentru autorizarea funcţionării societăţii comerciale.
Înregistrarea şi autorizarea funcţionării societăţii se solicită Biroului unic din cadrul camerei de comerţ şi industrie în a cărei rază teritorială îşi va avea sediul societatea comercială.
Potrivit ordonanţei, Biroul unic realizează toate operaţiunile necesare pentru înregistrarea şi autorizarea funcţionării societăţii comerciale. în plus, el are obligaţia să presteze anumite servicii, care privesc înregistrarea şi autorizarea funcţionării societăţii, la cererea şi pe cheltuiala solicitantului. Aceste servicii sunt prevăzute de art. 4 din ordonanţă.
Cererea de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţii comerciale. Înregistrarea şi autorizarea funcţionării societăţii comerciale se realizează în baza unei cereri tip al cărei conţinut este stabilit prin hotărâre a guvernului.
Cererea poate fi făcută de către fondatori sau de persoanele desemnate ca administratori ai societăţii ori ca împuternicit al acestora şi se adresează judecătorului delegat la oficiul registrului comerţului.
Potrivit art. 36 din Legea nr. 31/1990, cererea trebuie însoţită de următoarele documente:
- a) actul sau actele constitutive, în forma cerută de lege;
- b) dovada efectuării vărsămintelor, în condiţiile stabilite prin actul constitutiv. Dovada atestă liberarea aporturilor de către asociaţi şi, implicit, existenţa capitalului social vărsat. O atare dovadă se face prin înscrisuri emise de bancă ori C.E.C.;
- c) actele care probează dreptul de proprietate asupra bunurilor care fac obiectul aportului în natură. Aceste acte pot fi contracte de vânzare-cumpărare, contracte de concesiune, brevete de invenţii etc. în cazul bunurilor imobile, trebuie anexat şi certificatul constatator al sarcinilor de care sunt grevate;
- d) actele constatatoare ale operaţiunilor încheiate în contul societăţii şi aprobate de asociaţi;
- e) declaraţia pe proprie răspundere a fondatorilor, administratorilor şi a cenzorilor, că îndeplinesc condiţiile prevăzute de Legea nr. 31/1990. Declaraţia atestă faptul că aceste persoane nu cad sub interdicţiile stabilite de lege.
Cu toate că nici Legea nr. 31/1990 şi nici Legea 359/2004 nu cuprinde o dispoziţie în acest sens, în practică se solicită anexarea la cerere şi a unei dovezi privind sediul societăţii. Este vorba de dovada deţinerii cu titlu legal a spaţiului
Având în vedere importanţa sediului în existenţa şi funcţionarea societăţii, considerăm că această practică este justificată şi, ca atare, trebuie menţinută.
Trebuie arătat că, pentru a facilita constituirea societăţilor comerciale, Legea359/2004 prevede posibilitatea ca unele operaţiuni necesare înregistrării societăţii să fie efectuate, pe bază de mandat, de către Biroul unic. în acest scop, prin cererea de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţii se poate solicita: obţinerea rezervării firmei; efectuarea vărsămintelor privind aportul în numerar; redactarea actului constitutiv şi obţinerea autentificării, în cazurile prevăzute de lege, sau după caz, a dării de dată certă acestuia; obţinerea evaluării prin expertiză a bunului etc. (art. 4 din ordonanţă).
În privinţa termenului de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţii, legea nu cuprinde nici o dispoziţie. Art. 17 lit. b) din Legea nr. 26/1990 prevede că cererea de înregistrare în registrul comerţului trebuie făcută în termen de 15 zile de la data autentificării actului constitutiv. Acest termen ar putea fi avut în vedere şi pentru cererea de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţii comerciale, dar numai pentru cazul când legea impune ca actul constitutiv să îmbrace forma autentică.
Întrucât forma autentică a actului constitutiv nu mai este o condiţie generală pentru orice societate comercială, iar redactarea şi autentificarea actului constitutiv pot fi făcute şi de Biroul unic, considerăm că, în prezent, nu mai există termen pentru solicitarea înregistrării şi autorizării funcţionării societăţii.
Avizele, autorizaţiile şi/sau acordurile necesare pentru înregistrarea şi autorizarea funcţionării societăţii. Pentru înregistrarea ca şi pentru autorizarea funcţionării societăţii comerciale, legea impune anumite avize, autorizaţii şi/sau acorduri emise de organele competente.
Pentru înregistrarea unor societăţi comerciale, legea cere existenţa unor avize şi autorizaţii prealabile: autorizaţia Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor (pentru societăţile de asigurare), autorizaţia provizorie a Băncii Naţionale a României (pentru societăţile comerciale bancare), avizul de principiu şi autorizaţia Comisiei Naţionale a Valorilor Mobiliare (pentru societăţile de valori mobiliare şi a societăţi comerciale prevăzute de Legea nr. 52/1994).
Potrivit Legii 359/2004, obţinerea acestor avize poate fi solicitată oficiului registrului comerţului, prin cerere de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţii.
Pentru autorizarea funcţionării societăţilor comerciale, legea impune obţinerea unor avize, autorizaţii, şi/sau acorduri strict necesare pentru începerea activităţii. Acestea sunt prevăzute de lege:
- a) avizul şi/sau autorizaţia pentru prevenirea şi stingerea incendiilor (p.s.i.), emise de brigăzile şi grupurile de pompieri militari;
- b) avizul şi/sau autorizaţia sanitară, emise de direcţiile de sănătate publică teritoriale;
- c) autorizaţia sanitară veterinară, emisă de direcţiile sanitare veterinare teritoriale;
- d) acordul şi/sau autorizaţia de mediu, emise de inspectoratele teritoriale de protecţie a mediului;
- e) autorizaţia de funcţionare din punct de vedere al protecţiei muncii, emisă de inspectoratul de stat teritorial pentru protecţia muncii.
Avizele, autorizaţiile şi/sau acordurile strict necesare pentru funcţionarea unei anumite societăţi comerciale se precizează prin cererea de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţii comerciale, cu menţionarea sediilor şi/sau a activităţilor pentru care se solicită. Solicitantul va depune şi documentele cerute pentru obţinerea actelor în cauză.
Condiţiile pentru elaborarea avizelor, autorizaţiilor şi/sau a acordurilor sunt stabilite prin H.G. nr. 625/2001 pentru aprobarea procedurilor de autorizare a funcţionării comercianţilor.
Avizele, autorizaţiile şi/sau acordurile se eliberează de instituţiile competente prin reprezentanţii lor în Biroul unic.
Potrivit ordonanţei, instituţiile competente trebuie să aprecieze sediul social şi, pe bază de referat, să se pronunţe în funcţie de cele constatate, în condiţiile art. 6 alin. (3) din ordonanţă.
Soluţionarea de către judecătorul delegat la oficiul registrului comerţului a cererii de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţii comerciale.
Cererea de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţii se soluţionează de judecătorul delegat. Într-adevăr, aşa cum prevede art. 37 din Legea nr. 31/1990, controlul legalităţii actelor sau faptelor care, potrivit legii, se înregistrează în registrul comerţului se exercită de justiţie prin judecătorul delegat la oficiul registrului comerţului.
Soluţionarea cererii se face în prezenţa solicitantului sau în lipsa acestuia, în condiţiile art. 242 C.proc.civ., în baza actelor depuse.
Obiectul controlului de legalitate îl reprezintă respectarea normelor imperative privind constituirea societăţilor comerciale.
Astfel, judecătorul delegat examinează actul sau actele constitutive, în privinţa respectării condiţiilor de fond şi de formă prevăzute de lege.
Apoi, verifică respectarea cerinţelor legale privind cuprinsul actului constitutiv (numărul asociaţilor, capitalul social, subscris şi vărsat, aporturile asociaţilor, obiectul de activitate etc.).
De asemenea, verifică existenţa sediului societăţii, care este esenţial pentru viaţa societăţii.
În sfârşit, judecătorul delegat verifică existenţa şi valabilitatea actelor anexate la cererea de înregistrare şi autorizare a funcţionării societăţii, precum şi a avizelor şi autorizaţiilor prealabile cerute de lege pentru înregistrarea societăţii.
În acţiunea de verificare a legalităţii constituirii societăţii, judecătorul delegat are dreptul să dispună administrarea de dovezi şi efectuarea unei expertize [art. 37 alin. (3) din Legea nr. 31/1990].
Certificatul de înregistrare. În temeiul încheierii judecătorului delegat prin care s-a autorizat constituirea societăţii şi s-a dispus înregistrarea ei, devenită irevocabilă, şi a avizelor, autorizaţiilor şi/sau acordurilor obţinute în condiţiile legii, camera de comerţ şi industrie teritorială eliberează certificatul de înregistrare.
Certificatul de înregistrare cuprinde menţiuni privind firma societăţii, sediul social, activitatea principală, precum şi codul unic de înregistrare, atribuit de Ministerul Finanţelor Publice.
Codul unic de înregistrare atribuit trebuie utilizat în mod obligatoriu în toate sistemele informatice privind pe comercianţi, precum şi în relaţiile societăţii comerciale cu terţii.
Certificatul de înregistrare este însoţit de o anexă care menţionează, după caz, avizele, autorizaţiile şi/sau acordurile impuse de art.15 din lege pentru autorizarea funcţionarii societăţii.
Potrivit art. 8 alin. (1) din lege, eliberarea certificatului de înregistrare şi a anexei la acesta dă dreptul comerciantului să îşi înceapă activitatea.
În scopul scurtării termenelor de constituire a societăţilor comerciale, legea prevede că certificatul de înregistrare şi anexa acestuia trebuie eliberate în termen de 10 de zile de la data înregistrării cererii la Biroul unic [art. 8 alin. (2) din lege].
Trebuie arătat că certificatul de înregistrare poate fi eliberat numai dacă s-au obţinut avizele, autorizaţiile şi/sau acordurile cerute pentru societatea în cauză, care sunt strict necesare pentru funcţionarea acesteia. Neobţinerea unui aviz, autorizaţie şi/sau acord atrage după sine neeliberarea certificatului de înregistrare. Soluţia se impune, deoarece numai în aceste condiţii se poate realiza finalitatea noii reglementări, ca într-un termen scurt să se asigure nu numai constituirea societăţii, ca entitate juridică, ci şi condiţiile pentru funcţionarea societăţii, adică pentru desfăşurarea activităţii comerciale potrivit actului constitutiv.
Publicitatea privind constituirea societăţii comerciale. Constituirea societăţii comerciale trebuie adusă la cunoştinţă celor interesaţi.
Potrivit legii, odată cu efectuarea înregistrării societăţii, un extras în formă simplificată al încheierii judecătorului delegat se comunică, din oficiu, Regiei Autonome a Monitorului Oficial spre publicare, pe cheltuiala societăţii.
Extrasul vizat de judecătorul delegat cuprinde în mod obligatoriu următoarele menţiuni: data încheierii, elementele de identificare a asociaţilor, denumirea şi, dacă există, emblema societăţii, sediul, forma societăţii, obiectul de activitate pe scurt, capitalul social, durata societăţii şi codul unic de înregistrare.
La cererea şi pe cheltuiala societăţii, încheierea judecătorului delegat se poate publica integral în Monitorul Oficial, Partea a IV-a.
De asemenea, la cererea şi pe cheltuiala societăţii se poate publica în Monitorul Oficial, integral sau în extras, actul constitutiv vizat de judecătorul delegat.
Neîndeplinirea cerinţelor legale privind publicitatea constituirii societăţii comerciale are drept consecinţă inopozabilitatea faţă de terţi a înregistrării societăţii în condiţiile prevăzute de lege.
Înscrierea fiscală a societăţii comerciale. Potrivit legii, odată cu efectuarea înregistrării societăţii, extrasul în formă simplificată al încheierii judecătorului delegat se comunică, din oficiu, direcţiei generale a finanţelor publice teritoriale . Această comunicare se face în scopul cuprinderii societăţii în rândul plătitorilor de impozite şi taxe, în condiţiile legii.