Optimizarea stocurilor are în vedere determinarea unei astfel de strategii încât cheltuielile prilejuite de procesul stocajului să fie minime . Aceasta presupune găsirea soluţiilor pentru următoarele două probleme:
- cu ce frecvenţă trebuie efectuată aprovizionarea
- cu ce cantitate de mărfuri trebuie realizată aprovizionarea de fiecare dată.
Din analiza separată a acestor două probleme din punct de vedere al costurilor antrenate se pot constat următoarele aspecte.
- În ceea ce priveşte frecvenţa de aprovizionare cele două soluţii extreme posibile sunt: aprovizionarea foarte rară sau foarte frecventă. Astfel, o frecvenţa mare de aprovizionare presupune costuri ridicate cu operaţiile legate de formularea şi realizarea comenzilor, în timp ce o aprovizionare foarte rară se traduce prin stocuri mari, care antrenează cheltuieli suplimentare cu păstrarea acestora
- În ceea ce priveşte cantitatea cu care urmează să se facă aprovizionarea intervin alte două costuri cu tendinţe diferite. Aprovizionarea cu o cantitate foarte mare antrenează costuri suplimentare legate de stoc în timp ce aprovizionarea cu o cantitate mică generează cheltuieli în plus cu aprovizionări repetate.
Optimizarea stocurilor presupune ca o primă etapă determinarea şi măsurarea lor în vederea minimizării costului total şi nu a unui sau altuia din cele două costuri parţiale implicate, respectiv, cheltuielile ocazionate de aprovizionare sau de existenţa stocului de mărfuri în depozit. Atunci când cele două tipuri principale de cheltuieli rămân constante politica de aprovizionare a depozitului se realizează în funcţie de volumul previzionat al vânzărilor.
Costul de păstrare a stocului se exprimă de obicei în procente din valoarea stocului, incluzându-se în această categorie costurile care variază o dată cu mărimea stocurilor cum ar fi : dobânzile la fondurile circulante împrumutate, perisabilităţile, cheltuielile de manipulare a mărfurilor.
Costul de aprovizionare se referă la valoarea absolută în lei, a cheltuielilor aferente unei aprovizionări. Ele se produc, de obicei, în următoarele servicii : contabilitate - prelucrarea datelor, comercial, recepţie. Şi cuprind toate cheltuielile angajate pentru a efectua aprovizionarea cu mărfuri a depozitului, începând cu depistarea viitorilor furnizori şi contractarea fondului de marfă şi terminând cu recepţia şi aranjarea mărfurilor în stoc.
O ultimă categorie de cheltuieli, prilejuite de activitatea de stocare, se referă la cele generate de rupturile de stoc sau epuizarea acestora numite şi penalizări de lipsă. Dacă o comandă a beneficiarilor nu poate fi satisfăcută pentru că stocul produselor cerute, este, în momentul respectiv, epuizat, se pot ivi mai multe situaţii generatoare de costuri suplimentare. Astfel, se poate proceda la o aprovizionare excepţională, care presupune cheltuieli în plus faţă de o aprovizionare normală.
Importanţa costului stocajului în sistemul de gestiune a stocurilor de mărfuri poate fi evaluată prin prisma ponderii de 25-35% pe care îl are în totalul cheltuielilor de circulaţie în ţara noastră.