Documentaţi-procedeu al metodei contabilitaţii

 

         

1. Noţiuni privind documentele şi clasificarea acestora

 

Contabilitatea are sarcina de a urmări, controla şi  înregistra situaţia economică-finandară şi activitatea întreprindelor. Pentru realizarea acestor  obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunzător care să permită cunoaşterea fenomenelor si proceselor economice în dimensiunile în care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comportă şi implicatiile  pe care le produc. Procesal cunoaşterii contabile începe în mod obligatoriu cu acţiunea de conservare şi de culegere a informaţiilor, a datelor despre patrimonial întreprinderii. Contabilitatea se caracterizează prin fundamentarea şi justificarea datelor  ei pe bază de acte scrise.  Nici o operaţie economică un se poate înregistra în contabilitate fără un act scris în care să fie consemnată operaţia respectivă.

Documental  serveşte la formalizarea în scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu carácter economic care produc modificări ale patimoniului.

Documentul  care consemnează producerea unor fapte se naşte în afara contabilităţii;  contabilitatea serveşte de acest procedeu pentru a realiza obiectul său de activitate în perimetral de întreprinderii.

 Documentaţia,  ca procedeu al metodei contabiliza, este actiunea de culegere şi consemnare în documente a datelor privitoare la operaţiile ecnomice dintr-o întreprindere,  în momentul şi la local efecto lor.

Documentele  sunt acte  scrise  în  care  se consemnează cifric şi letric, în etalon natural, bănesc sau de muncă, de regulă în momentul şi la locul  înfăptuirii  lor,  operaţiile economice-financiare precum şi evenimentele determinate de necesităţi organizatorice şi administrative, cu scopul de a servi  ca dovadă a înfăptuirii acestor  operaţii şi ca bază a înregistrării lor în contabilitate. În  funcţie  de conţinutul şi destinaţia lor rolul documentelor se manifestă pe multiple planuri.

Astfel documentele îndeplinesc următarile funcţii:

 

• Funcţia de  consemnare  letrică şi cifrică,  cantitativă şi valorică a operaţiilor economice efectuate în cadrul întreprinderii;
• Funcţia de acte justificative care stau la baza înregisrării  în  contabilitate  curentă  a  operaţiilor economice  consemnate  în ele;
• Exercitarea controlului economic  şi  financiar pentru  apărarea integrităţii patrimoniului.  Cu ajutorul documentelor se poate  urmări  activitatea  economică  şi  financiară  a  întreprinderii în cele mai mici detale. Ele servesc la verificarea activităţilor desfăşurate, prin aceasta contribuie la întprirea autonomiei economico-financiare a întreprinderilor,  la conrolul respectării  disciplinei financiare şi contractuale.
• Funcţia de calculaţie ce permite calculul consumurilor de producţie, costurilor, cheltuielilor şi veniturilor al rezultatelor financi.  Caracterul lor de acte justificative  conferă  documentelor o  funcţie juridică,  deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile şi obligaţiile băneşti ale întreprinderilor în cazul unor litigio, expertize, lipsuri, fraude. Sunt folosite ca mijloace de probă în justiţie, pentru stabilirea adevărului şi  servesc ca bază în cercetarea organelor judiciare. Documentele   stau la baza organizării celor trei forme ale evidentei economice:  evidenţa operativă, statistică şi Pentru înregistrarea unor operaţii,  cele trei forme ale evidenţei economice folosesc, în unele cazuri aceleaşi documente. Îndeplinirea acestor funcţii este condiţionată de calitatea  documentelor, de operativitatea întocmirii lor şi circulaţiei până la locul înregistrării şi valorificării lor.

Ca  o consecinţă a varietăţii documentelor şi diversităţii operaţiilor economice, consemnate  în ele, apare necesitatea clasificării lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie să se ţină reama în mod obiectiv. Cunoaşterea acestei clasificări ne permite să folosim documentul adecvat fiecărei operatiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face după mai multe criterio, şi anu

 

După natura operaţiilor la care se referă, documentele se împart în:

 

1. Documente privind activitatea financiară-contabilă. În această grupă se cuprind documentele privind activele pe termen luna, activele curente, salariile, pasivele, resúltatele financiare etc.

 

1.                                               

 

 

1. Documente privind alte activităţi, care un constitueie acte justificative pentru înregistrările contebile: documente privind activitatea de cercetare, proectare, învestiţii, programarea şi urmărirea producţiei, documente privind activitatea de control tehnic, calitate şi metrologia, personal, informatică, etc.

 

2. După caracterul şi fun. Pe care o îndeplinesc documentele se împart în:

 

1. Documente de dispoziţie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o operaţie economică, precum şi indicaţiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispoziţia de plată,  dispoziţia de livrare, ordinul de plată, comanda. Aceste documente un fac dovada executării efective a operaţiei respective, şi de aceea, nu pot servi ca bază pentru înregistrarea lor în contabilitate.

 

1. Documente justificative cuprind date cu privire la executarea operaţiilor economice. De aceea pot fi denumite şi documente de execuţie. Ele servesc ca bază pentru înregistrarea operaţiilor economico-financiare respective în contabilitate, spre exemplu: factura, chitanţa, bonul de consum, etc.

 

1. Documente mixte  sau combinate   reunesc tăsăturile documentelor de dospoziţie şi celor justificative. Ele cuprind date privind  dispoziţia de executare a operatiei;  dar şi dovada infăptuirii ei.  Aceste documente sunt iniţial documente de dispoziţie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operaţiilor respective, ele devin documente justificative, spre exemplu: cererea dispoziţie de plată, ststul de calcul-plată al salariuli.

 

3. După locul întocmirii şi circulaţiei, documentele pot fi:

 

1. Documente interne, se întocmesc în cadrul întreprinderii şi consemnează operaţii economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circulă, fie numai în interiorul acesteia ( bonul de consum, statele de salarii ), fie către exterior ( facturile, dispoziţiile de  plată ).

 

1. Documente externe, se întocmesc de alte persoane fizice şi juridice cu care se află în raporturi contractuale, dar circulă în cadrul întreprinderii primitoare, spre exemplu: factura furnizorului, extrasul de cont.

   

4. În raport de modul de întocmire, conţinut şi rolul lor în cadrul procesului informaţional economic, distingem:

 

1. Documente primare, ce consemnează operaţiile economico financiare în momentul şi la locul producerii lor. Ele fac dovada executării acestor operaţii, îndeplinind rolul de documente justificative, spre exemplu: factura, chitanţa, bonul de consum.

 

1. Documente centralizatoare, se întocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea în scopul grupării şi acumulării operaţiilor de acelaşi fel, dintr-o anumită perioadă.

                                                         

5.  După  forma de prezentare, se deosebesc:

 

1. Documente tipizate, se întocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au un text şi o formă prestabilită, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naţională.

 

1. Documente netipizate, sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor instituţii. Ele se întocmesc fie pe formulare specifice fiecărei ramuri economice, fie pe hîrtie simplă, fără a avea un formar stabilit.

                                          

                                                                                 2.

 

6. După regimul de tipărire şi utilizarea fomularelor folosite la întocmirea documentelor, se  disting:

 

1. Documente întocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tipărire, numerotare, gestionare, evidenţă, folosire şi păstrare, de exemplu: bonul de piaţă, delegaţia, factura de expediţie. Pentru aceste documente există dispoziţii legale cu precizări, privind modul de completare, circulaţie şi păstrare.
2. Documente fără regim special sau numite şi obişnuite sunt acele care au regim de  circulaţie şi înregistrare specifice fiecarei intreprinderi, le putem numi ca având un regim intern de circulaţie şi utilizare.

 

7. După suportul care depoyitează informaţia, se disting:

    

1. documente pe suport de hârtie.
2. Pe suporturi magnetice ( benzi, dischete )

 

8. După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart:

 

1. Documente singulare conţin date privitoare la o singură operaţie economică.

 

1. b) Documente cu multiple operaţii,  conţin date privind mai multe operaţii economice de acelaşi fel. De aceea, pe lângă datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea conţin în plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative şi valorice, num. de 

                                                               

9. După tehnica întocmirii se deosebesc:

  

1. Documente care se întocmesc manual.
2. b) Documente care se întocmesc cu mijloace tehnice, computere.                                                  

           

 

2. Conţinutul şi modul de întocmire al documentelor

 

Conţinutul  documentelor  diferă de caracterul  operaţiilor  consemnate. Conţinutul  se concretizează   în anumite  elemente obligatorii, care trebuie să asigure reflectarea clară şi completă a operaţiilor economice pentru care se întocmesc. Aceste elemente se concretizează în anumite exprimări care permit înţelegerea  operaţiilor economice  pe care le reflectă de căte cei care le întocmesc, respectiv de către cei care le utilizează. Dintre aceste  elemente, unele au un carácter comun, dic se referă la toate categoriile de documente, iar altele au un carácter specific, regăsindu-se într-o anumită formă numai într-un documente sau numai în legătură cu o anumită operaţie economică.

     Caracterele comune se referă la: denumirea documentului ( atribuirea unui nume ); denumirea întreprinderii emitente, adresa sau compartimentul  care a întocmit documentul; codul fiscal; indentificarea în timp a operaţiei ( num. şi data ); identificarea participanţilor la operaţia economică consemnată în document; conţinutul operatiei economice reflectată  în document şi justificarea efectuării ei; datele cantitative sau valorice aferente operaţiei economice efectuate; semnăturile persoanelor participante la efectuare operaţiei economice consemnate în document, a celor carea u întocmit şi a persoanelor care răspund pentru executarea, conţinutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea şi realitatea operaţiei economice respective; alte caractere menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în documentele justificative.

     Caracterele specifice diferă de la o categorie de documente la alta şi asigură detalierea operaţiei consemnate, ele având un rol completativ şi se referă la precizarea unor informaţii care se regăsesc numai în acel document. 

Îndeplinirea funcţiilor  menţionate de către documente este condiţionată de calitatea şi operativitatea întocmirii lor, de viteza cu care  circulă de la locul întocmirii şi până la locul înregistrării şi valorificării lor.

Documentele se întocmesc la locul de muncă în cadrul căruia se produce operaţia economică sau care participă la înfăptuirea  ei.

 

                                                                       3.

Mărimea, conţinutul şi formatul documentelor variază în funcţie de natura operaţiilor economice, de modul de întocmire şi mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conţin.

Completarea documentelor se poate face manual sau  cu mijloace tehnice. Întocmirea manuală a documentelor se realizează cu cerneală, cu pastă sau creion chimic şi prezintă următoarele neajunsuri: necesită un volum mare de muncă, un asigură garanţia exacităţii datelor şi nici o productivitate ridicată şi o calitate superioară. Întocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimină în mare măsură aceste neajunsuri, în  schimb impuneanumite limite cu privire la mărimea, conţinutul şi formatul documentelor, în funcţie de particularităţile tehnice ale echipamentelor utilizate. Întocmirea documentelor se poate efectua cu maşini de scris, cu maşini de facturat sau de contabilizat şi cu calculatoare. Cu maşina de scris şi cu celelalte tipuri de maşini documentele se întocmesc citeţ, mai rapad, ordonat şi mai exact. În cazul completării documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, o dată cu scrierea documentelor, se efectuează automát şi calculile necesare,  iar resúltatele sunt preluate concomitent pe anumiţi suporţi, care permit prelucrări ulterioare a datelor din documente.

 Pentru fiecare gen de operaţii se foloseşte câte un model de  document, care are o formă şi o aranjare a datelor corespunzătoare specificului operaţiei economice respective.

 La completarea documentelor ce se întocmesc în mai multe exemplare, toate exemplarele trebuie să poarte acelaşi număr de ordine. În documentele de casă şi bancă datele cifrice trebuie repetate şi în litere.

Greşelile făcute cu ocazia întocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. În documente un se admit ştersături, răzuituri, etc. Corectarea documentelor trebuie să se facă  în aşa fel încît să se poată recunoaşte cu uşurinţă că ea a intervenit cu ocazia întocmirii documentului, un mai tîrziu, iar cei care  au  întomit documentul au cunoştinţă de corectarea respectivă. Rectificarea greşelilor în documente se face prin tăierea  textului sau a sumei greşite  cu o linie, în aşa fel, încît să se poată citi ceeea ce a fost greşit, apoi se scrie de asupra textil sau suma corectă, făcîndu-se menţiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirmă prin semnăturile aceloraşi persoane care au semnat iniţial documentul. În documentele de casă şi de bancă un se admit corectări.Dacă s-au făcut greşeli în aceste documente, ele se anulează prin tăierea cu o linie pe diagonală pe care se scrie cuvîntul ,,ANULAT”, păstrîndu-se în continuare în exemplarele sale respective, fără a se detaşa şi se întocmesc apoi documentele corecte. Erorile descoperite în documente cu ocazia verificării lor  ulterioare, de către serviciul de  contabilitate, se aduc la cunoştinţa celor care le-au întocmit, precum şi a părţilor interesate cu privire la operaţia consemnată în documentul respectiv.

   Prezintă o importanţă deosebită întocmirea clară şi completă a documentelor, cu respectarea tuturor regulilor privitoare la conşinutul şi forma lor. Ele condiţionează calitatea şi exeactitatea informaţiilor contabile.

    Totodată este necesar ca documentele să fie întocmite la timp, pentru a asigura  operativitatea informaţiilor contabile, pentru conducerea activităţilor economice. De aceea, între producerea operaţiilor economice şi întocmirea documentelor justificative trebuie să existe o deplină concordanţă. Toate operaţiile economice efectuate trebuie reflectate în documente. Documentele  constituie baza înregistrările în contabilitate şi influenţează nemijlocit exactitatea şi operativitatea informaţiilor contabile.

 

 

3. Verificarea şi prelucrarea documentelor

 

              Drumul pe care îl parcurg  documentele din momentul emiterii sau  intrării în întreprindere şi până la arhivare constituie circuitul documentelor. Pentru asigurarea  circulaţiei raţionale şi unitare a  documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate precum şi pentru ţinerea la zi a contabilităţii, se pot întocmi grafice de circulaţie a documentelor. Circulaţia documentelor trebuie să se FAC într-o anumită ordine dinainte stabilită, nefiind permisă reţinerea documentelor în mod nejustificat de către un compartiment sau altul. Necesitatea circulaţiei documentelor este determinată de faptul că date din acelaşi document sunt necesare mai multor compartimente şi persoane din înreprindere şi un se poate asegura c’te un exemplar  pentru fiecare utilizator.

  Înainte de a se înregistra în contabilitate, documentele economice trebuie să fie supuse unei verificări minuţioase, care are ca scop să  descopere eventualele erori, acţiunile ilegale sau incorecte, asigurînduse exactitatea datelor contabile. Deci, urmează verificarea  documentelor care se face sub trei aspecte şi anume: verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetică şi verificarea de fond.

 

Verificarea  sub aspectul formei  constă în controlul întocmirii documentelor pe formulare corespunzătoare  naturii operaţiei economicee, completarea tuturor rubricilor, existenţa tuturor semnăturilor persoanelor împuternicite să vizeze, dacă nu au avut loc ştersături sau corectări fără  a fi certificate.

                                                                        

                                                                     4.

 

Verificarea aritmetică ( cifrică ) constă în controlul preluării corecte în documente a datelor  cifrice şi dacă s-au efectuat corect calculile aritmetice presupuse la întocmirea documentului.

 

Verificarea de fond constă în controlul realităţii, necesităţii, oportunităţii, legelităţii şi economicităţii operaţilor  economice consemnate în documentul respectiv. Verificarea realităţii operaţiei economice are ca scop  să descopere dacă operaţia economică s-a efectuat la data, locul şi  condiţiile prevăzute în document, spre exemplu: se verifică suma plătită pentru procurarea unor mărfuri cu cantitatea de mărfuri recepţionată. Necesitatea operaţiei economice constă în aprecierea dacă operaţia înscrisă în document este utilă activităţii întreprinderii şi se justifică economic, spre exemplu: se compară cantitatea de materiale prevăzută în contractle de aprovizionare cu cea din normele de consum. Pentru verificarea oportunităţii se urmăreşte dacă momentul ales şi locul stabilit pentru executatea unei operaţii economice sunt eficiente pentru întreprindere, spre exemplu: angajăm o reparaţie capitală la un utilaj agricol vavra, în plină campanie, sau iarna, sezon mort pentru lucrări agricole. Legalitatea operaţiei se apreciază prin raportarea ei la actele normative care reglementează genul respectiv de operaţii economice. Aceasta nu trebuie să contravină legislaţiei în vigoare. Economicitatea constă în verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili dacă costul operaţiei avantajează sau nu întreprinderea.

      Verificarea documentelor, în general se efectuează de alte persoane decît cele care le-au întocmit. Controlul operaţiilor înregistrate în contabilitate se efectuează de către persoanele care conduc contebilitatea, de cele care execută controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune sau alte persoane împuternicite de întreprindre.

       După completare şi verificare, documentele sunt supuse operaţiei de prelucrare. Aceasta constă în gruparea documentelor pe operaţii, exprimarea valorică a mărimii operaţiei economico-financiare înregistrată în document, cumularea unor documente primare şi obţinerea celor centralizaztoare.

       Documentele cu regim special vor fi înregistrate în mod obligatoriu în fişa documentelor special deschisă în acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obişnuite, precum şi cele cu regim special, de regulă , nu vor fi puse spre utilizare  decît după justificarea prealabilă a documentelor care au fost eliberate anterior, justificîndu-se utilizarea integrală şi corectă. Acest fapt se poate asigura prin vizile ce trebuie acordate pentru punerea în circulaţie a acestor documente.

       În compartimentul financiar-contabil, documentele se contează, adică se înscrie pe document formula contabilă. În baza documentelor contate se completează registrele contabile.

        Faza finală a circulaţiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, după rezolvarea completă şi definitivă a acestora. Prin clasare se înţelege aranjarea documentelor într-o anumită ordine, strict determinată, în scopul asigurării păstrării lor în bune condiţii şi pentru uşor găsite în vederea obţinerii informaţiilor nacesare.

Clasarea documentelor în dosare se poate face după mai multe criterii, şi anume: criteriul cronologic constă în gruparea documentelor în ordinea întocmirii lor; criteriul alfabetic impune clasarea în acelaşi dosar a documentelor ţinând  seama de denumirea unităţii la care se referă documentele;  criteriul geografic asigură   gruparea documentelor după adresa sediului întreprinderii corespondente; criteriul după obiect sau pe grupe de operaţii economice constă în aranjarea documentelor pe categorii de probleme ( mijloace fixe, mijloace băneşti ). Cel mai frecvent se foloseşte o combinaţie între criteriul cronologic şi criteriul pe grupe de operaţii economice.

         Păstrarea documentelor trebuie să asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operaţiilor economice efectuate. Păstrarea documentelor presupune două aspecte: păstrarea curentă, păstrarea de durată.

          Păstrarea curentă a documentelor justificative constă în reţinerea documentelor la sfârşitul perioadei de gestiune de către compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare urmând să argumenteze operaţiunea economică sau financiară dispusă sau executată.

          Păstrarea curentă a documentelor se află în relaţie cu arhivarea curentă, iar păstrarea de durată arhivarea generală în cadrul unităţii sau la arhivele statului.

           La finele perioadei de gestiune documentele păstrate în cadrul compartimentilor se predau la arhiva unităţii. În cadrul arhivei documentele se păstrează grupate pe domenii şi în cadrul acestora, cronologic. Termenele de păstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative şi diferă în funcţie da natura şi importanţa documentului. După predarea documentelor la arhivă, acestea mai pot fi consulatate numai în condiţiile prevăzute în regulile de organizare şi funcţionare a arhivelor: după aprobarea prealabilă a conductorului întreprinderii; după efectuarea unor copii, extrase; pe baza de procese verbale în cazul eliberării documentelor originale. După expirarea termenului de păstrare documentele se scot din arhivă generală a unităţii şi se predau la arhiva statului, dacă prezintă interes sau dacă nu mai prezintă importanţă atunci sunt valorificate ca produse reziduale.

 

                                                                                          5.

În condiţiile, dezvoltării sistemelor de prelucrare electronică a datelor apar tot mai multe probleme legate de arhivarea purtătorilor de informaţii, respectiv a informaţiilor regăsite pe suporturi magnetice ca benzi magnetice, dischete. În unele cazuri se procedează la arhivarea prin microfilm în condiţiile asigurării integrităţii acestor suporturi.