În actele de naştere şi, atunci când este cazul, în cele de căsătorie sau de deces se înscriu menţiuni cu privire la modificările intervenite în starea civilă a persoanei, în următoarele cazuri:
- a) stabilirea filiaţiei prin recunoaştere sau hotărâre judecătorească definitivă şi irevocabilă şi încuviinţarea purtării numelui;
- b) contestarea recunoaşterii sau tăgăduirea paternităţii;
- c) căsătorie, desfacerea, încetarea sau anularea căsătoriei;
- d) adopţie, desfacerea, încetarea sau anularea adopţiei;
- e) pierderea sau dobândirea cetăţeniei române;
- f) schimbarea numelui;
- g) deces;
- h) rectificare, completare sau anulare a actelor de stare civilă ori a menţiunilor înscrise pe ele;
- i) schimbarea sexului, după rămânerea definitivă şi irevocabilă a hotărârii judecătoreşti.
Modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români aflaţi în străinătate se înscriu de ofiţerul de stare civilă prin menţiune pe marginea actelor de stare civilă, cu aprobarea Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor.
Pe măsura asigurării infrastructurii informatice necesare, comunicările privind faptele de stare civilă, precum şi cele referitoare la înscrierea menţiunilor în actele de stare civilă se realizează şi în sistem informatic.
Înscrierea menţiunii de stabilire a filiaţiei pe actul de naştere şi, după caz, de căsătorie şi de deces se face din oficiu sau la cererea celui interesat, pe baza actului de recunoaştere întocmit potrivit legii sau a hotărârii judecătoreşti definitive şi irevocabile. În situaţia în care, ulterior, prin hotărâre definitivă şi irevocabilă s-a încuviinţat purtarea numelui de familie al părintelui faţă de care s-a stabilit filiaţia, menţiunea se înscrie şi pe actele de naştere ale copiilor minori, iar în cazul copiilor majori, numai la cererea acestora.
Anularea sau desfacerea adopţiei, dispusă prin hotărâre judecătorească definitivă şi irevocabilă, se înscrie, prin menţiune, pe actul de naştere iniţial şi, după caz, pe cel întocmit în urma adopţiei, pe actul de căsătorie şi pe actele de naştere ale copiilor minori ai celui adoptat, iar în cazul copiilor majori, numai la cererea acestora. Menţiunea se înscrie, din oficiu sau la cererea persoanei interesate, pe baza hotărârii judecătoreşti definitive şi irevocabile.
Încetarea căsătoriei prin decesul sau prin declararea judecătorească a morţii unuia dintre soţi, anularea sau desfacerea căsătoriei se înscriu prin menţiune pe actul de căsătorie şi pe cele de naştere ale foştilor soţi. Menţiunea se înscrie, din oficiu, pe baza comunicării primite de la ofiţerul stării civile care a întocmit actul de deces, a hotărârii judecătoreşti definitive şi irevocabile ori la cererea persoanei interesate.
Menţiunea privitoare la schimbarea numelui se înscrie pe actele de stare civilă ale persoanei în cauză, potrivit legii.
Menţiunile privind acordarea sau pierderea cetăţeniei române se înscriu pe actul de naştere şi, dacă este cazul, pe cel de căsătorie, pe baza comunicării transmise de Ministerul Administraţiei şi Internelor.
La cerere, persoanelor îndreptăţite li se pot elibera, potrivit art. 11 din Legea 119/1996 privind actele de stare civilă, certificate de stare civilă cu menţiunile înscrise în actele de stare civilă. Certificatele de stare civilă eliberate anterior se retrag şi se anulează.