Potrivit Legii nr. 130/1999, contractul individual de muncă se înregistrează la inspectoratele teritoriale de muncă, în termen de 20 de zile de la data încheierii lui la inspectoratele teritoriale de muncă.
Obligaţia de încheiere a contractului în formă scrisă şi de înregistrare priveşte următoarele categorii de angajatori:
1) persoanele fizice;
2) societăţile comerciale cu capital privat;
3) asociaţiile cooperatiste;
4) asociaţiile familiale;
5) asociaţiile, fundaţiile, organizaţiile sindicale şi patronale;
6) orice alte organizaţii care sunt constituite şi funcţionează potrivit legislaţiei române.
În cazul salariaţilor români care îşi desfăşoară activitatea în cadrul misiunilor diplomatice, oficiilor consulare străine cu sediul în România, precum şi în cadrul reprezentantelor din România ale unor societăţi comerciale străine sau în cadrul asociaţiilor, fundaţiilor sau organizaţiilor care îşi au sediul în străinătate înregistrarea contractului lor de muncă se face la Oficiul muncii, din subordinea Ministerului Muncii şi Solidarităţii Sociale.
Angajatorii au obligaţia de a depune la inspectoratul teritorial de muncă toate actele care stau la baza încheierii, modificării, executării sau încetării contractelor de muncă, în termen de 5 zile de la perfectare a acestora.
Din punctul de vedere al naturii juridice, având în vedere şi sancţiunile stabilite de lege, termenul de 5 zile impus angajatorului este un termen imperativ (nu de recomandare).
Nu au obligaţia înregistrării contractului individual de munca angajatorii instituţii publice, regii autonome sau societăţi comerciale în cadrul cărora este acţionar statul.
Potrivit Legii nr. 130/1999, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3000 lei la 6000 lei, nerespectarea de catre angajator a:obligației de a înregistra contractele individuale de muncă la 20 de zile de la data încheierii lor la inspectoratele teriotoriale de muncă; obligației de a depune la inspectoratele teritoriale de muncă la care se păstrează și se completează carnetele de muncă ale salariaților; obligației de a depune actele privind executarea, suspendarea, modficarea și încetarea contractelor individuale de muncă , în termen de 5 zile de la perfectarea acestora; obligației de a depune lunar, dovezile de calculare a drepturilor salariale până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face plata acestora; obligației de a înregistra contractele individuale de muncă ale salariaților si de a depune documentele mentionate la art.3 alin. (2) la inspectoratul teritorial de muncă a carui a carui rază teritoriala își desfașoară activitatea sediul secundar și de a deține la sediul secundar o copie a acestor documente, în cazul angajatorilor care au înființat sedii secundare în alte județe decât în cel în care își au sediile; obligației de a calcula comisionul și să depună lunar la inspectoratul teritorial de muncă o declarație fiscală privind stabilirea comisionului, plata comisionului și depunerea declarației efectuându-se până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care este datorat. (art. 7.