Înţelegerea mediului extern în care operează serviciul informaţional este fundamentală pentru aşezarea acestuia astfel încât să beneficieze de schimbările tehnologice, obţinerea resurselor şi furnizarea serviciilor dorite de clienţi. Mediul extern este dinamic şi este necesar să fie permanent "scanat" pentru a identifica noile realităţi, provocări şi incertitudini.
Evaluare mediului extern este una din primele etape ale procesului de planificare strategică. Aceasta permite managerilor să identifice schimbările, tendinţele, oportunităţile, ameninţările, şi oferă de asemenea informaţii de bază pentru alte evaluări cum ar fi profilul de capacitate.
Prin scanarea numărului şi naturii factorilor (determinanţilor) mediului extern, managerul descoperă dacă serviciul sau organizaţia superioară operează într-un mediu simplu sau complex, stabil sau instabil. Complexitatea şi stabilitatea mediului extern afectează structura, stilul managerial şi cultura organizaţională.
Complexitatea mediului arată numărul de factori care afectează organizaţia. Un mediu simplu este acela unde numărul factorilor este de 4 sau 5. Un mediu complex este cel în care peste 10 factori au impact asupra organizaţiei.
Stabilitatea arată gradul şi frecvenţa schimbării factorilor. Dacă acestia îsi schimbă continuu intensitatea, iar serviciul se schimbă, mediul poate fi considerat instabil. Turbulenţele nu întotdeauna influenţează organizaţiile în acelasi mod si în acelasi timp.