Economie

PRODUCŢIA UNUI EVENIMENT

 

 

Este o acţiune care derivă din şi se derulează în concordanţă cu planificarea.

La începutul acestei etape se formulează câteva întrebări:

Programarea a fost concepută pornind de la ideea unei comunicări facile îbtre toate departamentele implicate în organizarea evenimentului?

Programul asigură condiţiile necesare atingerii obiectivelor fixate?

Pentru a rezolva asemenea chestiuni, planner-ul ia în considerare câţiva factori:

• Tipul programului
• Cuprinsul programului
• Orarul sesiunilor
• Rolul pauzelor şi meselor
• Aranjamentele legate de moderatori
• Echipamentul audio-video
• Managementul moderatorilor locali
• Evenimentele adiacente

Tipul programului

Fiecare program sau sesiune are un anumit scop, care poate varia de la oferirea de informaţii către participanţi, discuţii pe diverse teme, discuţii-panel, etc. Cele mai importante tipuri de programe sunt:

1. Sesiune generală sau plenară care , în principal, are ca scop comunicarea cu toţi participanţii la eveniment. În general, un eveniment este deschis prin organizarea unei asemenea sesiuni, prilej cu care sunt întâmpinaţi participanţii, comunicarea obiectivelor evenimentului, introducerea personalităţilor participante, sau orice alte informaţii relevante legate de buna desfăşurare a evenimentului.Durata medie este între 1 oră-1,5 ore. De obicei, un leader recunoscut al sectorului sau o persoanlitate va adresa un cuvânt de întâmpinare care va determina şi va anunţa tonul pentru întreaga desfăşurare a evenimentului.Se apelează în acest sens la persoane cu largă recunoaştere din domenii variate precum politică, sport sau entertainment. Aceste persoane sunt alese nu doar pentru cunoştinţele profesionale pe care le au, ci, mai ales, pentru a capta atenţia participanţilor. (keynote speaker).În SUA este un lucru obişnuit de a plăti 75.000-100.000USD plus cheltuielile de călătorie pentru a angaja o personalitate din sport sau show-biz pentru a lua cuvântul la sesiunea generală. Această sesiune poate fi organizată şi la finele evenimentului şi are scopul de a închide lucrările, de a realiza o evaluare a evenimentului, de a înmâna eventuale diplome şi de a mulţumi sponsorilor. În acestă variantă numărul participanţilor este mai redus, întrucât unii şi-au făcut aranjamentele de întoarcere acasă.
2. Sesiune simultană are caracter profesional şi este prezentată de o persoană de încredere care are competenţa de a oferi informaţii cu scop educaţional, într-un anumit domeniu, într-un stil specific conferinţelor. Alternativ, se paote apela la mai mulţi speakeri care formează astfel un panel şi care prezintă mai multe puncte de vedere asupra subiectului sesiunii. Discuţiile în grup pot fi, de asemenea, încorporate. La aceste sesiuni, în mod obişnuit, participă aprox. 150 persoane şi se pot desfăşura simultan mai multe asemenea sesiuni. Durata lor 1 oră-1,5 ore.
3. Worhshop sau sesiune de discuţii(break-out) au caracter mai intim şi oferă o experienţă de învăţare mult mai interactivă fiind organizate pentru grupuri mai mici unde participanţii pot afla informaţii legate de ultimele tendinţe din domeniu, tehnologiile de ultimă oră, etc. Sunt sesiuni prezentate de persoane cu experienţă şi cuprind atât momente de prezentare(predare), cât şi simulări, rezolvare a unor probleme, lucru în echipă, etc. Pe parcursul unui eveniment pot fi oferite zeci chiar sute de asemenea sesiuni, în funcţie de dimensiunea evenimentului. Durata lor este între 15 min.- 1 oră.
4. Mese rotunde sunt organizate pentru grupuri mici, au caracter interactiv şi acoperă anumite domenii specifice de interes. De obicei, un număr de 8-12 participanţi se aşează în jurul unei mese, iar un moderator conduce discuţiile.În mod frecvent se organizează mai multe mese rotunde la aceeaşi locaţie, participanţii având dreptul de a se muta de la una la alta, după dorinţă. Rolul moderatorului este de menţine discuţia în domeniul stabilit şi de a nu permite oricărui participant să monopolizeze sesiunea.
5. Sesiune de postere reprezintă o altă modalitate intimă de prezentare, frecvent utilizată în conferinţele academice şi medicale. Participanţilor li se prezintă planşe, fotografii sau alte variante de expunere în vederea prezentării în manieră vizuală a unui anumit subiect. Există o programare anterioară a prezentărilor de postere, iar fiecare dintre cei implicaţi va realiza o prezentare informală urmată, de regulă, de discuţii.

Cuprinsul programului

În alcătuirea programului evenimentului se ţine cont de faptul că într-o zi un invitat poate participa la 3-6 sesiuni. Este foarte important ca participanţii să fie bine informaţi în legătură cu conţinutul fiecărei sesiuni, în ce măsură aceste sesiuni urmăresc satisfacerea motivaţiei participării la eveniment. Programul nu trebuie să se adreseze tuturor unilateral, ci individual. Una din cele mai bune modalităţi de a comunica participanţilor cum să-şi aleagă sesiunile constă în realizarea unor trasee şi nivele. Traseele se referă la programe separate într-un anumit domeniu, precum abilităţi operare PC, marketing, legislaţie, cursuri de calificare, aspecte financiare, etc. O varietate de workshop-uri pot fi organizate pentru a se concentra asupra acestor arii specifice de interes. Nivelul se referă la gredul de pregătire vizat respectiv: începători, nivel mediu, avansaţi. Astfel participanţii aleg sesiunea care se potriveşte nivelului lor de pregătire.

Orarul evenimentului

Stabilirea orarului este un aspect cheie. Plannerul trebuie să orchestreze fiecare minut al fiecărei zile astfel încât evenimentul să se desfăşoare fără probleme şi punctual. Agenda fiecărei zile trebuie să cuprindă o varietate de activităţi care să incite participanţii şi care să le influenţeze şi stimuleze participarea.

Una dintre greşelile cele mai mari ale plannerului constă în dublarea acţiunilor în acelaşi timp. De ex., dacă workshop-urile sunt programate între 8.00-13.00, iatr turneul de golf la care vor participa celebrităţile prezente va începe la 12.30, este de aşteptat ca un număr însemnat de participanţi să dorească să fie prezenţi la acest turneu, părăsind lucrările de la workshop-uri. Dacă, de asemenea, workshop-urile sunt programate în acelaşi timp cu acţiunile expoziţionale, participanţii vor trebui să aleagă între aceste două opţiuni. Dacă aleg să rămână la workshop, expozanţii vor fi nemulţumiţi că numărul vizitatorilor a fost prea mic, iar ăn situaţia inversă sălile workshop-urilor ar putea rămâne goale, moderatorii fiind, de asemenea, nemulţumiţi.

Un alt aspect major este acela de a programa suficient tip pentru a desfăşura normal lucrurile. De ex, mutarea a 5.000 oameni de la lucrările sesiunii plenare spre sesiunile complementare, chiar dacă sunt organizate în aceeaşi clădire, nu se poate realiza în 10 minute. Totul trebuie planificat logic. În orar se alocă, în avans, timpul necesar pentru toiletă, verificarea e-mailurilor, discuţii cu prietenii, sau deplasarea normală de la o sesiune la alta, fără a fi obligaţi participanţii să alerge. Dacă aceste întârzieri, fireşti, nu sunt luate în calcul, există riscul ca unii participanţi să întârzie la workshop, deranjând lucrările care deja începuseră sau unii participanţi vor renunţa cu totul să mai intre în săli.

Orarul tipic al unui eveniment

ZIUA 1

8.00 a.m. Pregătirea birolui pentru organizatori şi a sălii pentru presă

 Se inspectează zona de expoziţii

 Personalul firmelor care deservesc evenimentul au întâlniri

 Sunt pregătire toate condiţiile şi elementele necesare înregistrării participanţilor

ZIUA 2

8.00 a.m. Se organizează şedinţa înaintea deschiderii evenimentului

 Se deschid operaţiunile de înregistrare

 Se deschid birourile organizatorilor

 Continuă pregătirea standurilor expoziţionale

 Se organizează workshop-ul pentru organizatori

1.00-4.00 p.m. Se derulează workshop-ul pentru organizatori (cu pauzele necesare)

  Se întrunesc diferitele grupuri care participă la derularea evenimentului

  Se finalizează discuţiile şi pregătirile

5.00 p.m. Recepţia privată pentru conducerea firmei şi VIP-uri

7.00-9.30 p.m. Recepţia de deschidere

ZIUA 3

6.30a.m. Întâlnirea organizatorilor

8.00 a.m. Începe înregistrarea

   Începe servirea cafelelor

9.00 a.m. Sesiunea generală

10.30. Pauză

10.45 Workshop-urile simultane

12.00-13.30 Masa de prânz

13.30-17.00 Deschiderea standului expoziţional

17.00 Se închide înregistrarea

ZIUA 4

6.30 a.m. Întâlnirea organizatorilor

8.00 a.m. Deschiderea înregistrării

     Începe servirea cafelelor

9.00a.m.- 4.00 p.m. Deschiderea standului exopziţional

12.00 – 1.30 p.m. Prânzul servit în apropierea standului expoziţional

1.30 p.m – 2.30 p.m. Workshp-uri

2.45 – 3.45 p. m. Workshp-uri

4.00 – 5.00 p.m. Workshp-uri

5.00 p.m Închiderea înregistrării

7.00 p.m. Cocktail-ul

8.00-10.00 p.m. Banchetul şi ceremonia de acordare a premiilor

ZIUA 5

7.00 a.m. Întâlnirea organizatorilor

8.00 a.m. Deschiderea înregistrării

    Continuă funcţionarea standului expoziţional

9.00 – 10.30 a.m. Închiderea evenimentului

   Staff-ul organizatoric îşi închid birourile

   Se închide sala de presă

10.45 a.m. -12.00 Întâlnirea organizatorilor

   Se închide înregistrarea

3.00 p.m. Întâlnirea organizată după închiderea evenimentului cu personalul firmelor participante

 

  ELEMENTE

 

• Tipul programului
• Cuprinsul programului
• Orarul sesiunilor
• Funcţiile pauzelor şi meselor
• Aranjamentele legate de moderatori
• Echipamentul audio-video
• Managementul moderatorilor la momentul evenimentului
• Evenimentele adiacente

 

Funcţiile pauzelor şi meselor

Organizarea acestui element se poate transforma într-unul dintre cele mai costisitoare componente ale evenimentului, dar, în funcţie de obiectivele urmărite, poate fi  mai productiv ca participanţii să nu părărsească clădire pentru a-şi satisface nevoile de hrană. Pauzele în care se servesc cafea, răcoritoare, etc. pot oferi posibilitatea întâlnirii cu prieteni mai vechi, crearea de noi cunoştinţe şi contacte, relaţii şi, de asemenea, refacerea participanţilor. Sunt numeroase situaţiile când plata alimentelor şi băuturilor servite în aceste pauze să nu fie efectuată de organizator, ci de sponsori, care într-un astfel de cadru încearcă să se facă cunoscuţi sau să-şi păstreze şi îmbunătăţească imaginea. Toată lumea nu are decât de câştigat într-un asemenea mod de organizare!

Din păcate, specificul produselor servite cu aceste ocazii, brioşe, produse de cofetărie-patiserie, paste-cartofi-orez pentru prânz, au conţinut ridicat de carbohidraţi, deşi să spunem că au avantajul pregătirii şi servirii facile, dar determină o stare de moleşeală. Dacă acestor preparate li se adaugă un conţinut ridicat de proteine: alune, brânză, legume proaspete şi fructe, oferta va fi mai sănătoasă, iar participanţii se vor simţi revigoraţi.

Recepţiile şi cocktailurile oferite determină numeroase provocări. Consumul excesiv de alcool este dăunător atât pentru starea de sănătate a participanţilor, dar şi pentru buna desfăşurare a evenimentului. În mod firesc, ospătarii sunt instruţi să înceteze servirea băuturilor alcoolice persoanelor care depăşesc limitele normale. De dorit să fie oferite preparate sănătoase şi cât mai puţine produse sărate. Pentru a diminua tendinţa unui consum ridicat de produse alcooloce se pot folosi şi alte modalităţi: tichete pentru băuturi sau baruri cu plată.

DE REŢINUT!  Participanţii flămânzi nu sunt concentraţi asupra desfăşurării evenimentului.

 

Aranjamentele legate de moderatori

Pentru întrunirile mari este practic imposibil planner-ului să se ocupe de aranjamente independente cu moderaorii diferitelor sesiuni şi discuţii organizate. De obicei se constituie o echipă formată din membrii departamentelor întruniri şi pregătire continuă pentru a definitiva conţinutul educativ al evenimentului. Acestora li se adaugă leaderi ai sectorului, în mod voluntar, stabilind conţinutul, tematica (TOPICS) fiecărei sesiuni în parte.

Moderatori voluntari. Mai ales la evenimentele mari, organizatorul nu îşi permite să-i plătească pe toţi moderatorii. O convenţie de dimensiuni moderate poate reuni aprox. 2500 participanţi, iar numărul sesiunilor organizate se poate ridica la 100.

Avantaje:

• reducerea cheltuielilor, uneori nici cele legate de cazare-masă(dacă este cazul unui participant)
• moderatorul este cunoscător al subiectelor în discuţie
• un lider care se bucură de popularitate în cadrul sectorului poate contribui la creşterea interesului participanţilor
• construirea unei relaţii între moderator şi sponsorii evenimentului

Provocări:

• este posibil ca moderatorul să nu se pregătească foarte bine
• este posibil să nu fie un bun prezentator, chiar dacă cunoaşte tematica discuţiilor
• poate exista o agenda personală, moderatorul să folosească acest prilej pentru a-şi face publicitate sieşi sau firmei pe care o reprezintă

Moderatori plătiţi Este o variantă mai scumpă dar mai sigură şi constă în contactarea unor birouri specializate în furnizarea de moderatori. Un asemenea birou este, de fapt, un broker care contribuie la găsirea moderatorilor potriviţi evenimentului organizat, ţinând cont de obiectivele acestuia şi bugetul alocat. Nu oricine şi-l permite pe Michael Jordan, dar un fost campion olimpic din anii 80 este disponibil pentru o sumă de aprox. 4.000USD.

Moderatorii foarte bine plătiţi, populari în rândul participanţilor vor spori participarea la eveniment. Lucrul cel mai deştept de făcut ar fi acela de a convinge un sponsor sau un expozant cheie să suporte cheltuielile aferente speaker-ului de la sesiunea generală. De exemplu, dacă considerăm un eveniment cu 5.000 participanţi, şi un speaker valoros, pentru care se achită o sumă de 30.000USD, practic pentru fiecare participant revine o cheltuială de 6USD, ceea ce, să recunoaştem, este o valoare foarte mică.

O altă sursă de speakeri este reprezentată de liderii sectorului, cadre universitare. De obicei sunt persoane locale, nu mai sunt necesare cheltuielile de transport şi cazare, iar serviciile lor sunt relativ ieftine.

Îndrumarele(pliantele) speakerilor

Precizează logica necesară a discursului moderatorilor(deopotrivă plătiţi sau neplătiţi). Definesc foarte clar aşteptările organizatorilor legate de prestaţia acestora. Variază de la un grup la altul , dar în general includ:

• informaţii legate de organizatorul evenimentului
• data şi locaţia evenimentului
• activităţi speciale accesibile moderatorilor
• data, ora, locaţia sălii unde se prezintă moderatorul
• formatul prezentării şi durata sesiunii
• informaţii demografice şi numărul estimativ al participanţilor la sesiune
• organizarea încăperii şi echipamentul audio-video disponibil
• solicitarea unei scurte biografii a moderatorului
• numele celorlalţi moderatori
• condiţiile de remunerare
• îmbrăcămintea solicitată
• amplasarea sălii de pregătire a moderatorilor
• instrucţiuni pentru redactarea abstractelor şi lucrărilor care vor face obiectul prezentărilor
• informaţii de cazare, transport
• hărţi şi diagrame ale hotelului şi facilităţilor
• termenul-limită de predare al materialelor
• informaţii referitoare la doleanţele specifice grupului( sunt foarte informaţi, doresc să aloce un timp suficient de mare întrebărilor şi discuţiilor, etc)

Este obişnuit să se includă prevederi contractuale pentru a fi semnate de către moderator.

Contractul de prezentare Este firesc să se redacteze şi semneze un asemenea contract indiferent de statutul moderatorului (cu plată sau fără). Stabileşte plăţile, relaţiile dintere părţi, materialul promoţional necesar prezentării evenimentului, termene limită pt aparatura audiovideo, penalităţi, condiţii, etc.

Înregistrare, autorizare Internet, asigurări Dacă sesiunea va fi înregistrată, indiferent de modalitatea practică în acest sens, iar conţinutul va fi disponibil pe CD sau pe un site Web, moderatorul trebuie informat şi trebuie să-şi dea acordul. Sunt unii care nu acceptă accesul  liber asupra propriilor materiale. Vânzarea de CD-uri, montaje video, etc. reprezintă o sursă de venituri suplimentare pentru organizatori şi o modalitate pentru participanţi de a avea acces la informaţiile oferite pe parcursul întregului eveniment.

Planificarea tematicii evenimentului

Ne confruntăm cu situaţii dintre cele mai diverse. Unii organizatori stabilesc în mod individual tematica, formatul şi prezentatorii sesiunilor. Alţii îşi consultă membrii în acest sens. Evaluarea fiecărei sesiuni permite identificarea prezentatorilor buni, a tematicilor bine alese, în funcţie de care se vor realiza alegerile pentru următorul eveniment. În medie, timpul necesar întocmirii programului evenimentului este de aprox. 1 an. Alteori se realizează aceasta doar cu câteva luni înainte.

Se stabilesc :tematica lucrărilor evenimentului, cei mai potriviţi moderatori, planul logistic necesar, elemente ce sunt comunicate celor care vor realiza materialele promoţionale.

 

 

7 Ianuarie

• Mitingul anual este în derulare
• Formularea solicitărilor pentru propuneri legate de tematica evenimentului
• Diferitele compartimente se reunesc şi formulează propunerile lor în acest sens
• Prima întâlnire a comitetului de organizare realizată în decursul ultimei zile a evenimentului în curs
• Evaluarea sesiunilor evenimentului şi strângerea rezultatelor acestora

17 Ianuarie

• Analiza rezultatelor evaluărilor sesiunilor anterioare
• Primirea propunerilor legate de tematică şi gruparea lor
• Diseminarea acestora către cei interesaţi
• Informaţii legate de numărul şi părerea celor care vizualizează site-ul evenimentului. Includerea de fotografii sau evenimente memorabile

30 Ianuarie

• Culegerea părerilor şi rezultatelor de evaluare şi distribuirea lor comitetului de organizare pentru revizuire

15 Februarie

• Întâlnire preliminară pentru a stabili subcomitetele de organizare şi şefii acestora
• Comitetul workshop
• Comitetul sesiuni complementare
• Comitetul sesiunea plenară
• Finalizarea temelor evenimentului
• Revizuirea listei de speakeri şi luarea în considerare a eventualităţii organizării unei sesiuni pentru repetiţii
• Revizuirea tematicii şi luarea deciziei finale
• Stabilirea numărului şi tipurilor sesiunilor, a nivelului cărora li se adresează
• Revizuirea subcomitetelor şi desemnarea unei persoane care să se ocupe de coordonarea fiecărei sesiuni în parte

1 Martie

• Începe activitatea artistică de întocmire a materialului de prezentare
• Se stabileşte logo-ul

15 Iunie

• Se trimite fiecărui membru al comitetului de organizare o copie a programului care include: titlul fiecărei sesiuni, obiectivele fiecărei sesiuni, informaţii de la şi pentru speaker, tipul, nivelul sesiunii, varianta web, varianta printată a acestuia

10 Iulie

• Întrunirea finală a comitetului de organizare şi cu hotelul gazdă
• Eventuale modificări asupra tematicii şi moderatorilor
• Stabilirea numărului necesar de camere şi a modalităţii de organizare a sălilor pentru sesiuni
• Decizia finală privind speakerii care vor lua cuvântul în cadrul sesiunii plenare
• Membrii sunt de acord cu aceste modificări
• Se finalizează programul evenimentului şi varianta sa web

August

• Se transmit speakerilor contractele
• Se stabilesc membrii comitetului de organizare pentru evenimentul următor
• Se aleg preşedintele viitorului comitet de organizare şi preşedinţii subcomisiilor

Septembrie

• Programul preliminar transmis participanţilor aşteptaţi
• Programul prelimianar se încarcă pe site

Octombrie

• Începe înregistrarea participanţilor
• Speakerii încep să trimită contractele confirmate
• Se realizează aranjamentele de transport şi cazare pentru speakeri
• Monitorizarea zilnică a situaţiei camerelor ocupate
• Unii speakeri pot sî demareze contactarea participanţilor pentru discuţii preliminarii

Noiembrie

• Eventuale ajustări ale programului
• Se printează forma finală a programului
• Copii ale documentelor trimise de speakeri
• Se realizează elementele de semnalizare
• Alegerea unui membru al comitetului organizatoric care va realiza introducerea speakerului keynote
• Pregătirea chestionarelor de evaluare a evenimentului

Decembrie

• Speakerii primesc lista participanţilor

3 Ianuarie

• Programele finale distribuite direct locaţiilor sesiunilor
• Programele şi materialele pentru înregistrarea participanţilor aranjate în sacoşele ce vor fi înmânate participanţilor la sosire
• Elementele de semnalizare trimise la locaţii

7 Ianuarie

• Încep lucrările evenimentului
• Este confirmată prezenţa speakerilor
• Stabilirea membrilor ce vor monitoriza lucrările
• Colectarea evaluărilor sesiunilor
• Întregul proces se repetă la următorul eveniment

Echipamentul audio/video

Foarte multe hoteluri nu permit organizatorilor de evenimente să folosească echipamentul audio-video propriu, întrucât închirierea acestuia reprezintă o sursă de venituri importantă. În numeroase situaţii închirierea este mai scumpă decât cumpărarea propriu-zisă! Mai mult, organizatorilor li se poate impune şi angajarea unui tehnician, salariat al hotelului, pentru controlul funcţionării echipamentului.

Din aceste considerente, costurile audio-video sunt îndeaproape controlate. Speakerilor li se solicită cu luni înainte datele referitoare la echipamentul pe care îl solicită. În realitate, aceştia se concentrează asupra prezentărilor doar cu câteva zile înainte de eveniment. De aceea şi din nefericire, este posibilă o discrepanţă între ceea ce doreşte speakerul şi echipamentul de care va dispune în mod efectiv. Uneori el solicită echipament scump, dar, de fapt, u nul simplu i-ar fi fost de ajuns, ceea ce se constituie în pierderi însemnate pentru organizator.

O idee bună este aceea de a oferi speakerilor detalii referitoare la formatul prezentărilor, fonturi, caractere, culori de folosit, un logo al evenimentului pentru a a fi inclus pe sliduri, ceea ce asigură o „uniformitate” a tuturor prezentărilor în cadrul unui eveniment.

Participanţii se aşteaptă să primească materiale imprimate pe hârtie asupra conţinutului lucrărilor. În scopul reducerii costurilor se optează tot mai mult pe stocarea acestor informaţii pe suport electronic care edte distribuit gratis sau contra unei sume simbolice. Alţi organizatori postează aceste date pe site-ul evenimentului.

Managementul speakerilor la momentul derulării evenimentului

În cazul unui eveniment mare cunoaşterea detaliilor referitoare la cei prezenţi şi la ceea ce se petrece efectiv reprezintă o sarcină monumentală. Utilizarea voluntarilor sau angajarea de personal temporar va determina o diferenţă hotărâtoare. Unul dintre cele mai neplăcute lucruri este lipsa unui speaker şi, mai mult, să nu se realizeze acest lucru. Este ştiut faptul că speakerii se aşteaptă să li se recunoască meritele, timpul şi efortul cheltuite pentru buna desfăşurare a evenimentului, doresc să se simtă speciali. Următoarele acţiuni vor contribui în acest sens:

• Trimiteţi-le o scrisoare de bun-venit cu conţinut politicos prin care vă exprimaţi aprecierea. Scrisoarea este înmânată în momentul când acesta soseşte la check-in. Scrisoarea ar trebui să mai conţină informaţii legate de confirmarea echipamentului solicitat, numere de telefon de contact, un program actualizat, o hartă a încăperii unde va avea loc sesiunea şi o mulţumire personalizată că participă la lucrări. Se mai specifică şi facilităţile de agrement pe care le poate utiliza, cluburi private, alte acţiuni VIP.
• Solicitaţi speakerilor la sosire să vă informeze pe d-voastră, sau o altă persoană desemnată asupra căsuţei mail (voice mail)
• Desemnaţi un membru al comitetului de organizare sau un voluntar să contacteze speakerul înaintea sesiunii pentru a-l informa despre ultimele eventuale modificări, urgenţe şi pentru a-i sta la dispoziţie cu orice tip de întrebări
• Asiguraţi o încăpere retrasă unde speakerul să-şi testeze echipamentul, să ia o gustare, să se odihnească şi să se pregătescă mental pentru sesiune
• Desemnaţi un membru al comitetului de organizare sau un voluntar care să realizeze introducerea speakerului celor prezenţi
• Colectaţi impresiile participanţilor în legătură cu performanţa speakerului
• Oferiţi acestuia o copie a înregistrărilor sesiunii (daca există aşa ceva)
• Oferiţi un cadou ca semn de apreciere. Cele mai apreciate sunt cadourile cu certificat de autenticitate, stilouri gravate şi, în general, cadourile uşoare.
• Trimiteţi o scrisoare de mulţumire după eveniment împreună cu rezultatele evaluării
• Solicitaţi speakerilor să realizeze o evaluare proprie a evenimentului în legătură cu condiţiile de transport şi cazare, probleme cu echipamentul, sala de sesiune puse la dispozie, etc

Un trend nou constă în a derula sesiuni organizate înaintea evenimentului pentru o mai bună pregătire a acestuia.Se pot crea blog-uri cu luni înainte pentru a facilita schimburile de opinii între participanţi. Speakerul ar putea facilita toate aceste discuţii on-line, iar prezentarea finală să o redacteze ţinânc cont de părerile formulate. După sesiune, participanţilor li se solicită să precizeze în ce măsură au avut de învâţat din lucrările la care au participat.

Activităţi adiacente

Programul unui eveniment poate include o varietate de activităţi conexe care au loc atât înainte, cât şi în timpul sau după desfăşurarea efectivă a evenimentului. Într-o lume agitată, un eveniment reprezintă deopotrivă o modalitate de conectare, chiar o mică vacanţă, astfel încât de multe ori asistăm la prelungirea evenimentului cu câteva zile, fie înainte fie după desfăşurarea lui efectivă. Unii participanţi vin însoţiţi de familie, copii care participă la acţiuni culturale, sportive, vizite la muzee, etc. Fiecare oraş, oricât de mic ar fi el are ceva de oferit, interesant de văzut.

Cheia de organizare constă în a nu interfera obiectivele evenimentului cu activităţile adiacente şi, în niciun caz, aceste nu trebuie să fie mai atractive decât evenimentul în sine!

Este de dorit să se limiteze participarea la aceste activităţi din cel puţin două motive: efortul suplimentar şi aspecte de responsabilitate.

De obicei, plannerul externalizează organizarea acestor activităţi, încredintându-le DMC-urilor locale.

 

Înregistrarea participanţilor

Primele informaţii solicitate participanţilor la înregistrare se referă la:

-nume

- ocupaţie

- adresa, mail, numere de telefon, fax

- sesiunile workshop la care intenţionează să participe

- funcţiile sociale

- solicitări speciale de ordin medical sau de dietă

- asigurări solicitate

În ultima periodă se solicită şi specificarea locului cazării, precum şi perioada cazării, pentru a putea determina impactul economic al evenimentului.

Unii organizatori solicită şi informaţii legate de mărimea firmei, numărul de salariaţi, răspunderea financiară a participanţilor din parte firmei respective, date care pot fi folosite înainte, în timpul sau după eveniment.

Înainte de eveniment aceste informaţii pot fi date, sau chiar vândute firmelor expozante în cadrul evenimentelor, sau firmelor de publicitate fiindu-le necesare pentru a-şi promova produsele în cunoştinţă de cauză.

Informaţiile de preânregistrare pot fi folosite pentru a monitoriza interesul celor care vor participa pentru anumite sesiuni, workshopuri, etc., elemente care vor fi luate în considerare la stabilirea programului de derulare a evenimentului. De ex. dacă se constată un interes lărgit pentru un anumit workshop, se va alege o sală de desfăşurare cu o capacitate suficient de mare pet a asigura participarea tuturor celor interesaţi.

În timpul evenimentului, aceste informaţii culese pot fi utilizate în scop promoţional şi oferite presei pentru a câştiga astfel atenţia din partea unor sponsori, expozanţi, etc.

După eveniment informaţiile sunt utilizate în scopul reactualizării bazelor de date ale asociaţiilor, înregistrarea noilor membri, etc. Analiza lor permite organizatorului să evidenţieze eventuale modificări ale segmentelor de participanţi sub aspectul vârstei, sexului, nivelului de educaţie, etc.

Taxele de înregistrare

De obicei participanţii nu plătesc aceleaşi taxe. Membrii asociaţiilor beneficiază, de regulă, de un discount şi acestă modalitate de acţiune contribuie la creşterea numărului de membri ai unei asociaţii. De asemenea, plata anterioară unui termen anunţat se concretizează în achitarea unei sume mai mici. Indiferent de preţul achitat efectiv, oportunităţile de învăţare, de relaţionare, serviciile de masă de care beneficiază sunt aceleaşi. Totuşi, participarea la activităţi adiacente, precum tururi de golf, excursii, presupun, de obicei, plăţi suplimentare.

Sunt organnizatori care permit accesul liber, cu încasarea separată a taxelor pentru fiecare sesiune sau workshop pentru care se exprimă intenţia de participare (de ex 150USD/workshop). Participările la dineul oficial sau la recepţii sunt cumpărate separat. O participare completă poate duce la plata unor taxe totale de aprox. 1.000 USD.

 

Preânregistrarea participanţilor

Este procesul de analizare a participanţilor cu luni sau săptămâni înaintea evenimentului. Sunt informaţii necesare pentru alegerea sălilor de reuniuni, sunt transmise speakerului pentru a-şi pregăti prezentarea, etc. De regulă se solicită şi plata unui avans la momentul preânregistrării.

Principalele informaţii solicitate în cererea de preânregistrare sunt:

• numele, data şi locaţia evenimentului
• numele şi titlul persoanei
• numele şi adresa companiei
• telefon, fax, adresa de mail
• calitate de membru, nemembru, student, etc.
• înregistrarea persoanelor însoţitoare
• informaţii privind metoda de plată (cec, ordin de plată, plată electronică, credit card), precum şi unităţile monetare acceptate
• anulări şi politica de returnare a banilor plătiţi
• informaţii de transport şi cazare
• solicitări speciale legate de cazare şi masă
• rezervări pentru sesiuni cu număr limitat de participanţi
• participarea la acţiunile complementare şi sumele aferente acestora.

Înregistrarea la sosire

Prima impresie a participanţilor legată de eveniment este determinată de modalitate de înregistrare la sosire. Un sistem încet, greoi poate imprima tonul întregului eveniment. Zona de îregistrare rămâne deschisă pe toată perioada evenimentului. Materialele înmânate participanţilor trebuie realizate în mai multe limbi dacă vorbim de o praticipare internaţională.

În cazul grupurilor mai mari, pentru a facilita acest proces de check-in, se pot transmite anterior ecusoanele, tichetele de identificare sau alte materiale de identificare. În acest caz, participanţii se prezintă la biroul unde se realizează înregistrarea doar pentru a intra în posesia materialelor evenimentului, programul de desfăşurare, ş.a.

 

 

Servicii de cazare

De menţionat că sunt numeroşi participanţi care nu solicită acest serviciu. Dar dacă beneficiază de ele în practică întâlnim patru variante de lucru:

1. Participanţii îşi aranjează cazarea în mod individual. Organizatorul le furnizează lista hotelurilor din oraş, fără a se inmplica în fixarea preţului sau a disponibilităţilor de cazare.
2. Organizatorul negociază tarife de grup cu unul sau mai multe hoteluri, fiecare participant efectuându-şi individual rezervarea la unul dintre acestea.
3. Organizatorul se ocupă în totalitate de problema cazării, hotelului fiindu-i înmânată lista oaspeţilor aşteptaţi
4. O firmă terţă se ocupă de problema cazării participanţilor, plata efectuându-se în baza unui comision negociat.

Prima variantă este cea mai facilă d.p.d.v. al organizatorului, în timp ce a 3-a este cea mai eficientă. Cu cât organizatorul va reuşi să ocupe un număr mai mare de camere în hotelul care va oferi spaţiile pt. eveniment, cu atât plata de închiriere a sălilor va fi mai avantajoasă. , fiind un instrument forte al procesului de negociere al tarifelor de decontare cu hotelul.

Negocierea tarifului de cazare cu hotelul se realizează „în bloc”, riscul organizatorului fiind destul de mare, întrucât din diferite motive, participanţi care şi-au manifestat dorinţa de a se caza nu mai pot sosi, iar organizatorul va trebui să suporte costurile de cazare eferente. Există şi alte varinate de negociere cu hotelul, în variante „la cerere”, dar tarifele de decontare sunt mai mari.

În ultimul timp se practică tot mai des rezervarea directă la hotel sau prin Internet, ceea ce uşurează obligaţiile planner-ului. La întrunirile cu un număr mare de participanţi este recomandat să se ofere informaţii cât mai vaste în legătură cu posibilităţile de cazare, pentru a se acoperi toată paleta de doleanţe, în special determinate de tarifele de cazare practicate.

În cazul manifestărilor mici, planner-ul are posibilitatea de a se implica direct în asigurarea serviciilor de cazare, iar în acest caz va avea o listă de camere ocupate, iar pentru fiecare participant informaţii precise referitoare la tipul camerei solicitate, ziua sosirii, a plecării, numele şi numărul însoţitorilor, statutul de fumător sau nefumător, alte solicitări speciale.

Specification Guide

Este un document care realizează prezentarea globală a unui eveniment, solicitările organizatorice complete precum şi instrucţiunile referitoare la desfăşurarea evenimentului. Este întocmit, în general, de planner şi este transmis firmelor cu care palnner-ul cooperează în vederea organizării manifestării. Reprezintă principala modalitate prin care planner-ul stabileşte aşteptările legate de serviciile pe care le contractează cu diferitele firme.

Este un document alcătuit din trei părţi:

1. O parte narativă care realizează o prezentare generală a evenimentului.
2. Orarul de desfăşurare a evenimentului care evidenţiază toate elementele, serviciile care alcătuiesc ansamblul manifestării
3. Specificaţiile fiecărui element în parte ( furnizează informaţii referitoare la numărul angajaţilor necesari desfăşurării fiecărui element component al manifestării, numărul tehnicienilor necesari, personalul de servire la banchet, etc.)

Întrunirile pre- şi postconvenţie

Cu una sau două zile înaintea manifestării se organizează întrunirea preconvenţie la care participă persoanele cele mai importante implicate în procesul organizatoric. Sunt invitaţi de asemenea, reprezentantul hotelului unde are loc evenimentul, şeful compartimentului concierge, guvernanta generală, şeful securităţii din hotel, şeful departamentului tehnic, şeful departamentului alimentaţie, reprezentantul firmei de catering, reprezentantul firmei care asigură aparatura tehnică, reprezentanţii firmelor care asigură transportul, transferurile, excursiile, agrementul, decoraţiunile, etc. Fiecare participant la această şedinţă este prezentat şi se trec în revistă toate modificările legate de acţiunea fiecărui departament în parte. Documentul Specification Guide este reparcurs, pagină cu pagină şi sunt furnizate instrucţiunile actualizate. Este parctic ultima posibilitate a planner-ului de a opera modificări majore fără a afecta negativ buna desfăşurare a întregii acţiuni.

La finalul evenimentului, planner-ul întocmeşte un document scris în care sunt prezentate toate evenimentele cheie legate de desfăşurarea manifestării care va sta la baza organizării evenimentului proxim. Include ce a mers bine şi ce a mers rău. După aceea se organizează întrunirea postconvenţie, cu un număr mai redus de participanţi, selectându-se doar persoanele cele mai implicate. Este momentul când se formulează şi se adresează nemulţumirile,se evidenţiază problemele care au apărut, în scopul evitării lor pe viitor. De obicei această întrunire are loc a II-a zi după închiderea manifestării.