1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Pentru a-și desfășura activitatea în condiții optime în scopul realizării celui mai important deziderat a oricărui agent economic și anume obținerea profitului, agenția de voiaj sau de turism trebuie să aibă o structură organizatorică formată din birouri și compartimente care să țină evidența a tot ceea ce se intâmplă în interiorul sau exteriorul întreprinderii.

Organizarea internă a unei agenții de turism

Este formată dintr-o serie de birouri, compartimente și oficii. În continuare, se va prezenta o schemă care să prezinte structura internă a unei agenții de turism.

Biroul secretariat cu sarcini în efectuarea de:

  • lucrări de secretariat pentru directorul tehnic;
  • înregistrarea corespondenței sosite și trierea ei pentru diversele birouri și oficii, care necesită semnătura directorului tehnic;
  • instruirea și     coordonarea muncii paznicilor, curierilor,

comisionarilor.

Biroul dezvoltare cu rolul de asigurare a creșterii vânzărilor.

La conducerea acestui birou trebuie să se afle un expert în relații publice, care să cunoască în profunzime mediul industrial, comercial și financiar național, să fie o persoană influentă și cu relații în rândul oamenilor de afaceri. Personalul angajat în acest birou trebuie să știe să inspire încredere și simpatie, să cunoască în profunzime mediul intern, serviciile vândute de agenție, să-și dea seama rapid de psihologia clientului, să cunoască limbi străine.

Biroul transporturi, organizat pe două secții cu atribuții specifice.

Secția contracte:

  • încheie contracte cu furnizorii de servicii de transport;
  • stabilește condițiile și tarifele de vânzare a biletelor, ca și comisioanele agenției;
  • întocmește toate instrucțiunile cu privire la vânzarea titlurilor, la contabilizarea și plata lor;
  • tratează toate problemele de principiu cu furnizorii în ceea ce privește aplicarea exactă a normelor contractuale.

Secția materială:

  • se îngrijește de atragerea biletelor și de distribuirea acestora către filiale și sucursale, împreuna cu materialul de emitere (tarife, orare, manuale, breviare, etc.), când nu e stabilit altfel în contract;
  • se îngrijește de întocmirea registrelor de stoc de bilete și răspunde de gestionarea biletelor.

Biroul turism organizat în două compartimente (oficii):

  1. Compartimentul producție format din trei secții

Secția programare generală care se ocupă cu studiul programelor de voiaj (exceptând congresele), care cuprind următoarele operațiuni:

  • formarea itinerariului;
  • alcătuirea devizului estimativ al costului pe baza informațiilor și tarifelor preluate din documentația agenției sau din acordurile speciale făcute cu filiale, furnizori sau agenții corespondente, pentru serviciile prestateși pentru prețurile aplicate fiecărui tip de serviciu;
  • constituirea de „allotements”[1]-contingente;
  • efectuarea eventualelor plăți anticipate în numerar pentru rezervarea contingentă de servicii (ca în cazul voiajului spre localități care nu au o capacitate receptivă suficientă și unde hotelurile cer plăți anticipate, deseori însemnate, pentru rezervarea camerelor sau ca în cazul rezervării de locuri pe navele de croazieră);
  • modalitățile de executare și de vânzare a voiajelor;
  • programul provizoriu sub forma diverselor tipuri de publicații (pliante, reviste)

Secția operativă generală se ocupă, în acord cu secția programare, de punerea în execuție a voiajelor de grup, programate, cu ofertă către public.

Secția operativă congrese și pelerinaje se ocupă de voiajele colective cu caracter profesional și religios.

  1. Compartimentul recepție are ca sarcină organizarea serviciilor de receptivitate, de primire și de acces. El cuprinde trei secții:

Secția contracte pentru servicii care:

  • încheie contracte cu hoteluri și restaurante, apoi copia contractului e transmisă Biroului Tarife, care completează fișa hotelieră ce va fi trimisă tuturor birourilor direcționale și punctele de vânzare și care conțin toate toate condițiile și tarifele pentru servicii;
  • încheie contracte cu furnizorii de diverse servicii receptive: localuri, agenții de spectacole;
  • încheie contracte cu agențiile corespondente, adică acele agenții de voiaj străine care operează în localități în care nu există birouri ale agenției pentru furnizarea serviciilor de receptivitate de primire, de acces și diverse (rezervări de locuri în mijloacele de transport), iar copia contractului se trimite secției de tarife.

Secția receptivă generală care:

  • îndeplinește toate operațiunile referitoare la la formarea devizelor estimative cerute din afară pentru voiajele cu itinerarii particulare neprogramate;
  • studiază serviciile agenției, adică determină serviciile de primire în diverse localități turistice de acces cu personalul specializat în însoțire.

Biroul trafic accesoriu[2] compus din:

Secția servicii bancare care:

  • efectuează schimbul valutar (schimbul monedei externe cu cea națională);
  • repartizează valuta externă rezidentelor ce pleacă în străinătate;
  • emite și vinde „travelers cheques”;
  • emite cărți de credit.

Secția asigurări diverse și expedieri bagaje care:

  • emite și vinde polițe de asigurare (bagaje, avion);
  • se ocupă cu organizarea generală a serviciului de expediere a bagajelor.

Secția servicii diverse care încheie acorduri pentru vânzarea de bilete la spectacole, articole de librărie (ghiduri, hărți topografice și automobilistice), suveniruri.

Biroul tarife și documentare format din:

Secția tarife care întocmește, tipărește și difuzează fișe, breviare și tabele de tarife pentru servicii turistice de orice tip, pentru uzul diverselor filiale și sucursale ale agenției.

Secția documentare agențială care întocmește, tipărește și difuzează pentru fiecare localitate de interes turistic foi mobile cuprinzând toate informațiile necesare pentru organizarea optimă a serviciilor și pentru un serviciu optim de informare a clientelei.

Secția documentare neagențială care procură toate orarele, anuarele, publicațiile editate de furnizorii de servicii și de întreprinderi turistice și le difuzează periodic către filiale și sucursale, pentru o optimă desfășurare a muncii agenției.

Biroul publicitate format din:

Secția contracte care încheie contracte și pregătește planurile publicitare, devizele și comenzile pentru publicitatea activă și pasivă, ale căror copii se trec în contabilitatea pentru emiterea facturilor și pentru încasarea lor.

Secția redacțională pregătește nu numai textele publicității pasive, dar se ocupă și de inserarea textelor publicității active în publicațiile agenției și urmărește redactarea și tipărirea publicațiilor: reviste, rubrici de știri, broșuri.

Biroul difuzare și fișier general se ocupă cu expedierea întregului material de serviciu, a materialului publicitar și a corespondenței care-i parvine de la diverse sectoare și birouri, dispunând de:

  • mașini pentru punerea în plicuri a materialului, pentru tipărirea adresei destinatarului și pentru timbrarea plicului;
  • fotocopiatoare.

Acest birou se ocupă cu centralizarea comunicațiilor telefonice interurbane și internaționale, a celor telegrafice, a celor făcute prin intermediul telexurilor, faxurilor și întocmirea fișierului general al clienților, adus la zi în permanență.

Documentația agenției de turism

Într-o agenție de importanță medie, cu caracter internațional, documentația trebuie să aibă în vedere:

  • țările către care se trimite clientela și unde agenția are propriile filiale, sucursale sau corespondențe;
  • serviciile de transport pentru ajungerea la destinație;
  • serviciile turistice de prestat.

În acest sens, documentația este constituită din totalitatea informațiilor referitoare la localitățile de interes turistic și la localitățile de interes profesional. Pentru fiecare localitate sunt necesare următoarele informații cu caracter general și profesional:

  • informații generale care au caracter istoric, geografic (populație, climă, floră, faună), politic, religios, informații cu referire la căi de acces și itinerarii, străzi, autostrăzi, canale navigabile, căi ferate, porturi, aeroporturi, plaje, insule, companii maritime și aeriene, gastronomie, mâncăruri naționale, băuturi, tratamente balneare, obiceiuri, tradiții, centre de informare, etc;

- informații profesionale, care se referă la instrucțiuni pentru vizitarea țării într-o anumită perioadă de timp, la lista hotelurilor existente, la itinerariile vizitelor și excursiilor, tipuri de servicii de primire în localități, lista tururilor efectuate cu transport auto sau alte mijloace de transport, lista și calendarul croazierelor și voiajelor turistice aeriene, tipuri și condiții de închiriere de mijloace auto, instrucțiuni cu caracter valutar, vize, pașapoarte și certificate sanitare.

Atât informațiile generale, cât și cele profesionale sunt organizate în fișiere. Fișierele dintr-o organizație se structurează astfel:

  • adresele tuturor clienților importanți, adică acei clienți care achiziționează în mod obișnuit servicii de la agenție sau care au achiziționat, chiar și o singură dată, voiaje de o anumită importanță. Întrucât filialele și sucursalele agenției emit pentru fiecare încasare efectuată un document pentru casierie, lucrătorul care a efectuat vânzările va întocmi periodic lista noilor clienți importanți pe care i-a servit, indicând: nume, prenume, sex, vârstă, profesiune, stare civilă, etc;
  • adresele clienților probabili, preluate din diverse publicații;
  • repartiția adreselor pe țări și, pentru fiecare țară, în ordinea alfabetică a localităților;
  • gruparea pe profesii pentru fiacare localitate.

Organizarea și gruparea informațiilor în fișiere într-o agenție de turism are un rol foarte important într-o mai bună desfășurare a activității sale.

 

[1]   Stănciulescu Gabriela, Lupu N., Țigu Gabriela-op. citată, pag.57- alocarea unui anumit număr de camere de hotel sau de transport pentru un tour-operator sau alt organizator de călătorii pentru a le vinde la data stabilită, după care camerele vândute sunt înapoiate hotelului sau curierului fără plată.

[2]       Stănciulescu Gabriela -Tehnica Operațiunilor de Turism, Editura All Educațional, București, 1998, pag. 91

Loading...