Sistem contabil - totalitatea regulilor şi înregistrărilor contabile ale agentului economic, prin intermediul cărora are loc prelucrarea tranzacţiilor în scopul ţinerii contabilităţii financiare. Sistemul permite de a identifica, acumula, analiza, calcula, clasifica, înregistra, generaliza, precum şi reflecta în rapoartele financiare tranzacţiile economice şi alte evenimente ale agentului economic.
Sistem de control intern - totalitatea politicii şi procedurilor adoptate de conducerea agentului economic în vederea asigurării unei desfăşurări organizate şi eficiente a activităţii economice, inclusiv respectarea strictă a cerinţelor politicii conducerii, integritatea activelor, prevenirea şi descoperirea cauzelor de fraudă şi eroare, exactitatea şi plenitudinea înregistrărilor contabile, precum şi pregătirea la timp a unor informaţii financiare credibile.
Sistemul de control intern include:
(a) "mediul de control" - parte a sistemului de control intern care constă în atitudinea membrilor consiliului director şi conducerii, informarea şi acţiunile acestora referitoare la controlul intern şi la importanţa acestuia pentru agentul economic. Mediul de control influenţează asupra eficienţei anumitor proceduri de control. Spre exemplu, un mediu de control puternic, cum ar fi unul cu control bugetar strict şi cu un serviciu de audit intern eficient poate considerabil completa anumite proceduri de control.
(b) "proceduri de control"- politica şi procedurile, ce completează mediul de control, care sînt stabilite de conducere pentru atingerea anumitor obiective ale agentului economic. Anumite proceduri de control includ: Pregătirea, efectuarea, controlul şi aprobarea rezultatelor verificărilor reciproce. Verificarea exactităţii aritmetice a înregistrărilor. Controlul programelor aplicate şi mediului sistemelor informaţionale computerizate, spre exemplu, prin stabilirea controlului asupra modificărilor în programele de computer; accesului la fişierele de date. Ţinerea şi verificarea conturilor de control, înregistrărilor analitice şi a bilanţurilor de probă. Aprobarea şi controlul documentelor. Compararea informaţiei interne cu sursele externe de informaţii. Compararea rezultatelor inventarierii mijloacelor băneşti, titlurilor mobiliare şi bunurilor materiale cu datele contabile. Limitarea accesului fizic direct la active şi înregistrări contabile. Compararea şi analiza rezultatelor financiare cu datele bugetelor.
Înţelegerea sistemelor contabil şi de control intern permite auditorului să verifice dacă:
1.Autorizare. Executarea tranzacţiilor este în conformitate cu autorizarea generală sau specială a conducerii.
2.Oportunitate şi exactitate. Se ţine evidenţa oportună şi exactă a tuturor tranzacţiilor şi altor evenimente în conturile şi în perioada de gestiune corespunzătoare astfel încît aceasta să permită pregătirea rapoartelor financiare în conformitate cu cerinţele stabilite înaintate faţă de acestea.
3.Autorizaţie. Este posibilitatea accesului la active şi înregistrări numai conform autorizaţiei conducerii.
4.Realitate. Compararea se efectuează cu regularitate a datelor contabile şi efective privind activele existente şi luarea măsurilor corespunzătoare în ceea ce priveşte orice divergenţe.