Funcţionarea depozitelor de materiale şi produse în cadrul sistemului în care sunt organizate (întreprindere industrială, de construcţii, de transporturi sau unităţi de aprovizionare şi de desfacere – deci specializate în comercializarea de materiale şi produse), în raport cu destinaţia care îi este stabilită, cu sfera de servire precizată, în condiţiile antrenării unor cheltuieli cât mai mici pentru desfăşurarea activităţii de servire, depinde hotărâtor de alegerea locului (perimetrului) de amplasare a obiectivului respectiv. Factorii şi criteriile care condiţionează locul de amplasament sunt multipli, însă necesitatea minimizării distanţelor de transport şi implicit a reducerii cheltuielilor aferente constituie un criteriu prioritar; totodată, se urmăreşte: servirea optimă a subunităţilor de consum a clienţilor, asigurarea unor fluxuri de transport raţionale, stabilirea celor mai economice soluţii pentru derularea proceselor de aprovizionare sau de desfacere-distribuţie fizică a resurselor materiale etc.
Între principalele criterii care trebuie avute în vedere la stabilirea locului de amplasament a depozitelor precizăm:
- aproprierea faţă de marii consumatori din întreprindere (secţie, atelier) sau din zona de servire (geografică, administrativă – un judeţ, mai multe judeţe limitrofe);
- aproprierea faţă de principalele căi de comunicaţie cu posibilitate de racordare uşoară;
- asigurarea condiţiilor de prevenire şi securitate împotriva incendiilor, de protecţie a mediului înconjurător, de acces la instalaţiile de gospodărire comunală şi electrice existente .
- asigurarea condiţiilor dimensionale, ţinându-se seama de structura solului, de relief, care să permită realizarea construcţiei proiectate, în funcţie de tipul acesteia, de încadrarea în stilul arhitectonic al zonei, de dezvoltarea ulterioară a depozitului, fără a se limita extinderile viitoare ale obiectivelor din perimetrul respectiv;
- existenţa condiţiilor pentru asigurarea unor fluxuri raţionale de transport a resurselor materiale la şi de la depozit, încadrabile în fluxurile generale de circulaţie a materialelor şi produselor din interiorul şi exteriorul întreprinderii sau zonei de amplasament.
În întreprinderi, problema amplasării depozitelor de aprovizionare, este strâns legată de tipul acestora şi de sfera de servire stabilită: depozit central (general) care va alimenta mai multe sau toate secţiile, atelierele de fabricaţie, alte sectoare de activitate – caz în care amplasamentul este orientat în zona marilor consumatori şi eventual lateral perimetrului întreprinderii; în cazul depozitelor de secţie, atelier, - acestea vor fi amplasate lângă sau chiar în cadrul subunităţii pe care o serveşte (longitudinal sau transversal cu axa principală a acesteia, în funcţie de organizarea fluxului tehnologic).Fluxul materialelor de la primire şi până la locul de consum trebuie să fie pe cât posibil continuu. Acest deziderat condiţionează amplasarea întregii unităţi, numărul şi dimensiunea spaţiilor de depozitare a materialelor. Depozitele pentru materialele de folosire curentă nu pot fi amplasate astfel încât să întrerupă fluxul continuu. Depozitele pentru semifabricate, repere, piese, subansamble în curs de fabricaţie se aşează în aproprierea punctelor de folosire, dar nu pe linia fluxului.
Organizarea internă a depozitelor constituie o acţiune deosebit de complexă şi de mare interes, aceasta influenţând direct modul de utilizare a spaţiilor aferente şi a utilajelor din dotare, operativitatea realizării diferitelor operaţii, gradul de folosire a capacităţii de depozitare, nivelul productivităţii muncii lucrătorilor din depozit, volumul cheltuielilor specifice, ş.a. Ca urmare, este necesar să se respecte anumite cerinţe şi principii de amplasare şi aranjare a resurselor materiale în depozit; prin aceasta se va asigura, în funcţie de caracteristicile ordin tehnic specifice depozitelor şi magaziilor, ale materialelor şi produselor, ca şi de anumiţi factori economici (frecvenţacomenzilor, viteza de rotaţie ş.a.), un cadrul ordonat, practic şi eficient de realizare a activităţii de depozitare în ansamblu.
Elementele care trebuie avute în vedere la amplasarea materialelor şi produselor în depozite, la organizarea internă a acestor subunităţi sunt în principal următoarele: - natura fizico-chimică a resurselor materiale (forma, dimensiunile, greutatea, rezistenţa mecanică, gradul de perisabilitate);
- caracteristicile fizico-mecanice, dimensionale şi forma constructivă ale ambalajelor;
- natura şi modul de livrare a produselor (în vrac, în bucăţi, ambalate, pachetizate, paletizate, containerizate etc.);
- volumul şi greutatea unităţii de încărcătură (cu deosebire în cazul pachetizării sau paletizării – considerându-se, ca unitate de calcul, sarcina maximă admisibilă a paletei de uz general de 1000 kg);
- nivelul stocurilor stabilite pe criterii economice, intrările cantitative, perioada de stocare;
- viteza de rotaţie a stocului, dimensiunea şi frecvenţa intrărilor şi ieşirilor de produse în şi din depozit; condiţiile impuse pentru recepţie, la pregătirea şi constituirea loturilor de livrare (în funcţie de comenzile beneficiarilor – loturi omogene, complexe etc.);
- forma şi dimensiunea spaţiilor aferente activităţii de depozitare, a spaţiilor de acces în şi din depozite, a rampelor şi spaţiilor de descărcare, recepţie, încărcare;
- dotarea tehnică a depozitului (tipul de mobilier şi caracteristicile acestuia, a utilajelor, dispozitivelor şi instalaţiilor prevăzute pentru folosire la efectuarea operaţiilor de transport, încărcare, descărcare, manipulare);
- categoriile de spaţii care trebuie avute în vedere pentru amenajare (pentru depozitare, descărcare-încărcare, recepţie, locuri de parcare a utilajelor, culoare de trecere, căi de circulaţie, spaţiu pentru evidenţă şi dispecerat etc.);
- gradul de mecanizare şi automatizare a activităţii depozitului;
- rulajul depozitului.
Principiile de bază care trebuiesc respectate la amplasarea şi aranjarea resurselor materiale în depozit sunt următoarele:
- Asigurarea unui flux raţional al circulaţiei în cadrul depozitelor.
Proiectarea fluxurilor de circulaţie este un proces complex de mare responsabilitate şi cu efecte economice deosebit de importante; acţiunea este determinată, în esenţă, de compartimentarea spaţiilor, amplasarea mobilierului şi a căilor de acces în depozit, numărul şi amplasamentul uşilor de intrare-ieşire ş.a. În cadrul fluxurilor de circulaţie, cel mai mare interes îl prezintă fluxul de materiale care creează condiţii pentru livrarea sau eliberarea resurselor în mod ritmic şi operativ, asigură securitatea mărfurilor, folosirea raţională a mijloacelor mecanizate de transport-manipulare, eliminarea încrucişărilor în transportul mărfurilor şi deplasarea pe distanţe lungi a lucrătorilor ş.a.
- O influenţă hotărâtoare asupra fluxurilor de circulaţie a materialelor în depozite o prezintă amplasarea mobilierului (perpendicular, paralel sau oblic faţă de calea principală de acces).
Fluxurile liniare pot fi organizate cu sens de circulaţie dublu sau unic. Aceasta din urmă variantă , care presupune ca pe o anumită latură a depozitului să se asigure primirea-recepţia iar pe latura opusă livrarea-eliberarea acestora, se consideră în general ca fiind mai eficientă (datorită în principal, asigurării continuităţii în execuţia operaţiilor care compun fluxul tehnologic specific, prevenirii fenomenelor de încrucişare în transport, aplicării principiului “primul intrat – primul ieşit” ş.a.).
De menţionat că fluxul liniar, într-o organizare ideală, necesită constituirea la un capăt al depozitului a unor formaţii de descărcare-recepţie şi de introducere în depozit a mărfurilor şi la celălalt a altei formaţii pentru lotizarea şi livrarea lor. O asemenea soluţie se justifică numai în cazul unei încărcări complete a celor două formaţii, deci a unui flux de activitate practic continuu atât la intrare, cât şi la eliberarea mărfurilor. În cazul unei frecvenţe mai mici a intrărilor şi ieşirilor, aceeaşi formaţie se deplasează de la un capăt la celălalt al depozitului, efectuând alternativ operaţii de introducere şi respectiv de eliberare din depozit a resurselor.. Desigur că, un rol hotărâtor în alegerea fluxurilor îl are amplasarea rampelor, a liniei ferate şi drumul de acces. De pildă, în cazul în care pe una din laturile depozitului este amplasată rampa pentru cale ferată, iar pe partea opusă a drumului de acces, rampa auto, se va opta pentru fluxul liniar, chiar dacă frecvenţa intrărilor şi ieşirilor nu asigură un flux continuu permanent.
Indiferent de varianta de flux aleasă, este bine ca spaţiile principale de circulaţie să fie prevăzute de-a lungul celor de depozitare, iar spaţiile de trecere pentru separarea stivelor să fie perpendiculare pe axa principală de circulaţie.
Delimitarea spaţiilor pe categorii şi stabilirea fluxurilor se conturează parcurgând cinci faze:
- Elaborarea unui plan de organizare a suprafeţei cu precizarea dimensiunilor, obstacolelor (stâlpi, pereţi despărţitori etc.), compartimentelor permanente, spaţiilor de acces, ascensoarelor, scărilor ş.a.;
- Stabilirea, în planul respectiv, a spaţiilor de primire, recepţie, eliberare-expediere, ambalare, marcare, transport corespunzătoare acestora;
- Precizarea stocurilor maxime de depozitat pe categorii de resurse materiale sau produse;
- Stabilirea locului de depozitare (amplasament) al diferitelor categorii de materiale sau produse (etapă care necesită analiza şi a principiilor de mai jos);
- Aplicarea în practică a planului elaborat (acţiunea se realizează de şeful depozitului sau magaziei care poartă responsabilitatea respectării acestuia).
Repartizarea pe zone de amplasament a resurselor materiale în funcţie de frecvenţa ieşirilor se poate realiza după principiul sistemului de grupare ABC; altfel, în zona A se amplasează articolele cu cea mai mare frecvenţă, în zona B cu frecvenţă medie, iar în zona C materialele cu cea mai scăzută frecvenţă .Aplicarea în practică a acestui principiu prezintă ca avantaj principal asigurarea unei operativităţi sporite în servirea punctelor de consum sau a clienţilor, ca urmare a reducerii timpilor de identificare, scoatere, lotizare şi expediere a materialelor şi produselor.