Practic, în fiecare zi lucrătoare instrumentele de plată sunt fizic (pachete de documente) schimbate între bănci, aşa încât casa de compensaţii este un punct nodal al acestei activităţi.
La sediul centralei TRANSFOND S.A. Bucureşti se centralizează datele primite de la casele de compensaţii judeţene şi de la cea a municipiului Bucureşti pentru stabilirea soldului final zilnic al fiecărei societăţi bancare rezultat în urma compensării multilaterală.
Aşa cum s-a stabilit instituţiile de credit pot introduce şi accepta în compensarea multilaterală următoarele instrumente de plăţi pe suport hârtie, denumite instrumente de plată compensabile:
- ordinul de plată;
- cecul barat;
- cambii şi bilete la ordin.
Formularul de ordin de plată pe suport hârtie acceptat în compensare poate fi:
- completat manual sau prin dactilografiere;
- editat şi completat pe calculator;
- transmis în original sau sub formă de mesaj modem, telex sau telefax.
Pentru a fi acceptate în compensare, este obligatoriu ca ordinele de plată să conţină şi să aibă completate toate elementele obligatorii de pe faţa şi verso-ul al instrumentului “ordin de plată” prevăzute de reglementările în vigoare şi să poarte semnătura autorizată şi ştampila în original a unităţii bancare iniţiatoare sau prezentatoare.
Pentru a fi acceptat în compensare, fiecare cec barat trebuie însoţit în mod obligatoriu de un borderou de încasare a cecurilor care este completat de către beneficiarul cecurilor. Borderoul de încasare trebuie să conţină următoarele elemente obligatorii:
- numele sau denumirea beneficiarului;
- numărul contului beneficiarului;
- denumirea unităţii bancare a beneficiarului;
- numărul şi seria cecului;
- numele sau denumirea trăgătorului;
- numărul contului trăgătorului;
- denumirea unităţii bancare trase;
- suma;
- semnătura unităţii bancare trase;
- data depunerii borderoului de încasare a cecurilor la unitatea bancară a beneficiarului, confirmată prin ştampila de ghişeu a acesteia;
- data remiterii cecului de către unitatea bancară prezentatoare, unităţii primitoare în cadrul şedinţei de verificare a cecurilor.
Borderoul de încasare a cecurilor se completează în trei exemplare care au următoarea destinaţie:
- un exemplar este păstrat de beneficiarul cecurilor;
- un exemplar este păstrat de unitatea bancară iniţiatoare;
- un exemplar este prezentat de unitatea prezentatoare unităţii bancare primitoare în cadrul şedinţei de compensare, urmând a fi păstrat de banca prezentatoare după închiderea şedinţei.
Cambiile acceptate şi biletele la ordin depuse de posesorii (beneficiarii) acestora la unităţile bancare pentru a fi încasate în cont vor fi introduse în compensarea multilaterală a plăţilor interbancare pe suport hârtie.
Pentru a fi compensate, cambiile acceptate şi biletele la ordin trebuie să fie însoţite de borderouri de încasare completate de către posesorii (beneficiarii) acestora.
Pot fi excluse din compensarea multilaterală, ca urmare a verificării lor, în şedinţa de compensare de către inspectorii de compensare, instrumentele de plată al căror conţinut şi/sau formă sunt contrare prevederilor legii şi reglementărilor în vigoare şi/sau care nu au completat toate rubricile.