Actul administrativ, pentru a se deosebi de alte acte juridice, îi sunt proprii mai multe criterii specifice, printre care forma actului şi procedura proprie de emitere a lui. Prin forma actului administrativ înţelegem modalitatea de exprimare a voinţei juridice de către emitent ce se conturează în conţinutul acestui act. Conţinutul actului sau voinţa juridică conturată în actul administrativ poate îmbrăca anumite forme: scrisa, orala sau implicita.Forma scrisă de emitere este una din cele mai răspândite forme a actelor administrative. Ea poate fi şi o condiţie de valabilitate a actului. Forma scrisă a actului este recomandabilă, deoarece ea va permite autorului competenţei să-şi formuleze cât mai clar şi mai exact voinţa juridică, iar executorii acestui act vor avea posibilitatea de a înţelege mai uşor voinţa juridică prescrisă. Forma scrisă mai poate fi determinată de actul juridic în conformitate cu care se emite actul administrativ sau de procedura de emitere a actului ce obligă autorul competenţei să respecte forma scrisă.
Forma orală a actelor administrative apare atunci când urgenţa situaţiei nu permite a exprima voinţa juridică în scris şi se întâlneşte în cele mai dese cazuri în sistemul transporturilor, în armată sau în organele militarizate. Astfel de acte permit soluţionarea rapidă şi cu eficienţă maximă a unor probleme deosebit de importante. Necesitatea folosirii formei orale a actelor administrative nu exclude forma scrisă ca o dublare a celei dintâi. Această dublare a fost impusă de practică pentru a face dovada actului oral şi a-i asigura legalitatea.Actele administrative implicite, adică rezultate din tăcerea organului obligat să emită actul administrativ. De exemplu, emiterea unui act administrativ de către un organ al administraţiei publice, act ce necesită a fi confirmat de alt organ al administraţiei publice într-un anumit termen, şi care nu s-a pronunţat în termenul prescris asupra acestui act, conduce la concluzia că actul a fost acceptat. într-o altă situaţie organul administraţiei publice nu soluţionează o petiţie în termenul prescris, ceea ce conduce la respingerea petiţiei sau refuzul de a rezolva cererile.Actele administrative trebuie să întrunească următoarele condiţii:să fie emise (adoptate) de organul competent;să fie emise pe baza şi în vederea executării legii (organice sau ordinare);să fie semnate de un funcţionar competent;să fie emise în formă scrisă;să cuprindă elemente de formă (semnătura funcţionarului, data emiterii (adoptării), numărul cronologic, aplicarea sigiliului (ştampilei) organului emitent);să fie contrasemnate, atunci când legea o cere;să fie, după caz, publicate în Monitorul Oficial al Republicii Moldova sau aduse la cunoştinţa celor interesaţi în modul şi în ordinea prevăzute de lege.Proiectele de acte normative se elaborează din însărcinarea Parlamentului, Preşedintelui Republicii sau Guvernului, precum şi din iniţiativa proprie a ministerelor, departamentelor şi altor subiecţi interesaţi.Actele înaintate Guvernului spre examinare vor conţine:norme noi de drept, impuse de legea nouă;norme ce vor modifica, completa sau abroga acte adoptate anterior;norme ce vor extinde, suspenda sau limita acţiunea normelor juridice în vigoare;norme ce vor unifica mai multe acte în vigoare într-un singur act nou.Până la emitere, actul administrativ va fi precedat de un şir de activităţi pregătitoare, şi anume:determinarea organului administraţiei publice responsabil de elaborare;elaborarea proprie a proiectului de act;avizarea proiectului de act;înaintarea proiectului spre examinare.Prima operaţiune la organizarea elaborării actului administrativ este determinarea autorităţii responsabile pentru pregătirea proiectului. în acest caz organul este determinat expres de lege sau rezultă din conţinutul legii, fiind stabilit de Guvern sau de Preşedintele Republicii.Elaborarea proiectelor de acte poate fi efectuată de unul sau mai multe ministere, departamente sau alte organe subordonate Guvernului. În cazul când vor fi desemnate mai multe organe să participe la elaborarea proiectului, unul din ele va fi responsabil.Organele care participă la elaborarea proiectului desemnează specialişti care vor lucra nemijlocit asupra conţinutului proiectului, iar după necesitate vor fi antrenaţi şi alţi specialişti de înaltă calificare atât practicieni, cât şi teoreticieni.Elaborarea proprie a proiectului de act va include:1.examinarea actelor juridice care de obicei sunt luate la evidenţă de servicii speciale din cadrul organelor administraţiei publice, pentru a stabili competenţa organului ce va emite actul şi pentru a asigura legalitatea actului respectiv;2.analiza statistică a anumitor fenomene ce urmează a fi reglementate, efectuarea studiilor şi a calculelor statistice sau utilizarea datelor organelor specializate de statistică;3. efectuarea anumitor studii, la necesitate; 4.în caz de necesitate, recurgerea la anumite expertize contabile, tehnice etc. care să conţină explicaţii şi concluzii menite să uşureze lucrul specialiştilor; 5. întocmirea rapoartelor, referatelor şi a dărilor de seamă care reflectă problemele din domeniul cercetat şi conţin date, aprecieri şi uneori propuneri.La elaborarea proiectului autorii vor ţine cont de asemenea de actele normative în vigoare, de legislaţia altor state, de tratatele internaţionale la care Moldova este parte, precum şi de literatura ştiinţifică şi presa periodică.Conţinutul actului trebuie să fie expus într-un limbaj literar simplu şi clar, prin fraze scurte, pentru a evita interpretarea şi aplicarea incorectă a prescripţiilor normative.Faţă de structura actului se înaintează anumite cerinţe.Fiecare act trebuie să aibă un titlu care va cuprinde concis tema lui. În cazul când este necesar de a explica scopurile şi motivele emiterii actului, se va întocmi un preambul care va fi partea introductivă a actului.După preambul urmează partea rezolutivă, în care se expun toate prescripţiile normative, formulate pe puncte. Pentru comoditatea aplicării actului, punctele pot fi divizate în subalineate şi alineate. Proiectele de acte mai voluminoase vor putea fi divizate în titluri, capitole şi secţiuni.Punctele actului trebuie să fie numerotate în creştere, indiferent de faptul dacă actul cuprinde titluri, capitole sau secţiuni. Fiecare punct din act trebuie să conţină un gând închegat şi să includă de regulă o singură prescripţie normativă, câteva prescripţii pot fi incluse numai în cazurile când acestea pot fi just aplicate şi înţelese.De asemenea, în caz de necesitate, proiectul actului trebuie să conţină situaţiile tranzitorii şi să reflecte modalitatea de punere în aplicare şi intrare în vigoare a lui etc.După întocmirea proiectului actului, autorii, prin intermediul autorităţii publice ce-i tutelează, vor trimite proiectul spre avizare autorităţilor abilitate în acest sens, cărora, de fapt, le revine şi sarcina de asigurare a aplicării lui. Avizele conţin opiniile autorităţilor administraţiei publice solicitate de a se expune pe marginea proiectului.După examinarea avizelor primite, autorii vor prelucra toate propunerile înaintate şi, în cazul în care vor considera necesar, vor opera modificările de rigoare în proiectul actului administrativ respectiv. După definitivarea proiectului actului va fi întocmită nota explicativă şi o scrisoare de însoţire cu care vor fi expediate Guvernului spre examinare.Nota explicativă va conţine argumentele necesare, prognozele social-economice şi consecinţele realizării lor, materialele informative şi analitice,se vor indica autorii proiectului şi organele care au efectuat expertiza lui.Actele administrative ce se prezintă Guvernului spre examinare vor fi coordonate în mod obligatoriu cu Ministerul Justiţiei, iar cele ce conţin norme referitoare la dezvoltarea economiei, programele şi chestiunile bugetului de stat şi administrare de stat, vor fi coordonate de asemenea cu Ministeml Finanţelor şi cu Ministerul Economiei.Actele administrative ce vor fi adoptate de Guvern vor fi emise în formă de Hotărâri, Ordonanţe sau Dispoziţii, iar cele emise de alte organe ale administraţiei publice vor fi perfectate în formă de ordine, hotărâri, instrucţiuni, regulamente, lămuriri, indicaţii sau alte forme.
După trimiterea actului administrativ organului competent pentru a fi examinat şi aprobat, se va trece la o nouă fază - cea a emiterii propriu-zise a actului administrativ.La această fază se vor realiza o serie de activităţi, şi anume, în cazul adoptării de către un organ colegial va fi necesar cvorumul, după care vor urma dezbaterile pe marginea proiectului, apoi proiectul va fi supus votului. în caz de obiecţii sau amendamente pe marginea proiectului, se va recurge la vot, iar dacă va fi întrunit numărul legal de voturi, actul va fi adoptat în varianta care a fost propusă sau cu amendamentele respective.După adoptarea actului administrativ, pentru a produce efecte juridice, mai sunt necesare un şir de activităţi posterioare emiterii acestuia cum ar fi: redactarea cu amendamentele acceptate, prezentarea lui spre semnare conducătorului organului administrativ respectiv. în caz de necesitate, actul administrativ va fi contrasemnat de persoanele care au obligaţia punerii lui în execuţie. De exemplu, Hotărârile Guvernului sunt semnate de Prim-ministru şi contrasemnate de miniştrii care au obligaţia punerii lor în aplicare.După semnare, actul administrativ este ştampilat şi transmis serviciului care se ocupă de evidenţa actelor, în vederea înregistrării, multiplicării, comunicării sau publicării şi păstrării sale. Numărul de înregistrare a actului va fi numărul actului. În cazul actelor administrative cu caracter normativ emise de autorităţile administraţiei publice centrale legea prevede publicarea lor obligatorie în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, iar în cazul actelor administrative cu caracter normativ, emise de autorităţile administraţiei publice locale, publicarea trebuie să fie asigurată de organele de presă oficiale ale acestor autorităţi. Generalizind procedura emiterii actelor administrative cuprinde mai multe activităţi care pot fi grupate în 3 faze:Prima fază este cea pregătitoare sau anterioară emiterii actului administrativ. În această fază, pentru emiterea actelor administrative, în special a celor normative, organul emitent trebuie să culeagă, să prelucreze şi să solicite de la alte organe anumite informaţii, avize etc. Aceste acte, denumite pregătitoare, sunt din punctul de vedere al naturii juridice nişte operaţiuni administrative, care nu produc, prin ele însele, efecte juridice, însă fără solicitarea şi obţinerea lor actele administrative se consideră că au fost adoptate sau emise cu încălcarea legii, fiind anulabile sau nule, după caz.Cea de a doua fază este concomitentă emiterii actului administrativ. Faza concomitentă emiterii actului administrativ cuprinde adoptarea sau emiterea propriu-zisă a actului administrativ. Astfel, în cazul adoptării actului administrativ de către un organ colegial este necesară întrunirea cvorumului cerut de lege. De asemenea, el trebuie adoptat cu cvorumul prevăzut de lege, semnat de către conducătorul organului colegial, iar în cazurile prevăzute de lege - contrasemnat etc. Spre exemplu, potrivit art. 94 alin. (2) din Constituţie, decretele emise de Preşedinte, în temeiul art. 86 alin. (2) şi art. 87 alin. (2-4) din Constituţie, se contrasemnează de către Prim-Ministru, iar potrivit art. 24 alin (l),şi art. 52 alin (2) din Legea privind administraţia publică locală deciziile consiliilor locale se contrasemnează de către secretarul consiliului respectiv.Cea de a treia fază este posterioară emiterii actului administrativ. Această fază vizează următoarele operaţiuni administrative: înregistrarea actului, cu menţionarea numărului conform căruia aceasta a fost înregistrat, datarea şi punerea sigiliului, publicarea sau comunicarea actului administrativ, în condiţiile stabilite de lege. Publicarea şi comunicarea actelor administrative este foarte importantă, deoarece actul administrativ, de regulă, produce efecte juridice de la data îndeplinirii acestei operaţiuni administrative.