1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Alături de alte sisteme de gestiune răspândite pe plan mondial au fost create și România anumite sisteme cu nimic mai prejos, așa cum este și cel pe care îl vom prezenta în continuare.

Sistemul PSS presupune: Previziunea evoluției viitoare a desfacerilor, Simularea evoluției stocurilor și, în sfârșit, Supravegherea evoluției stocurilor în vederea luării tuturor măsurilor necesare atunci când nivelul lor nu se află în limitele normale (planificate).

Principiile sistemului PSS

La definirea parametrilor sistemului și implementarea lui trebuie avute în vedere următoarele principii mai importante:

  • Previziunea trebuie să stea la baza gestiunii stocurilor

Din analiza restricțiilor a rezultat că reușita politicii de gestiune a stocurilor depinde în cel mai înalt grad de acuratețea cu care se realizează previziunea necesarului de mărfuri, materii prime, materiale etc. (produse, în general). Deci, gestiunea stocurilor devine o latură esențială a strategiei de aprovizionare a societății comerciale.

  • Gestiunea stocurilor trebuie realizată la un nivel înalt de detaliere a structurii sortimentale

Dacă nevoile clienților și deci ale întreprinderii sunt satisfăcute cu produse bine definite de o serie de elemente corporale și acorporale care le conferă trăsături proprii, le fac inconfundabile (cum ar fi: preț, marcă, proveniență, an de fabricație, culoare, mărime, date tehnice, aspect, gust și multe altele) atunci urmărirea stocurilor, previziunea necesarului, programele de aprovizionare, chiar normarea nu se pot opri la un nivel scăzut de detaliere; acest nivel trebuie să fie cel recunoscut de clientelă - și atunci eforturile pe care le presupune detalierea nu vor fi irosite în zadar.

  • Produsele din stoc trebuie tratate diferențiat în funcție de importanța lor.

Dacă am aplica mecanic principiul enunțat anterior, atunci sistemul PSS ar fi o soluție foarte scumpă, chiar risipitoare de resurse (materiale, financiare, umane). Se impune, în aceste condiții, o tratare diferențiată a produselor, în funcție de importanța lor, pentru a se asigura un nivel superior de serviciu, concomitent cu o gestiune economicoasă. Tratarea diferențiată a produselor este perfect justificată, având în vedere faptul că ele au în mod cert poziții diferite în oferta comerțului (de exemplu, un loc ocupă într-un magazin general care comercializează produse alimentare, zahărul, făina, orezul, atât în volumul desfacerilor cât și în imaginea lui - și în cu totul altul conservele de gogonele în oțet).

Pentru “așezarea” produselor la locul lor se poate folosi cunoscuta lege ABC (a lui Paretto).

  • Supravegherea nivelului stocului

Acest principiu trebuie avut în vedere și respectat ca o consecință firească a primului principiu enunțat. Respectiv, dacă așa cum am văzut, așezăm la baza întregului sistem previziunea, iar pe altă parte aceasta nu poate fi confundată cu certitudinea, ajungem imediat la concluzia logică potrivit căreia înseamnă că, în aceste condiții, întreaga activitate de gestiune a stocurilor, de fapt activitatea întregii întreprinderi, în toate articulațiile ei, este puternic afectată de incertitudinea ce însoțește previziunea în general.

În aceste condiții, pentru a asigura atingerea parametrilor de performanță ai conducerii este necesară o supraveghere a evoluției nevoilor întreprinderii (cu scopul de a sesiza modificările fundamentale pe care le suferă acestea și care nu au fost incluse în modelul de previziune) și a nivelului real al stocului (pentru a se constata și chiar anticipa măsura și momentul când acesta se abate “definitiv” de la nivelul normat - planificat).

De fapt, supravegherea, pentru a avea un rol activ în conducerea întreprinderii în general și nu doar a stocurilor, trebuie să sesizeze nu numai abaterile ce au avut loc de evoluția normală (prevăzută), ci și pe cele care vor avea loc în viitorul acceptabil din punctul de vedere al posibilităților conducătorului de a acționa.

  • Asigurarea mobilității planurilor de aprovizionare a întreprinderii și a indicatorilor de măsurare a performanțelor conducerii stocurilor

Acceptând primul principiu enunțat suntem obligați să avem în vedere și consecințele acestuia a căror contracarare presupune acceptarea și luarea în considerație și a altor principii așa cum am văzut.

Dacă planurile de aprovizionare și indicatorii de măsurare a performanțelor sunt elaborate plecând de la previziune, cu tot cortegiul de consecințe cunoscut de acum, atunci este firesc să acceptăm din start că planurile și indicatorii trebuie să poată fi modificați, evident ori de câte ori aceasta este impusă de schimbări fundamentale ale evoluției nevoilor care nu puteau fi în nici un fel incluse în calculele de previziune.

Structura sistemului PSS

Sistemul PSS este integral automatizat, utilizarea lui presupune nu doar existența unui sistem informațional adecvat ci și a unei dotări cu calculatoare suficient de puternice pentru a pute a face față numeroaselor solicitări.

Este compus din 13 module (rutine) de calcul care pot fi interconectate și altfel decât se prezintă în continuare; pot fi de asemenea modificate separat prin adaptarea lor la particularitățile fiecărei întreprinderi ceea ce reprezintă una atu major al sistemului.

Cele 13 module pot fi grupate în trei categorii:

  • Folosite numai în perioada de inițializare a sistemului sau la începutul fiecărui an - modulele 1 și 2.
  • Folosite ori de câte ori se elaborează sau se refac normele de stoc - modulele 3 și 8.
  • Utilizate în procesul de conducere a stocului de mărfuri, materii prime etc. în vederea satisfacerii cererii și pentru menținerea nivelului stocurilor în limitele normate - modulele 9 și 13.

Nu ne propunem o prezentare a structurii interne a celor 13 module de calcul ci doar o scurtă trecere în revistă a acestora.

Modulul 1 - Repartizarea produselor și determinarea zilei de inventar, determină “grupele de prelucrare”[1].

Pentru aceasta produsele se repartizează în funcție de următoarele criterii:

  • apartenența produselor la una din grupele A, B sau C (vezi legea ABC);
  • mărimea perioadei pentru care se încheie contractul cu furnizorul.

Cumulând cele două criterii putem, de exemplu, constitui nouă grupe de importanță:

Nr. crt.

Grupa de importanță

Intervalul de supraveghere (inventiv)

Intervalul de refacere a planului de aprovizionare

Intervalul pentru care se încheie contract cu furnizorul

1

A

zilnic

Lunar

3 luni

2

A

zilnic

Lunar

6 luni

3

A

zilnic

Lunar

12 luni

4

B

săptămânal

trimestrial

3 luni

5

B

săptămânal

trimestrial

6 luni

6

B

săptămânal

trimestrial

12 luni

7

C

lunar

semestrial

3 luni

8

C

lunar

semestrial

6 luni

9

C

lunar

semestrial

12 luni

După realizarea distribuției produselor în cele nouă grupe (în exemplul nostru) se procedează la stabilirea, pentru toate mărfurile și întreg anul, a datei când are loc inventarul și refacerea planului de aprovizionare.

De exemplu, să presupunem că în grupa A există în stoc un număr de 20 de produse, în grupa B 60 de produse și 200 de produse în grupa C; reducând exemplul la stabilirea zilei de inventar (supraveghere) pentru fiecare produs în parte, atunci pentru o lună normală de 30 de zile din care 20 lucrătoare în fiecare zi vor fi supravegheate (va fi rulat modulul de inventat statistic, făcută comparația cu normele etc.), următoarele produse: cele 20 de produse din grupa A (supravegheate zilnic), la care se adaugă 12 produse din grupa B (cele 60 de produse distribuie pe 5 zile lucrătoare dintr-o săptămână) plus 10 produse din grupa C respectiv 200 de produse distribuite pe 20 de zile lucrătoare dintr-o lună.

Deci, în fiecare zi lucrătoare se rulează modulul de inventar pentru 42 de produse, conducerea știind de la început zilele precise de supraveghere pentru fiecare produs în parte. Distribuția concretă pe zilele calendaristice a produselor se realizează automat pe calculator.

Modulul 2 - Calculul mărimilor medii necesare inițializării sistemului în funcție de metoda de previziune adoptată de conducere sau de către calculator sunt determinate mărimile caracteristice ale evoluției vânzărilor produselor.

Mărimile sunt necesare declanșării calculelor de nivelare a seriilor cronologice privind vânzările. Modului se folosește doar o dată, la inițializarea sistemului de gestiune PSS după care devine de prisos.

Modulul 3 - Nivelarea seriilor cronologice este un modul de calcul care la ieșire furnizează datele necesare determinării previziunii nevoilor întreprinderii (a cererii clienților și ale stocului de siguranță).

Modulul 4 - Previziunea necesarului, realizează previziunea nevoilor pentru toate produsele din stoc la un orizont de număr de luni determinat de grupa de importanță în care este poziționat fiecare produs.

Ieșirile din modul, sub forma evoluției viitoare a nevoilor vor servi (vezi schema de mai sus, legăturile ieșirilor din modulul 4) pentru:

  • elaborarea și refacerea planurilor de aprovizionare;
  • stimularea evoluției viitoare a stocurilor;
  • determinarea posibilităților și a momentului producerii rupturii de stoc la un produs dat.

Modulul 5 - Simularea evoluției stocurilor, pentru a elabora sau reface planurile de aprovizionare cu suficient timp înainte (de regulă 45 de zile) pentru a fi acceptat de către furnizori trebuie simulată viitoare evoluție a stocurilor pentru a cunoaște stocul probabil la începutul fiecărei perioade viitoare (perioadă viitoare care se determină pentru fiecare produs în funcție de intervalul său de elaborare și de refacere a planului de aprovizionare).

Modulul, în funcție de stocul inițial real, desfacerile previzionate și intrările prevăzute în perioadele următoare, calculează care va fi stocul simulat în perioadele de calcul.

Modulul 6 - Calculul stocului de siguranță; în funcție de nivelul de serviciu stabilit de conducerea întreprinderii și de erorile de previziune înregistrate, modulul calculează mărimea stocului de siguranță pentru fiecare produs în parte; stocul de siguranță calculat va trebui să existe în depozit sau la magazin la sfârșitul perioadei pentru care s-a calculat în condițiile unei evoluții normale a nevoilor întreprinderii.

Modulul 7 - Elaborarea necesarelor de aprovizionat este folosită atât pentru calculul propunerilor de aprovizionare (deci a propunerilor de contracte pentru aprovizionare de la furnizori ) cât și pentru elaborarea propunerilor de modificare a acestora atunci când se dovedește că e necesar.

Folosește metoda balanței circulației mărfurilor cu previziunea vânzărilor, stocul inițial simulat și stocul de siguranță calculat drept elemente cu ajutorul cărora se determină necesarul de aprovizionat.

Modulul 8 - Elaborarea normelor de stoc servește la elaborarea normelor de stoc respectiv a normelor lunare sub forma stocului mediu semestrial, viteză de circulație în număr de zile și număr de rotații - acestea se vor constitui în parametri de performanță urmăriți de conducerea întreprinderii.

Modulul 9 - Urmărirea executării contractelor este o rutină care se reciclează automat ori de câte ori se înregistrează o intrare în stocul unui produs. Cu acest prilej, comparându-se intrările reale cu cele stipulate în contractele de aprovizionare sunt elaborate situații extrem de utile conducerii întreprinderii și serviciului comercial.

Modulul 10 - Inventarul permanent are un dublu rol, pe de o parte prin elaborarea întregului set de documente de expediere din depozit a produselor comandate de beneficiari (facturi, ordine de expediție, livrare etc.) și, pe de altă parte, prin ținerea la zi a stocului statistic. Cu ajutorul acestui modul sunt elaborate diverse situații necesare conducerii, cu privire, de exemplu, la produsele comandate de beneficiari dar nelivrate datorită rupturilor de stoc sau situația produselor fără mișcare într-o perioadă de timp.

Modulul 11 - Supravegherea stocului se realizează automat în funcție de apartenența produselor la grupele A, B sau C, la intervalele și în zilele stabilite (vezi modulul 1).

În zilele stabilite se verifică pentru fiecare produs “supravegheat” în ziua respectivă:

  1. existența produsului în stoc;
  2. dacă nivelul stocului asigură satisfacerea cererilor previzionate până la următoarea aprovizionare;
  3. dacă nivelul stocului este apreciat, în condiții normale, drept insuficient până la proxima aprovizionare atunci se determină data aproximativă a rupturii de stoc.

Sunt emise situații necesare procesului de conducere a stocurilor de mărfuri.

Modulul 12 - Produse fără mișcare, elaborează o situație a produselor fără mișcare în luna precedentă, precum și, dacă este cerută de către nivelul comercial, o situație a vânzărilor zilnice (deci o medie zilnică) pentru fiecare produs aflat în stoc.

Modulul 13 - Nerespectarea contractelor, rutină care emite automat (din a doua zi - sau alt interval ales de conducerea serviciului comercial - care urmează zilei stabilite în contract pentru livrarea produsului până când produsul intră în ruptură de stoc sau este recepționată) o situație a contractelor neonorate integral sau parțial, în procente din cantitatea comandată și/sau în zile întârziere pentru fiecare produs și furnizor în parte sau în alte forme alese de conducere.

 

[1] Intr-o grupă de prelucrare se include toate produsele, indiferent de grupa de importanță din care fac parte (A, B sau C), care sunt prelucrate de calculator în aceeași zi calendaristică

Loading...