1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Gestiunea stocurilor se constituie într-un sistem complex de acțiuni care are drept obiectiv final asigurarea materială a desfășurări activității în condiții de maximă eficiență economică.

Funcționarea acestui sistem, măsura în care își realizează obiectivele, depinde de restricțiile sistemului. În funcție de natura, de conținutul lor concret, acestea vor afecta în mod diferit rezultatele gestiunii stocurilor.

Dacă prin gestiunea stocurilor se urmărește menținerea celui mai mic stoc care să asigure satisfacerea nevoilor întreprinderii (de materii prime, materiale și mărfuri) indiferent de evoluția acestora, nu este mai puțin adevărat că dimensiunile cantitative și calitative ale stocului vor fi condiționate de următoarele restricții ce conturează cadrul căruia i se subordonează gestiunea stocurilor.

  1. Evoluția nevoilor întreprinderii (previziunea lor)

Cunoașterea evoluției viitoare a nevoilor întreprinderii, prin intermediul previziunii, nu se rezumă doar la determinarea apriorică a acestora, în vederea planificării în timp a acțiunilor care vor da întreprinderii posibilitatea să-i facă față ci, constituie, în aceeași măsură, instrumentul reglării permanente a întregii activități economice, atunci când nevoile întreprinderii evoluează altfel decât s-a anticipat inițial.

Aceasta explică, în parte, de ce previziunea - componentă fundamentală a funcției de planificare a conducerii a cunoscut, în ultimul timp, o evoluție deosebită, atât în privința sferei de cuprindere cât și a tehnicilor utilizate.

Problemele ridicate de gestiunea stocurilor constau în determinarea unei astfel de politici de aprovizionare care să asigure satisfacerea nevoilor viitoare; de aici, concluzia inevitabilă că, eficacitatea gestiunii stocurilor depinde de posibilitățile întreprinderii, pe de o parte, de a determina nevoile viitoare, iar pe de altă parte, de a stabili și cuantifica “legea” care guvernează abaterile sistematice ale acestora de la evoluția lor normală.

În ceea ce privește modul concret de determinare și satisfacere a nevoilor viitoare, există două căi, ambele folosite în întreprinderile comerciale, de alimentație publică și de turism, în funcție de natura și destinația produsului cu care se face aprovizionarea stocului: ambele căi au drept parametru inițial nevoia care trebuie satisfăcută iar ca punct final satisfacerea ei.

Astfel, dacă se are în vedere aprovizionarea stocului de materiale, obiecte de inventar etc., nevoile întreprinderii se stabilesc având drept bază de calcul normativele de consum, iar satisfacerea acestui gen de nevoi se realizează prin intermediul ciclului operațional din fig. 1a, în vreme ce aprovizionarea stocului de materii prime și materiale pentru bucătării, de exemplu, precum și a stocului de mărfuri și satisfacerea nevoilor acestora se face utilizând ciclul de operații din fig. 1b.

Din analiza celor două cicluri de activități rezultă că previziunea este restricția fundamentală a sistemului de gestiune.

Activitatea de conducere a stocurilor presupune deci, determinarea cu regularitate a cerințelor pentru miile de produse de care întreprinderea are nevoie ceea ce presupune ca previziunile, pe de o parte, să se realizeze printr-o rutină rapidă și ieftină, iar, pe de altă parte, să fie suficient de exacte pentru a justifica efortul făcut.

Metodele de previziune pe termen scurt, care răspund cel mai bine cerințelor gestionării științifice a stocurilor, sunt cele endogene bazate pe valorificarea statistică a seriilor cronologice, pe căutarea legii care guvernează evoluția fenomenului și determinarea potrivit acestei legi, a mărimii probabile pe care o va lua fenomenul într-un moment viitor, precis determinat, ținându-se cont de “vârsta” informațiilor.

Acest din urmă aspect se impune pentru a se evita extrapolarea influenței unor factori care au încetat să mai acționeze asupra fenomenului economic previzionat (durata sejurului, mărimea cheltuielilor zilnice, cererea pentru o anumită marfă, de exemplu).

Apreciem că metoda nivelării exponențiale - împreună cu celelalte metode care au la bază principiile acesteia - este bine adaptată atât la imperativele gestiunii stocurilor cât
și la acelea ale utilizării calculatoarelor electronice - fără de care e de neconceput conducerea întreprinderii, în general și a gestiunii stocurilor în special.

Pentru desfășurarea unei activități rentabile, întreprinderile comerciale de alimentație publică și de turism trebuie să asigure aprovizionarea neîntreruptă a clienților cu produsele solicitate deoarece cererea acestora nu se amână; întotdeauna o cerere nesatisfăcută înseamnă o pierdere de vânzare și, de ce nu, adesea, a clientului, care va solicita altă unitate, altă stațiune sau chiar altă țară pentru sejurul său[1].

În aceste condiții întreprinderea trebuie să facă totul pentru a satisface într-o proporție cât mai mare cererile clienților săi.

Așa cum am văzut, contractele cu furnizorii se încheie pe baza previziunilor care sunt, în ultimă analiză, valori medii, indiferent de metoda de calcul folosită. În aceste condiții, este de așteptat ca nevoile efective ale întreprinderii să depășească în jumătate din cazuri valorile medii prevăzute. De fiecare dată când o astfel de eventualitate are loc, se produce o ruptură de stoc, cu consecințele cunoscute.

În aceste condiții, dacă întreprinderile își elaborează planul de aprovizionare doar pe baza previziunilor fără să ia nici o măsură suplimentară de protecție, în multe cazuri stocul va fi epuizat înaintea reaprovizionării sale.

Pentru preîntâmpinarea acestor situații “imprevizibile” întreprinderile sunt obligate să constituie un stoc suplimentar care cu cât este mai mare, cu atât reduce riscul apariției rupturii de stoc.

Nu se poate însă acumula un stoc de siguranță ale cărui dimensiuni să poată suprima în întregime riscul rupturii, datorită cheltuielilor de stocaj care sunt prohibitive, astfel că, practic conducerea decide limitele maxime admise ale rupturii de stoc, de exemplu, hotărăște să limiteze rupturile de stoc la maximum 2% din comenzile primite sau, altfel spus, stabilește nivelul de serviciu al întreprinderii la 98%.

Deci, mărimea stocului de siguranță depinde de mărimea nivelului de serviciu (totdeauna în procente), care se poate exprima prin frecvența rupturilor de stoc (neținând cont de importanța comenzilor neonorate - se folosește mai rar) sau prin proporția comenzilor satisfăcute (cantitativ, valoric sau față de numărul total de comenzi).

Decizia cu privire la mărimea nivelului de serviciu este totdeauna dificilă fiind afectată de numeroși factori, cum ar fi, de exemplu: valoarea unitară a produsului (de aceasta depind fondurile financiare imobilizate), “rentabilitatea” produsului - afectează costul unei rupturi de stoc etc..

După stabilirea de către întreprindere a nivelului de serviciu este necesară determinarea dimensiunilor stocului suplimentar, de siguranță, care însă, depinde nu numai de mărimea nivelului de serviciu ci și de erorile de previziune înregistrate în trecut.

  1. Costul stocajului

Realizarea obiectivelor economice ale întreprinderilor comerciale, de alimentație publică și de turism presupune existența unei baze tehnico-materiale adaptate profilului întreprinderii, a unui personal calificat și, evident, a unor fonduri circulante. Pe plan economic, acestor premize le corespund costurile de o anumită structură și mărime, determinate, printre altele, și de procesul stocajului, de politica de gestiune adoptată de conducerea întreprinderii.

În consecință, deciziile ce vor avea drept obiectiv politica de gestiune a stocurilor vor ține cont de influența acestora asupra dimensiunilor și structurii costurilor pe care le antrenează.

Și în cazul în care influența costurilor nu poate fi luată în considerație în mod explicit (datorită, de exemplu, dificultăților de cuantificare) ele sunt totuși avute în vedere, apreciindu-se că o politică coerentă de gestiune va conduce în mod automat la reducerea cheltuielilor cu stocurile).

Optimizarea dimensiunilor stocurilor are în vedere determinarea unei strategii astfel încât cheltuielile prilejuite de procesul stocajului să fie minime; atingerea țelului propus se realizează prin “găsirea” răspunsurilor a următoarele două întrebări, cărora, anticipat, li se atașează costuri antagoniste (fig. 2) și anume:

  1. cu ce frecvență trebuie efectuată aprovizionarea - comanda - , respectiv CÂND? Cu cât frecvența de aprovizionare (de comandă) este mai mare cu atât costurile legate de această operație (costul de aprovizionare sau de lansare a comenzilor) sunt mai mari;
  2. cu ce cantitate de produse trebuie realizată, de fiecare dată, aprovizionarea, respectiv CÂT? Cu cât cantitatea cu care se face aprovizionarea la o comandă este mai mare cu atât costurile prilejuite de păstrarea produselor în stoc (costurile de stocaj) sunt mai mari și invers.

Analiza costului total din fig. nr. 2 ne prilejuiește două constatări importante (prin consecințele lor).

În primul rând, după o spectaculoasă cădere a costului total, paralel cu creșterea numărului de aprovizionări anuale constatăm că în limitele porțiunii A-B abaterile numărului de aprovizionări de la mărimea optimă (20, în exemplul din fig. 2) nu antrenează după sine modificări sensibile ale costului total.

Această constatare coroborată cu activitatea practică în care optimizarea stocurilor nu poate fi totdeauna scopul real al gestiunii lor, datorită complexității deosebite a problemei, ne conduce la concluzia că, fără atingerea optimului se poate ameliora totuși situația stocurilor prin introducerea unor reguli de raționalizare a politicii de aprovizionare.

În al doilea rând este interesant de analizat zona hașurată din figură.

Cu toate că sporirea numărului de aprovizionări duce la scăderea stocului și, deci, la accelerarea vitezei de circulație, în număr de rotații, costul total crește odată cu numărul de aprovizionări anuale și cu accelerarea vitezei de rotație a stocului.

Această observație, prezintă o importanță deosebită, deoarece ne conduce la concluzia că principiul: “viteză mare de rotație = activitate eficientă” este adevărat numai până la un punct (B, în fig. 2), după care, datorită creșterii costurilor, respectarea lui devine ineficientă, dăunătoare.

  1. Sistemul informațional

De o mare importanță pentru gestiunea stocurilor este sistemul informațional. Cunoașterea permanentă și sistematică a evoluției stocurilor, precum și a tuturor proceselor economice ce au legătură directă sau indirectă cu nivelul lor, reprezintă una din premisele fundamentale ale conducerii științifice a acestora.

Activități economice ce au influență asupra nivelului stocurilor - cum ar fi: determinarea necesarului de comandat (contractat), încheierea contractelor cu furnizorii, aprovizionarea depozitului și a unităților operative, urmărirea executării contractelor, ieșirea produselor din stoc, inventarierea fizică și/sau statistică a stocurilor, evidența cheltuielilor prilejuite de activitatea de stocare etc. - generează informații care nu numai că nu pot lipsi, dar trebuie să ajungă la conducere cu maximum de operativitate, având în vedere că doar în acest fel este posibilă, pe de o parte, preîntâmpinarea abaterilor (de la normal), și pe de altă parte, sesizarea lor imediat ce s-au produs, în vederea reducerii stocului în limitele normate (normate).

În general, pentru a răspunde tuturor sarcinilor impuse de gestiunea stocurilor, sistemul informațional trebuie să aibă următoarele caracteristici generale:

  • să fie ușor de instalat și să aibă o configurație[2] economică;
  • să poată fi instalat în etape logice, succesive, care să ușureze evoluția spre o gestiune mai rafinată, pe măsura dezvoltării întreprinderii și a experienței utilizatorilor sistemului;
  • să furnizeze informațiile necesare și să realizeze previziunile;
  • să permită controlul și să dea “alarma” semnalând la timp dereglările notorii și să permită rectificarea obiectivelor;
  • să țină cont rapid de modificările provocate de evenimentele neprevăzute care afectează regulile de decizie stabilite;
  • să emită un plan general de aprovizionare, plecând de la previziunea desfacerilor.

 

[1] problema se pune la fel și în cazul produselor

[2]  Prin configurație înțelegem totalitatea mijloacelor de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor într-un sistem informațional

Loading...