Planul de afaceri este, fără îndoială, cel mai important document pentru crearea şi dezvoltarea unei întreprinderi. El constituie o hartă cu ruta ce poate duce la prosperitatea întreprinzătorului. O astfel de rută detaliată orientează spre ţintă, concentrând forţele de care dispune un întreprinzător pentru a-şi atinge scopul.
Un plan de afaceri investighează în detaliu fezabilitatea unei idei. Conceput şi scris într-o manieră profesională, planul de afaceri îndeplineşte trei funcţii importante:
- este o bază, o schiţă de conducere a unei noi întreprinderi; deşi planul de afaceri este folosit pentru a obţine resurse de la diferite persoane sau organizaţii, este în acelaşi timp şi o detaliată schiţă a activităţilor ce trebuie finanţate, respectiv conceperea, fabricaţia şi vânzarea produsului, precum şi a activităţilor manageriale corespunzătoare.
- este un instrument de comunicare eficientă, de transfer al unor idei, de propunere a unor planuri pentru alţii, în special pentru cei din lumea financiară;
- este un instrument de măsurare, prin care se pot aprecia progresele şi evalua schimbările necesare.
Elaborarea şi scrierea unui plan de afaceri cere timp, efort si bani. Rezultatul, însă, poate face diferenţa între succes şi faliment. Datorita importanţei sale, planul de afaceri trebuie structurat într-o manieră logică, pentru a economisi timpul şi efortul cititorului şi pentru a preveni confuziile.
Cei mai mulţi întreprinzători pornesc la întocmirea unui plan de afaceri atunci când au nevoie de împrumuturi şi planul de afaceri reprezintă o „piesă” obligatorie pentru luarea în considerare a solicitării lor. Însă, un întreprinzător prevăzător ar trebui să-şi întocmească planul de afaceri pentru el însuşi, în felul acesta reuşind să-şi planifice cât mai eficient activitatea. Acest fapt este cu atât mai necesar cu cât resursele întreprinderii mici sunt mai limitate, de aceea fiind foarte important ca toate disponibilităţile să fie folosite cu maximum de rezultate.
Cercetările întreprinse în Statele Unite ale Americii asupra unui grup numeros de întreprinzători mici au arătat că stabilitatea ritmului de creştere, măsurat pe o perioadă de 5 până la 10 ani, este strâns legată de mărimea efortului de planificare depus de fiecare firmă, adică de gradul de conştientizare a modului în care utilizarea adecvată a factorilor interni şi externi pot afecta viitorul întreprinderii.
Deşi tipul de informaţii pe care le cuprinde un plan de afaceri tinde să fie standardizat, nu acelaşi lucru se poate spune despre forma sa de prezentare. În continuare, este prezentată structura unui plan de afaceri şi informaţiile de bază pe care trebuie să le prezinte.
Structura unui plan de afaceri
- Coperta
- Numele întreprinderii, adresa, nr. telefon, fax, e-mail, web.site;
- Structura corporaţiei (daca întreprinderea este inclusă într-o astfel de structură);
- Director(ii);
- Data.
- Sinteza afacerii
Sinteza afacerii sau prezentarea ţelurilor (obiectivelor) planului de afaceri este vitală. Planul de afaceri poate fi unul din sutele de planuri evaluate de reprezentanţii partenerilor sau instituţiilor financiare. Ei evaluează valoarea iniţială a planului pe baza sintezei afacerii; daca aceasta trezeşte suficient interes, restul documentului poate fi dat altei persoane pentru studiere. Sinteza afacerii pune în evidenţă planul de afaceri, obiectivele sale majore, cum vor fi atinse aceste obiective şi rezultatele aşteptate. Deşi sinteza este componenta iniţială a planului, ea trebuie scrisă după ce planul a fost elaborat. O posibilă structura a sintezei afacerii poate arăta astfel:
- Întreprinderea (firma):
- Cine si ce este;
- Statutul (legal) al proiectului/firmei;
- Scopuri şi obiective cheie.
- Produsul/serviciul:
- Care este (în ce constă);
- Cum se foloseşte;
- La ce serveşte;
- Avantajele (dreptul de proprietate).
- Piaţa:
- Potenţiali clienţi;
- Cât de mulţi sunt aceştia;
- Rata de creştere a pieţei;
- Concurenţa (specificaţi 3-6 nominal şi descrieţi-i);
- Tendinţele ramurii (domeniului);
- Cum va concura firma dumneavoastră;
- Segmentul de piaţă estimat:
- într-un an;
- în cinci ani.
- Operaţiuni:
- Cum va fi fabricat/asigurat produsul/serviciul;
- Facilităţi / echipamente;
- Procese speciale;
- Abilităţi (calităţi) necesare lucrătorilor.
- Canale de distribuţie:
- Cum va ajunge produsul/serviciul la utilizatori.
- Echipa managerială:
- Cine şi ce va face;
- Calificarea;
- Disponibilitatea.
- Sursele şi necesarul de fonduri
- Nevoile prezente;
- Necesarul în viitor.
- Cuprinsul
- Titlul fiecărei secţiuni şi al subcapitolelor .
- Scurt istoric
- Domeniul (notorietatea, cartea de vizită a directorului) sau originile întreprinderii;
- Notorietatea produsului/serviciului;
- Prezentarea succintă a realizărilor (succeselor) sau experienţei întreprinderii, dacă există.
- Definirea afacerii
Se poate începe elaborarea planului de afaceri prin definirea afacerii. Este nevoie de mai mult decât o declarare a ceea ce firma vrea să facă sau face şi o enumerare a funcţiilor, produselor sau serviciilor sale. Ea trebuie să spună ce nevoi ale consumatorilor intenţionează afacerea să le satisfacă.
În acest sens, analiza relaţiei între modul în care proprietarul percepe afacerea şi modul în care o gândeşte consumatorul (clientul) poate fi utilă.
Întrebări din perspectiva proprietarului pot fi:
Ce gândiţi că veţi vinde?
Care este linia de produs cea mai mare?
Unde se poate obţine profitul cel mai mare?
Întrebări din perspectiva clientului pot fi:
Ce cred clienţii că vor sau au nevoie să cumpere?
Care este cel mai bun articol ce se vinde?
La care produs sau serviciu se pierde cel mai puţin timp?
Dacă răspunsurile la aceste întrebări sunt strâns apropiate şi compatibile, există o bună şansă de succes; dacă sunt divergente, atunci afacerea se poate afla în dificultate.
- Definirea pieţei
Definirea pieţei este una dintre cele mai importante şi mai dificile componente ale planului de afaceri ce se elaborează. Definiţia trebuie să indice obiectivele eforturilor de marketing ale proprietarului şi, totodată, pe cele ale ariei comerciale (pieţei) servite. Trebuie să se răspundă la întrebări precum: cine cumpără, ce şi de ce? Ce doresc cumpărătorii? Competitorii trebuie, de asemenea, evaluaţi cu atenţie.
- Descrierea produsului
Capitolul acesta trebuie să descrie toate produsele (serviciile) planificate, stadiul fiecărei cercetări făcute şi dezvoltări realizate, incluzând meritele (avantajele) căilor alese, împreună cu discutarea fiecărui aspect legal precum patente, copyright, mărci comerciale, brevetări în curs şi pretenţiile legale faţă de firmă. Sunt necesare aprobări şi clarificări guvernamentale (administrative); cataloagele (extrasele) şi fotografiile, dacă sunt disponibile, sunt utile şi trebuie incluse în acest capitol.
- Scopuri şi obiective
Aceasta componentă priveşte modul în care planul de afaceri va fi realizat, respectiv cum şi când el va fi îndeplinit şi cine o va face. Previziunea vânzărilor, planurile de fabricaţie sau servicii, planurile de asigurare a calităţii ca şi planurile financiare, trebuie discutate. Alte elemente de interes pentru potenţialii investitori sunt preţurile şi profiturile previzionate, strategiile de reclamă şi de promovare, bugetele, o descriere a felului în care produsele vor fi distribuite şi vândute, categoriile de clienţi care sunt în centrul atenţiei pentru cele mai importante vânzări iniţiale şi pentru vânzările ulterioare.
- Analize financiare
Un rol important al planului de afaceri este acela că el indică rezultatele financiare aşteptate ale operaţiilor. Planul trebuie să arate potenţialilor investitori sau creditori de ce trebuie să asigure fondurile, când se pot aştepta să le fie restituite şi ce rată a profitului (dobânzii) pot să obţină pentru banii lor. La acest punct, în cazul unei noi afaceri, presupunerile sau aprecierile ridică numeroase probleme. De exemplu, trebuie făcute aprecieri privind veniturile scontate, acţiunea concurenţilor şi condiţiile viitoare ale pieţei. Aprecierile, atât cât este posibil, trebuie să fie proiectate în aşa fel încât şi proiectele financiare să fie realiste, bazate pe creşterea personalului, dezvoltarea (extinderea) facilitaţilor sau felului în care necesarul de echipament va afecta proiectele.
Planul de bugetare folosit sau care urmează a fi folosit este o parte importantă a planului de afaceri. Şi preturile trebuie să reflecte costurile materiilor prime şi ale prelucrării (operării).
- Date financiare
- Prezentarea venitului estimat (trei ani);
- Analiza fluxului de numerar (cash-flow) (trei ani, primul an pe luni);
- Bilanţul proiectat (bugetul de venituri şi cheltuieli) (trei ani);
- Analiza COST-VOLUM-PROFIT (pragului de rentabilitate), acolo unde este necesar;
- Prezentarea schimbărilor proiectate în situaţia financiară.
- Anexe
- Istoricul firmei în detaliu;
- Structura managementului (organigrame, descriere în rezumat etc.);
- Prezumţii, ipoteze majore;
- Pliante (broşuri) ce descriu produsele;
- Scrisori de recomandare sau de garantare;
- Informaţii financiare ale perioadelor trecute (ultimii trei ani);
- Detalii privind scopurile şi obiectivele:
- produse şi servicii;
- cercetare şi dezvoltare;
- marketing;
- fabricaţie;
- administraţie;
- finanţe.
Dincolo de acest model orientativ, maniera de prezentare a planului de afaceri nu are o importanţă capitală: sunt apreciate înainte de orice proiectele realiste şi care propun mai multe scenarii (chiar dacă întreprinzătorul este puternic convins că scenariul optimist va fi confirmat).
Un ultim aspect important reţinut este următorul: dacă întreprinzătorul se îndoieşte de capacitatea sa de a elabora un plan convingător, el poate apela la specialişti sau la soft-uri specializate care îl vor ajuta să pună întrebările potrivite, în ordinea firească şi să se gândească astfel la punctele forte şi slabe ale proiectului său. Depinde care variantă este mai puţin costisitoare şi mai utilă întreprinzătorului. Apelarea la specialişti nu-1 va învăţa să elaboreze pe viitor un plan de afaceri, pe când utilizarea unui soft îi va dezvolta abilităţile, îl va ajuta să elaboreze singur rapoarte, tabele, grafice, oferindu-i satisfacţia lucrului realizat personal. Pe de altă parte, specialiştii au experienţă şi ştiu cum să valorifice la maxim informaţiile.