1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Între manifestările organizate de biroul de presă, conferinţa de presă este una din cele mai importante momente. Conferinţa de presă constituie “un eveniment cheie în politica de comunicare a unei organizaţii. Ea oferă un loc si un moment privilegiat pentru a transmite o informaţie de maximă importanţă” (C. Darroy şi colab., 1990, p. 51).

  1. Deshepper (1990, p.71) susţine că putem organiza o conferinţă de presă doar în cazul în care reuşim să răspundem afirmativ la cel puţin trei din întrebările de mai jos:
  2. a) Se bucură organizaţia de un prestigiu suficient de mare pentru a atrage un număr reprezentativ de ziarişti?
  3. b) Au activităţile organizaţiei o importanţă deosebită pentru un segment determinat al populaţiei?
  4. c) Este evenimentul în cauză atât de important încât organizaţia să trebuiască să se explice în faţa publicului în legătură cu el?
  5. d) Subiectul în discuţie interesează suficient de mult presa pentru a suscita întrebările ziariştilor?
  6. e) Există informaţii sau poziţii noi care pot fi oferite sau argumentate în faţa presei?

            In cazul în care subiectul nu este foarte important sau reprezentanţii organizaţiei nu sunt decişi sa răspundă la toate întrebările ziariştilor este bine să se renunţe la convocarea unei conferinţe de presă şi să se recurgă la un comunicat de presă, la un telefon de informare sau la un dosar de presă. Acelaşi specialist (1990, p. 72) recomandă ca, în situaţia în care organizaţia doreşte să prezinte ziariştilor anumite probleme cu un caracter mai tehnic şi care nu sunt de o actualitate imediată, să se organizeze un seminar de presa (o întâlnire de o zi) sau un colocviu de presă (mai multe zile şi mai multe teme în dezbatere).

In momentul în care, în urma unei evaluări atente, organizaţia a ajuns la concluzia că informaţia pe care vrea să o transmită poate face obiectul unei conferinţe de presă, ea trece la organizarea acesteia. Indiferent de mărimea organizaţiei, de tipul şi importanţa ei, organizarea unei conferinţe de presă trebuie să ţină seama de un plan general, bazat pe următoarele etape:

            1) pregătirea conferinţei

            2) desfăşurarea conferinţei

            3) evaluarea conferinţei

             Pentru a asigura succesul unei conferinţe de presă, reprezentanţii biroului de presă şi purtătorul de cuvânt trebuie să o gândească şi să o organizeze până în cele mai mici amănunte; o conferinţă de presă prost organizată, în care informaţia nu este interesantă sau în care datele importante au fost greşit prezentate, duce la o mediatizare slabă a evenimentului şi poate compromite participarea jurnaliştilor la acţiunile viitoare ale organizaţiei.

  1. Pregătirea conferinţei de presă

            Exceptând situaţile de criză, când conferinţa se organizează fară nici un fel de preparative prealabile, pregătirea poate începe cu o lună înaintea evenimentului. In cadrul acestei etape vor fi parcurşi următorii paşi:

  1. a) alegerea momentului (data, ziua, ora);
  2. b) stabilirea locului de desfăşurare;
  3. c) fixarea listei invitaţilor;
  4. d) redactarea şi trimiterea invitaţilor;
  5. e) redactarea documentaţiei;
  6. f) elaborarea materialelor ajutătoare;
  7. g) pregătirea reprezentanţilor organizaţiei care vor participa la conferinţă;
  8. h) pregătirea discursurilor sau intervenţilor acestora;
  9. i) pregătiri şi verificări de ultimă oră.

1.1. Alegerea momentului

            Unul din elementele de bază, care poate asigura succesul sau insuccesul conferinţei, este data la care ea se va desfăşura. Dacă momentul ales este concurat de alte evenimente, ziariştii vor fi atraşi de ceea ce consideră ei a fi mai important şi s-ar putea ca acea conferinţă să fie sortită eşecului.

            În stabilirea datei la care urmează să aibă loc o conferinţă de presă trebuie să se ţină seama, în primul rând, de perioadele defavorabile: alegeri locale şi generale, mari dezbateri parlamentare, evenimente importante care au fost anunţate cu mult timp înainte (vizita unui preşedinte străin, festivaluri artistice, crosuri sau defilări, deschidera anului şcolar sau universitar, greve etc), expoziţii şi târguri naţionale şi internaţionale, sărbători laice sau religioase, aniversări naţionale etc. În aceste perioade jurnaliştii sunt extrem de solicitaţi şi există întotdeauna riscul ca ei să nu poată onora invitaţia organizaţiei. De asemenea, este bine să se evite perioadele în care redacţiile au un program mai relaxat (vacanţe, sărbători religioase ori laice, zile libere), deoarece în aceste perioade numărul jurnaliştilor disponibili este foarte redus.

1.2. Stabilirea locului de desfăşurare

            Cel mai adesea reprezentanţii biroului de presă se confruntă cu următoarea întrebare: unde este mai bine să se organizeze conferinţa - la sediul organizaţiei sau într-o sală specială (de obicei închiriată)? Este greu de precizat care localizare prezintă mai multe avantaje; mai simplu este să prezentăm cerinţele majore la care trebuie să răspundă sediul unei conferinţe de presă, urmând ca, prin analiza acestora, fiecare şef de birou de presă sau fiecare purtător de cuvînt să adopte  strategia adecvată.

            Cadrul ales trebuie să fie agreabil şi conform cu imaginea pe care organizaţia vrea să o dea despre ea însăşi; nici opulenţa ostentativă şi nici rigoarea monahală nu sunt recomandate. Locul respectiv trebuie să poată fi identificat uşor şi găsit repede de către ziarişti (de aceea sunt preferate zonele sau sălile deja cunoscute), să fie accesibil, atât pentru cei care vin cu maşina (existenţa unei parcări proprii este indispensabilă), cât şi pentru cei care folosesc transportul în comun şi să fie situat cât mai aproape de centrul oraşului. Sala trebuie să fie suficient de mare pentru a găzdui confortabil pe toţi participanţii la conferinţă. Dimensiunea ei se va alege în funcţie de numărul estimat al participanţilor.

În unele situaţii, discursul reprezentantului organizaţiei poate fi însoţit de materiale ajutătoare: diapozitive, casete video, slide-uri. Evident, sala trebuie să fie dotată cu aparatura necesară: retroproiectoare, videorecorder şi monitor TV, ecrane, etc. Totodată este bine să verificaţi dacă sala are draperii sau jaluzele, pentru a putea asigura întunericul în timpul proiecţiei.

            Lângă sala în care se desfăşoară conferinţa trebuie să mai existe o încăpere destinată ziariştilor (“camera presei”), care să fie dotată cu telefon, fax, copiator, eventual calculator sau maşină de scris. In felul acesta se asigură reporterilor condiţii optime pentru a redacta în viteză şi pentru a transmite rapid un material, astfel încât acesta să prindă pagina de a doua zi.

            De asemenea, organizatorii trebuie să prevadă o încăpere sau un spaţiu suficient de izolate de zgomotele exterioare, unde un reprezentant sau o personalitate a instituţiei gazdă să poată da interviuri radio sau de televiziune, înainte sau după conferinţă.

1.3. Stabilirea listei invitaţilor

            Un alt element de care depinde succesul unei conferinţe de presă este alegerea jurnaliştilor: important nu este ca sala să fie plină-ochi, ci ca în sală să se afle ziariştii specializaţi şi direct interesaţi de subiectul conferinţei. Jurnaliştii invitaţi din greşeală sau din dorinţa de a “avea un public” vor fi nemulţumiţi pentru că au pierdut timpul degeaba şi vor păstra o amintire neplăcută în legătură cuorganizaţia dumneavoastră. În plus, persoanele invitate trebuie să reprezinte publicaţiile sau posturile de radio ori televiziune care se adresează publicului specific pe care organizaţia vrea să-l informeze.

            Reprezentanţii birourilor de presă nu trebuie să uite nici o clipă că  ei “nu invită ziare, ci jurnalişti; aceasta înseamnă că ei trebuie să definească în mod precis tipul de informaţie pe care doresc să o transmită şi să deducă din această definiţie care sunt jurnaliştii interesaţi” (Ch. Schneider, 1990, p. 134). Pentru a completa lista cu invitaţi este necesar să se consulte fişierele de presă; în această situaţie, toate publicaţiile şi posturile trebuie să fie plasate pe picior de egalitate, fără să se ţină seama de tirajul ori audienţa lor, de renume sau de afinităţile celui/celor care organizează conferinţa. Dacă este neglijată o publicaţie sau un post există riscul iritării unor jurnaliştii şi declanşării unor focare de tensiune şi, chiar, inamiciţie.

1.4. Redactarea şi trimiterea invitaţiilor

            După cum am arătat în capitolul “Comunicatul de presă”, invitaţiile sunt un tip aparte de comunicate, care se redactează şi se trimit presei cu scopul de a-i anunţa şi a-i invita pe jurnalişti la un anumit eveniment. In consecinţă invitaţiile trebuie să conţină principalele elemente ale unui comunicat de presă:

            1) sigla organizaţiei (invitaţia se tipăreşte pe hârtie tip, care are în antet numele, în clar, al organizaţiei, adresa, telefonul, faxul);

            2) numărul de înregistrare al invitaţiei;

            3) data emiterii;

            4) cuvântul “Invitaţie”, înaintea titlului;

            5) titlul; este indicat ca în acesta să apară numele organizaţiei, pentru ca el să se întipărească bine în mintea jurnalistului invitat, precum şi motivul pentru care se organizează conferinţa. Ex: “Organizaţia neguvernamentala PENTRU COPIII NOSTRI organizează o conferinţă de presă cu ocazia inaugurării complexului PRO FAMILIA în judeţul Bacău”

            6) textul invitaţiei trebuie să cuprindă următoarele precizări:

  1. a) persoana sau organizaţia care invită (de obicei invitaţia este făcută de directorul sau preşedintele instituţiei); numele acestora se scrie în întregime iar funcţia este prezentată în detaliu. Ex: D-l Valerian Cornelius Pop, director general al trustului de presă “Mesagerul bănăţean” are deosebita bucurie de a vă invita la...
  2. b) subiectul conferinţei (acesta va fi prezentat în câteva rânduri, subliniindu-se importanţa, intersul, noutatea temei aflată la ordinea de zi;
  3. c) personalităţile reprezentative ale organizaţiei care vor participa la conferinţă;
  4. d) momentul desfăşurării conferinţei (data, ziua, ora);
  5. e) locul de desfăşurare (adresa exactă: oraş, stradă, număr, etaj, sală); dacă este cazul se va include o mică hartă cu străzile principale din apropierea locului unde se desfăşoară conferinţa, indicându-se staţiile proxime de autobuz, tramvai, metrou şi locurile de parcare convenabile;
  6. f) data limită de confirmare a participării;
  7. g) numele, funcţia şi semnătura celui care invită;
  8. h) adresa, telefonul/faxul biroului de presă, precum şi numele persoanei ce poate fi contactată pentru informaţii suplimentare sau pentru confirmarea participării;
  9. i) existenţa (dacă este cazul) a unui lunch sau cocktail după conferinţă;

            Nu trebuie uitat faptul că, la o conferinţă de presă, reprezentanţii mass media sunt invitaţi, nu convocaţi. De aceea tonul trebuie să fie cald, amabil, politicos, dar fără excese de formule de politeţe. In acelaşi timp, invitaţia trebuie să respecte stilul jurnalistic, folosind fraze scurte şi concise. Ea trebuie să fie explicită, completă şi motivată, capabilă să stârnească interesul jurnaliştilor şi dorinţa de a participa la acea întâlnire.

1.5. Redactarea documentaţiei

            Materialul de sprijin se referă la texte cu caracter documentar, fotografii, grafice, diagrame etc, care pot fi distribuite odată cu trimiterea invitaţiilor, ca dosare de presă, sau după terminarea conferinţei de presă. În acest caz, se pun două întrebări: cât material tipărit produci?, când şi unde îl distribui?

Dosarul de presă va fi înmânat tuturor gazetarilor, la intrarea în sală de conferinţă, sau va fi trimis la redacţie, a doua zi, pentru jurnaliştii care au absentat. Dosarul nu trebuie să fie supra-încărcat cu materiale inutile: nu volumul contează, ci conţinutul, adică bogăţia şi noutatea informaţiei. Dosarul nu are scopul de a satura reporterii cu materiale publicitare, ci de a le oferi cât mai multe date despre activitatea organizaţiei respective, astfel încât aceştia să-şi realizeze cât mai bine articolele lor.

            În general, un dosar de presă trebuie să conţină:

            - sumarul (cuprinsul) dosarului;

            - declaraţia de principii (“mission statement”), adică un text scurt, format din câteva fraze, care prezintă câmpul de activitate şi obiectivele organizaţiei;

            - prezentarea subiectului conferinţei;

            - un scurt istoric al organizaţiei (data de înfiinţare, realizări deosebite, personalităţi, dovezi ale recunoaşterii sau prestigiului dobândit etc);

            - prezentarea celor mai importante activităţi ale organizaţiei;

            - organigrama organizaţiei (structura departamentelor, echipa de conducere)

            - audit, raport bugetar, proiect de buget;

            - proiecte şi strategii de viitor;

            - lista persoanelor care vor repartiza organizaţia la conferinţa de presă ( nume, prenume, titlul complet, funcţia), însoţite de scurte date biografice şi de fotografii recente;

            - un logo (uşor de reprodus), fotografii, diapozitive;

            Aceste materiale vor fi însoţite de anexe care vor cuprinde grafice, diagrame, statistici, planuri sau fotografi ale unor obiective care fac obiectul conferinţei de presă, alte elemente ilustrative.

            1.6. Pregătirea materialelor ajutătoare

            Discursul reprezentantului organizaţiei trebuie să fie însoţit de elemente vizuale: filme, planşe, grafice, diapozitive, embleme, machete, panouri cu fotografii, diagrame etc. O planşă cu un logo bine ales în raport cu evenimentul prezentat, scoate în evidenţă aspectele cele mai importante ale mesajului pe care organizaţia doreşte să-l transmită şi îi ajută pe jurnalişti să sesizeze semnificaţia profundă a poziţiei, iniţiativei, acţiunii sau strategiei pe care conferinţa le prezintă.

1.7. Pregătirea discursului

De cele mai multe ori reuşita unei conferinţe este asigurată de prestaţia celui care reprezintă organizaţia; un argument important în efortul său de a se impune în faţa jurnaliştilor este oferit de calitatea discursului său: “Un discurs poate fi o unealtă puternică de comunicare. El trebuie pregătit pentru a fi ascultat de participanţi, nu citit de aceştia. El trebuie să fie adecvat audienţei, să fie specific în conţinut, să genereze o reacţie, să aibă un obiectiv bine definit şi să se integreze în timpul alocat” (D.L. Wilcox, L.W. Nolte, 1990, p. 364). Un discurs cu asemenea calităţi presupune munca unor persoane specializate, care trebuie să aibă cunoştiinţele şi aptitudinile necesare, să cunoască bine tema în chestiune, scopul discursului şi persoana care îl va rosti.

D.L. Wilcox şi colab (1992, p. 598-599) identifică următoarea listă de caracteristici:

  • trebuie să spună ceva despre lucrurile care au o valoare, care durează; chiar dacă are umor, chiar dacă îşi propune să relaxeze, el trebuie să fie construit în jurul unei chestiuni semnificative;
  • trebuie să aibă atât conţinut, cât şi stil; el trebuie să poate trece de “testul uşii”: după ce au asistat la discurs, după ce au ieşit din sala de conferinţe, după ce au participat la cocktail, după ce au vorbit cu alţi colegi, după ce au îndeplinit diverse sarcini de serviciu, seara, atunci când soţiile lor îi întreabă ce s-a discutat la conferinţă, participanţii trebuie să fie capabili să-şi reamintească ideile majore ale discursului şi să le poată reproduce cu uşurinţă;
  • trebuie să se concentreze pe cel mult 2-3 teme;
  • trebuie să fie centrat pe fapte; informaţia respectivă trebuie să poată ilustra tema, ea trebuie să aibă acurateţe: această calitate se obţine selectând şi verificând cu atenţie informaţiile care vor fi reproduse în discurs;
  • trebuie să-şi adecveze stilul şi conţinutul la specificul audienţei;
  • trebuie să fie clar: dacă ascultătorii nu înţeleg ce spune vorbitorul, toată lumea îşi pierde timpul de pomană; cei mai mari duşmani ai clarităţii sunt frazele complicate, jargonul, informaţiile excesiv de tehnice.

După ce a fost scris, discursul va fi dat vorbitorului, pentru ca acesta să-l citească, să facă modificări, să scotă sau să adăuge unele pasaje. Această etapă este extrem de importantă, pentru că vorbitorul trebuie să regăsească în textul respectiv propriul său stil şi propriile sale puncte de vedere; de asemenea, el trebuie să se familiarizeze cu discursul pe care îl va rosti, să-l înţeleagă şi să-i simtă ritmul specific. Până la momentul în care discursul va deveni o expresie “naturală” a personalităţii vorbitorului, se pot realiza două-trei variante succesive (uneori chiar mai multe, în funcţie de exigenţa vorbitorului şi de priceperea celui care scrie textul). Pentru ca această operaţie de punere în accord să reuşească repede şi bine, este necesar ca cei doi (vorbitorul şi autorul textului) să petreacă mai mult timp împreună. Din nefericire, puţini conducători de organizaţii înţeleg importanţa acestui lucru; majoritatea aşteaptă discursul, fără să fi avut nici o întrevedere cu cel care îl scrie şi, în final, sunt miraţi că audienţa nu le acordă atenţie şi cred că vina aparţine în exclusivitate autorului textului. De fapt, ei ar trebui să înţeleagă că nu pot fi convingători dacă ei nu cred în ceea ce spun şi nu pot crede în ceva care nu a fost lucrat în comun cu specialistul din relaţii publice.

            1.8. Pregătirea reprezentanţilor organizaţiei care participă la conferinţă

            Reuşita unei conferinţe depinde, în mare măsură, de alegerea şi pregătirea celor care vor ţine discursuri şi vor răspunde la întrebările gazetarilor.

            În majoritatea cazurilor este ales directorul (conducătorul) organizaţiei, deoarece el este considerat persoana cea mai reprezentativă. În plus, ziariştii apreciază o asemenea alegere, ştiind că un citat din discursul celui care reprezintă cea mai înaltă funcţie de conducere dă mai multă greutate materialului jurnalistic. Această alegere nu trebuie considerată nici ca venind de la sine şi nici ca obligatorie; de fapt, la baza selecţiei trebuie să stea alte criterii, a căror respectare asigură succesul “ieşirii la rampă” a reprezentantului organizaţiei.

            După D.L. Wilcox şi L.W. Nolte (1990, p. 351), “persoana ideală este aceea care cunoaşte bine subiectul, care posedă o voce şi o înfăţişare care o ajută să facă o impresie bună şi care dă dovadă de abilităţi în comunicarea orală”.

Pregătirea celui care va apărea în faţa jurnaliştilor (şi, prin aceştia, în faţa opiniei publice) nu se opreşte aici. In orice conferinţă de presă există două momente importante: discursul pe care îl ţine reprezentantul organizaţiei şi dialogul pe care acesta îl are cu jurnaliştii, atunci când răspunde la întrebările puse de ei. Pentru fiecare moment persoanele selectate trebuie să facă o pregătire serioasă, cu oameni specializaţi (de obicei membrii ai biroului de presă).

            Aceste antrenamente solicită timp şi răbdare; adeseori se poate ajunge la simularea unei întregi conferinţe de presă (reprezentantul organizaţiei este pregătit pentru dezbaterea unei probleme; membrii biroului de presă imaginează întrebările cele mai dificile şi joacă rolul jurnaliştilor; exerciţiul este înregistrat video; înregistrarea este văzută şi revăzută, intervenţiile sunt comentate, iar imperfecţiunile de exprimare sau comportament sunt semnalate pentru a fi eliminate).

Mai multe indicaţii de acest fel, sintetizate din diferite lucrări de specialitate, pot alcătui un fel de “decalog” al reprezentantului organizaţiei în întâlnirile sale cu presa:

  • să fie relaxat şi onest;
  • să adopte o adresare directă, să alterneze momentele în care vorbeşte cu un ton mai ridicat cu cele în care tonul este scăzut;
  • să aibă o exprimare concisă: jurnaliştii aleg întotdeauna citatele scurte şi la obiect;
  • să nu utilizeze jargonul sau termenii prea tehnici;
  • să nu îşi înceapă discursurile cu aprecieri legate de întrebare (de tipul: “da, este o întrebare grea, interesantă, plăcută”; “mă bucur că mi-aţi pus această întrebare”), deoarece asemenea comentarii pot irita pe jurnaliştii ale căror întrebări nu au beneficiat de aceleaşi calificative;
  • să nu folosească formula “no coment” (nu comentez), dacă nu este sigur că va putea preciza de ce nu poate discuta despre subiectul respectiv;
  • să nu fie defensiv: răspunsurile trebuie să fie pozitive;
  • să evite schimburile verbale violente cu jurnaliştii;
  • să fie prudent în utilizarea informaţiilor: dacă ştie că ceva nu poate să fie făcut public, este de preferat să nu abordeze acel subiect şi să nu facă apel la formula “off the reccord” (nu există niciodată certitudinea că niciun ziarist nu va publica acest tip de informaţie);
  • să dea câte un răspuns pentru fiecare întrebare;

Si cel mai important sfat: să îşi păstreze mereu calmul, să zâmbească (dacă subiectul îi permite), să fie comunicativ, să nu aibă impresia că este obiectul unor “răfuieli” personale – jurnaliştii îşi fac datoria, la fel cum şi el trebuie să şi-o facă pe a lui.

1.9. Pregătiri şi verificări de ultimă oră

            A sosit ziua conferinţei. Acum se pun la punct ultimele detalii; o scăpare, un amănunt minor, dar iritant pentru jurnalişti, pot compromite zile întregi de muncă.

            Un membru al biroului de presă va aşeza sau va verifica dacă scaunele şi mesele au fost aşezate conform planului stabilit; el va avea grijă ca pe mese să fie scrumiere, pixuri, câteva coli de hârtie sau (dacă este posibil) bloc-notes-uri.

Totodată trebuie avut grijă ca materialele ajutătoare (panouri, machete, grafice etc) să fie astfel aşezate, încât să fie la îndemâna vorbitorului şi să poată fi văzute din orice punct al sălii. Pentru planşele cu emblema sau cu logo-ul organizaţiei trebuie ales un loc sugestiv, deoarece acestea vor fi fotografiate sau filmate.

  1. Desfăşurarea conferinţei de presă

            Această secvenţă cuprinde mai multe momente importante:

            - primirea jurnaliştilor;

            - deschiderea conferinţei;

            - discursul reprezentantului organizaţiei;

            - întrebările;

            - închiderea conferinţei;

  • dialogul informal (cafeaua şi răcoritoarele);

2.1. Primirea jurnaliştilor

            La intrarea în sala de conferinţă jurnaliştii vor fi întâmpinaţi de doi-trei reprezentanţi ai biroului de presă sau ai organizaţiei. Aceştia trebuie să fie persoane care cunosc toate detaliile conferinţei şi care pot oferi informaţii jurnaliştilor cu care se întâlnesc; ei vor purta ecusoane pentru a putea fi identificaţi şi vor avea o listă cu invitaţii (în ordine alfabetică sau a instituţiilor de presă) pentru a putea ţine evidenţa celor prezenţi sau absenţi; totodată ei vor înmâna jurnaliştilor dosarele de presă, eventualele ecusoane şi îi vor conduce în sală. Purtătorul de cuvânt sau şeful biroului de presă va saluta pe fiecare ziarist, va schimba câteva cuvinte cu ei.

2.2. Deschiderea conferinţei

Conferinţa trebuie să înceapă la ora anunţată pe invitaţie; întârziaţii pot fi aşteptaţi maxim 10 minute, timp în care fotografii pot să-şi facă meseria, fără să stingherească desfăşurarea conferinţei.

Dacă în organizaţia respectivă există un purtător de cuvânt, este mult mai bine ca acesta să joace rolul de moderator. O asemenea opţiune mi se pare mai potrivită, deoarece el are o experienţă mai bogată în lucrul cu jurnaliştii, îi cunoaşte mai bine şi poate anticipa unele reacţii ale acestora; în plus, dacă va modera discuţiile, va fi o prezenţă activă, nu doar un simplu element de decor – aşa cum se întâmplă adeseori.

Orice persoană care conduce conferinţa de presă trebuie, în deschidere, să-i salute pe jurnalişti, să le mulţumească pentru participare, să precizeze titlul (tema) conferinţei şi să-i prezinte, în ordine ierarhică (nume şi funcţie) pe reprezentanţii organizaţiei care iau parte la întâlnirea cu presa.

             Apoi el va reaminti programul conferinţei, arătând cine va vorbi din partea organizaţiei, cât timp va dura această intervenţie (max. 15 - 20 min.), cât timp este alocat pentru întrebări şi răspunsuri (max. 45 - 60 min.) şi va invita jurnaliştii ca, după terminarea conferinţei, să ia parte la un dialog informal, servind o cafea, răcoritoare, fursecuri etc (specificând timpul afectat: max. 30 - 40 min.). Aceste intervale de timp sunt orientative; în fiecare caz particular, ele depind de cantitatea de informaţie care este conţinită în discurs, precum şi de interesul pe care îl dovedesc ziariştii pentru subiectul respectiv. Oricum, nu este indicat ca aceste valori să fie depăşite cu mult: desfăşurarea conferinţei nu trebuie să ia mai mult de 60-80 de minute.

După această scurtă introducere, el va da cuvântul celui mai important reprezentant al organizaţiei aflat în sală.

           

            2.3. Discursul reprezentantului organizaţiei

            Discursul va fi ţinut de un membru marcant al organizaţiei (de obicei, directorul), care a fost în prealabil pregătit de membrii biroului de presă. Dacă nu a avut ocazia să o facă înainte, la începutul alocuţiunii sale, acesta va saluta jurnaliştii şi va prezenta pe scurt tema conferinţei. În unele situaţii, când subiectul o cere (este nevoie de precizarea unor aspecte tehnice), pe lângă reprezentantul conducerii organizaţiei pot să aibă scurte intervenţii şi 1-2 specialişti, care cunosc în amănunt acele probleme; în acest caz, cel care va ţine discursul va preciza importanţa specifică a fiecăruia din aceste aspecte.

În esenţă, trebuie să se ţină seama de faptul că “o conferinţă de presă nu este totuna cu o declaraţie”, că “trebuie lăsat jurnaliştilor suficientă materie şi suficient timp” pentru a pune întrebări (C. Darroy şi colab., 1990, p.53). În cazul în care lor li se refuză un rol activ, de parteneri la un schimb de informaţii, mesajul conferinţei nu se va bucura de interesul reprezentanţilor presei şi va fi slab mediatizat.

            2.4. Întrebările

            Această parte a conferinţei, în care ziariştii pun întrebări şi reprezentanţii organizaţiei dau răspunsuri este considerată, în toate lucrările de specialitate, ca un moment esenţial al întâlnirii cu presa. De fapt este o ocazie ca, în mod direct, să se ia pulsul presei, să se constate cum reacţionează jurnaliştii la informaţia primită şi, uneori, să se poată răsturna o anumită tendinţă sau atitudine a presei în favoarea organizaţiei. Dacă această secvenţă este bine condusă, ea va permite distribuirea unui surplus de informaţie, neprezentată în timpul discursului; dacă este prost condusă, ea va scoate în evidenţă punctele slabe ale organizaţiei.

După terminarea discursului (sau a discursurilor), purtătorul de cuvânt mulţumeşte celor care au vorbit şi invită jurnaliştii să pună întrebări, reamintindu-le timpul pe care îl au la dispoziţie. Totodată el anunţă că va da cuvântul în ordinea în care jurnaliştii vor solicita acest lucru. Purtătorul de cuvânt numeşte ziaristul şi specifică publicaţia sau postul pe care acesta îl reprezintă; în cazul în care nu îşi aminteşte sau nu este sigur de nume ori de redacţie, îl roagă pe acesta să se prezinte singur. Această introducere este importantă pentru că dă posibilitatea reprezentantului organizaţiei să ştie cu cine vorbeşte şi să-şi aducă aminte ce i s-a spus, în timpul pregătirii pentru conferinţă, despre jurnalistul respectiv.

Purtătorul de cuvânt urmăreşte cu atenţie (dar cu discreţie) ceasul; când timpul alocat conferinţei se apropie de sfârşit, el va anunţa că a mai rămas un anumit număr de minute şi că mai este timp doar pentru una sau două întrebări; el nu va uita însă să reamintească faptul că discuţia poate continua, într-un cadru informal, la o cafea.

            2.5. Închiderea conferinţei

            După expirarea timpului stabilit pentru întrebări şi răspunsuri, liderul organizaţiei sau purtătorul de cuvânt vor face un scurt rezumat al temei respective, scoţând în evidenţă faptele, informaţiile sau ideile cele mai importante. Apoi li se va reaminti jurnaliştilor faptul că, la plecare, vor primi copii ale discursului. În final, li se va mulţumi jurnaliştilor pentru participare şi va fi lansată invitaţia la un dialog amical, la o cafea.

           

 

2.6. Dialogul informal

            Conform tradiţiilor ospitalităţii, orice gazdă doreşte să ofere câteva momente plăcute invitaţilor săi; totodată ea va fi încântată să le ofere o cafea, răcoritoare, băuturi slabe, prăjituri etc. Cei care organizează conferinţele de presă nu fac excepţie de la regulile ospitalităţii. Important este însă ca ei să ştie care este momentul prielnic pentru asemenea clipe de relaxare şi care este linia de echilibru dintre regulile ospitalităţii şi excesele culinare sau alcoolice.

În intervalul prevăzut pentru întâlnirea informala se pot acorda interviurile (pentru radio ori televiziune) pe care jurnaliştii le-au solicitat, folosindu-se o sală pregătită dinainte în acest scop; excepţie de la acesată regula fac acele cazuri când ziariştii, care doresc să dea o anumită “culoare” materialului, insistă ca interviul să se facă pe holuri, în sala de conferinţe sau în orice alt loc care sugerează mai bine identitatea aparte a acelui moment.

            După 30 - 40  de minute reprezentanţii organizaţiei îşi iau rămas bun de la ziarişti, mulţumindu-le pentru participare şi invitându-i să vină şi la alte evenimente pe care organizaţia le va produce.

2.7. Evaluarea

            Activitatea de comunicare cu presa nu s-a încheiat odată cu plecarea ultimului gazetar. Dimpotrivă, de acum urmează o altă etapă, extrem de importantă, în care se va face evaluarea derulării conferinţei şi a efectului pe care ea l-a avut.

            După terminarea conferinţei se va parcurge lista jurnaliştilor invitaţi şi se vor nota în fişierele de presă ziariştii care au venit (eventual se trec şi câteva informaţii despre tipul de întrebări pe care le-au pus).  Astfel, pe termen lung vor putea fi identificaţi jurnaliştii care sunt interesaţi de organizaţie şi care răspund ori de câte ori sunt invitaţi şi jurnaliştii care refuză sistematic să participe la activităţile organizaţiei.

            A doua zi se trimit dosare de presă celor care nu au venit la conferinţă, evident fără a li se face reproşuri. Celor care au fost prezenţi li se trimit scrisori de mulţumire (sub semnătura conducătorului organizaţiei). De asemenea, se va trimite documentaţia suplimentară acelor gazetari care au solicitat acest lucru.  

            În zilele următoare se va urmări reacţia presei, pentru a se vedea ce şi cât s-a scris în diversele publicaţii sau s-a difuzat în audiovizual despre organizaţie. Se poate întâmpla ca întâlnirea cu presa să nu aibe un ecou imediat (apariţia de ştiri sau interviuri); ea are însă întotdeauna un impact, materializat prin faptul că, după un anume interval de timp, organizaţia este contactată pentru anumite informaţii, pentru interviuri sau reportaje. În cazul în care conferinţa nu a avut niciun fel de rezonanţă, membrii biroului de presă trebuie să-şi pună anumite întrebări şi să caute cauzele acestui fapt; ele pot fi legate de alegerea momentului şi locului în care s-a desfăşurat conferinţa, de subiectul ei, de calitatea intervenţiilor, de tipul redacţiilor şi jurnaliştilor solicitaţi, de modul cum a fost organizat întregul eveniment. Răspunzând corect şi fără complezenţă la aceste întrebări, ei vor descoperi cauzele eşecului şi vor putea lua măsurile ce se impun pentru a asigura reuşita acţiunilor viitoare.

Loading...