La organizarea contabilitatii stocurilor si productiei în curs de executie trebuie avute în vedere urmatoarele elemente:
- obiectivele urmarite
- factorii specifici de influenta stocurilor si a productiei în curs de executie;
- documentele justificative si de evidenta operativa;
- sistemul conturilor utilizate pentru reflectarea stocurilor si a productiei în curs de executie.
- a) Obiectivele urmarite
Obiectivele contabilitatii stocurilor si a productiei în curs de executie sunt, în principal legate de realizarea functiilor comerciale ale întreprinderii.
Principalele obiective ce revin contabilitatii în acest domeniu sunt:
Urmarirea si controlul realizarii programului de aprovizionare. Prin organizarea evidentei pe grupe si feluri de stocuri, precum si a cheltuielilor de transport-aprovizionare pe feluri de cheltuieli, comparate permanent cu prevederile programelor, se asigura informatii utile cu privire la stadiul aprovizionarii.
Asigurarea integritatii patrimoniale a stocurilor la locurile de depozitare si urmarirea permanenta a miscarii lor. Se asigura prin organizarea contabilitatii mijloacelor circulante materiale pe gestiuni, si în cadrul acestora pe feluri de stocuri, cantitativ si valoric, înregistrarea exacta si la timp a cuantumului miscarilor si a diferentelor constatate la inventariere, sesizarea existentei stocurilor fara utilitate sau cu miscare lenta, pentru luarea masurilor necesare lichidarii lor.
Urmarirea utilizarii rationale a mijloacelor materiale aprovizionate impune un asemenea mod de organizare care sa permita respectarea normelor de consum specific la eliberarea lor din depozit, evidenta economiilor sau a materialelor neutilizate, precum si a materialelor recuperabile rezultate din prelucrarea în sectiile de fabricatie.
Asigurarea delimitarii cheltuielilor de transport-aprovizionare fata de valoarea materialelor aprovizionate, impune organizarea contabilitatii astfel încât acestea sa poata furniza informatii cu privire la nivelul si structura cheltuielilor de transport aprovizionare.
Înregistrarea si controlul valorificarii stocurilor de marfuri si a celorlalte categorii de stocuri destinate a fi livrate tertilor.
Evidenta si urmarirea stocurilor de produse în procesul obtinerii si livrarii la preturi competitive.
Evaluarea realista a stocurilor si determinarea influentelor asupra patrimoniului si rezultatelor, prin aplicarea corecta a regulilor de evaluare.
Promovarea principiului prudentei si principiului continuitatii activitatii la evaluarea si înregistrarea în contabilitate a stocurilor.
- b) Factori specifici de influenta:
Marimea întreprinderii, ca factor care determina alegerea metodei de contabilitate sintetica a stocurilor, fie metoda inventarului permanent, fie metoda inventarului intermitent.
Structura organizatorica si functionala a gestiunilor de stocuri, determina circuitul documentelor primare si evidenta analitica pe gestiuni. Modul de organizare a activitatii de aprovizionare si livrare, depozitare si miscare a stocurilor de materiale constituie premise de baza a contabilitatii, întrucât operatiile specifice lor genereaza o mare diversitate de documente primare de a caror corecta întocmire si completare depinde gradul de exactitate a informatiilor furnizate.
Caracteristicile tehnico-productive ale activelor circulante materiale, în functie de care se face clasificarea acestora; se stabilesc principalele categorii si conturile sintetice corespunzatoare lor; se elaboreaza nomenclatorul stocurilor si pe aceasta baza se organizeaza evidenta operativa si contabilitatea analitica.
Decalajul ce poate aparea, uneori, în vânzarea si livrarea stocurilor.
Sursele de provenienta a activelor circulante materiale aprovizionate ( furnizori, din productie proprie, din prelucrare la terti ) influenteaza, în principal, conturile sintetice utilizate si preturile de evaluare.
Modul de evaluare a activelor circulante materiale influenteaza, în special, modul de înregistrare a acestora în contabilitatea sintetica, dar si alegerea metodelor de determinare a preturilor de iesire la stocurile intersarjabile.
Sistemul de indicatori privind gestiunea de valori materiale influenteaza organizarea contabilitatii stocurilor în vederea calcularii marimii cantitative si valorice a intrarilor, iesirilor si stocurilor, precum si a cheltuielilor efective de transport aprovizionare, în functie de care se aleg metodele de contabilitate analitica a stocurilor.
De asemenea la organizarea contabilitatii activelor circulante materiale trebuie considerati si alti factori, ca: documentele însotitoare la intrarea stocurilor; amplasarea depozitelor; separarea mijloacelor circulante proprii de cele ce apartin tertilor; fazele procesului de aprovizionare, precum si mijloacele folosite pentru executarea lucrarilor de evidenta si calcul.
- c) Sistemul documentelor justificative si de evidenta operativa
Operatiunile privind existenta, intrarea, iesirea si deprecierea stocurilor sunt consemnate în diferite documente specifice, care se pot grupa dupa urmatoarele criterii:
Documente privind existenta stocurilor:
- liste de inventariere;
- registru de inventar;
- proces verbal de inventariere;
Documente privind intrarea stocurilor:
- comenzi;
- facturi;
- aviz de însotire;
- borderou de achizitie;
- note de receptie si constatare de diferente;
- bon de predare - transfer - restituire;
- rapoarte de productie;
- bon de primire;
- liste de inventariere;
- declaratii vamale de import;
- ordine de plata - extrase de cont;
- chitante si registru de casa;
- borderou de primire a bunurilor în consignatie;
- procese verbale de predare - primire;
- procese verbale de inventariere;
- procese verbale de donatie;
Documente privind iesirea stocurilor:
- facturi;
- avize de însotire;
- bonuri de predare - transfer - restituire;
- borderou de vânzare;
- fise limita de consum;
- bonuri de consum;
- foi de parcurs;
- procese verbale de predare - primire;
- bon de predare;'
- declaratie vamala de export;
- declaratii de încasare valutara;
- decizii de imputare;
- procese verbale de donatii;
- procese verbale de inventariere;
- buletin de analiza;
- extrasele de cont bancar;
- chitante si registru de casa;
- rapoarte zilnice de productie;
Documente privind descrierea stocurloir:
- listele de inventariere ;
- procese verbale de inventariere;
- situatii de calcul a perisabilitatilor;
- procese verbale de scoatere din gestiune a bunurilor degradate sau expirate;
- note de constatare;
Evidenta operativa a stocurilor se tine cu ajutorul urmatoarelor documente:
- fisa de magazie;
- registrul stocurilor;
- raportul de gestiune;
Prezentam, pe scurt, câteva din cele mai importante documente de evidenta a stocurilor:
Factura - se întocmeste în momentul livrarii bunurilor, constituind, pe lânga functia de intrare - iesire din gestiune, pe cea de act justificativ pentru decontare (încasarea - plata) contravalorii bunurilor sau serviciilor consemnate.
Avizul de însotire - serveste ca document pentru eliberarea - primirea în gestiune si ca act de însotire a stocurilor pe timpul transportului.
Nota de receptie si constatarea de diferente - evidentiaza bunurile intrate în gestiune. Este întocmita în baza documentelor eliberate de furnizor.
Bonul de predare - transfer - restituire - folosit pentru predarea la magazie a stocurilor (produse, semifabricate, etc.) obtinute din productie proprie sau pentru transmiterea bunurilor de la un loc de depozitare la altul în cadrul aceleiasi unitati. Nu serveste ca document pe timpul transportului.
Declaratia vamala: utilizat pentru declararea în detaliu a bunurilor clasificate în Tariful Vamal, cu ocazia efectuarii unor operatiuni de import sau export si care dovedeste efectuarea propriu-zisa a operatiunii de import sau de export, dupa caz, în conditii legale.
- c) Sistemul conturilor utilizate
Contabilitatea sintetica a stocurilor se conduce cu ajutorul clasei a III-a din Planul de Conturi General, "Conturi de stocuri si produse în curs de executie". Aceasta clasa cuprinde urmatoarele grupe:
grupa 30 Stocuri de materii prime si materiale
grupa 33 Productia în curs de executie
grupa 34 Produse
grupa 35 Stocuri aflate la terti
grupa 36 Animale
grupa 37 Marfuri
grupa 38 Ambalaje
grupa 39 Ajustari pentru deprecierea stocurilor si productiei
în curs de executie.