Conceptul de „firmă" este de origine germană, fiind preluat şi de alte limbi din Europa. Cel mai des, noţiunea ca atare semnifică forma de organizare a proprietăţii, care combină factorii de producţie, pentru a obţine bunuri şi servicii destinate pieţei.
Pornind de la o asemenea constatare, există două posibilităţi, două unghiuri de vedere prin care se poate defini firma, respectiv în plan structural - existenţial şi în planul identificării-personalizării.
- a) În plan structural-existenţial, esenţa şi conţinutul firmei constau în existenţa ca entitate fizică sau juridică, angrenată în activităţi economico-financiare, de piaţă, cu o alcătuire de sine stătătoare şi cu un patrimoniu propriu, care serveşte îndeplinirii unui anumit scop, admis de lege, precum şi a unor funcţii. O firmă constituită legal şi înregistrată în Registrul comerţului înseamnă, de fapt, apariţia şi existenţa unui agent economic ca structură viabilă în diverse accepţiuni organizaţionale. O asemenea abordare are în vedere reglementările Codului comercial şi, mai ales, ale Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, modificată ulterior.
- b) Planul identificării şi personalizării are în vedere necesitatea asigurării percepţiei, deosebirii şi distingerii între ei a agenţilor comerciali, a oricăror agenţi economici sau din acelaşi gen de activitate, a structurilor dintr-o anumită activitate. Personalizarea se va accentua prin adăugarea unor embleme sau a altor semne distinctive, ajungân- du-se astfel la „marca comercială", respectiv marca distribuitorului, înregistrată ca atare la instituţiile naţionale şi internaţionale cu atribuţiuni în acest sens.
Din punctul de vedere al semnificaţiei într-o afacere, noţiunea de firmă este sinonimă cu cea de organizaţie, de întreprindere, de societate comercială, de întreprinzător, de agent economic. În acest sens vom folosi în lucrarea de faţă noţiunea de firmă.
În contextul celor de mai sus, este evident faptul că orice firmă se compune, din punct de vedere organizatoric, din două structuri: cea tehnico-funcţională şi cea operativă.
Dimensiunile structurii tehnico-funcţionale (avem în vedere numărul de personal, de compartimente etc. ) depind, în primul rând, de amploarea afacerii, iar apoi de strategia de piaţă stabilită de către cei în drept, în timp ce structura operativă poate avea în vedere un magazin, un depozit, o unitate de alimentaţie publică, un hotel, dar şi un lanţ de magazine, o serie de sucursale etc.
Din punct de vedere juridic, firma este responsabilă pentru actele şi faptele sale în raport cu terţii, cu diferitele structuri micro sau macroeconomice.
Ca parte componentă a unui sistem complex - avem în vedere comerţul ca atare -, firma trebuie să-şi desfăşoare activitatea într-un anumit echilibru, altfel disfuncţiunile sale afectând echilibrul sistemului, deci echilibrul macroeconomic. Cu alte cuvinte, buna funcţionare a fiecărei firme în parte asigură premisele stabilităţii economice. În cele mai multe cazuri, şi reciproca este adevărată.