1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

1. Clasificarea fişierelor de presă

Activitatea oricărui birou de presă debutează cu întocmirea fişierelor de presă. Nu poţi să ai comunicare bună cu mass media, dacă nu şti cui te adresezi, cine este sau poate fi interesat de mesajele tale, cum sunt organizate instituţiile de presă cu care colaborezi, etc. Un fişier de presă bine realizat permite:

  1. recenzarea jurnaliştilor din instituţiile de presă care ar putea fi interesate de informaţiile pe care le distribuiţi;
  2. trimiterea comunicatelor, dosarelor de presă, invitaţiilor pentru conferinţele de presă sau pentru voiajele de presă către persoanele potrivite, în momentele potrivite;
  3. menţinerea legăturii cu jurnaliştii, după ce li s-a transmis o anumită informaţie;
  4. reacţia promptă după ce o anumită informaţie a fost pusă în circulaţie de către presă. (Vezi Ph. Bachman, 1994, p. 89; Ch. Schneider, 1990, p.119, P. Rosart, 1992, p. 65-66).

            Fişierele de presă nu sunt, prin urmare, simple liste cu nume de jurnalişti şi de publicaţii, cu adrese şi numere de telefon; din contra ele sunt documente complexe şi extrem de bine structurate, care se bazează pe criterii logice şi funcţionale.

  1. Deschepper (1990, p. 35-36) consideră că fişierele de presă se pot împărţi în patru mari categorii, două referitoare la instituţiile de presă şi două referitoare la jurnalişti. In fiecare din aceste categorii el identifică mai multe tipuri de fişiere, în funcţie de diferitele perspective de clasificare.

            1.1 Fişierele pentru instituţiile de presă pot fi clasificate după cum urmează:

  1. a) Fişierul referitor la presa de informare generală; după autorul amintit, în cadrul acestuia se pot crea două tipuri:

                        - pentru agenţii de presă, cotidiene, posturi de radio şi televiziune;

                        - pentru săptămânale de informare generală;

Fiecare din aceste fişiere poate să fie ramificat, în funcţie de criteriul geografic, în fişiere pentru instituţii de presă centrale, regionale şi locale.

  1. b) Fişierul referitor la presa specializată poate cuprinde următoarele tipuri:

                        - după domeniu: presă economică, financiară, ştiinţifică şi tehnică, culturală, sportivă, de analiză politică, medicală, confesională etc;

                        - după periodicitate: cotidiană, săptămânală, lunară, trimestrială etc;

                        - după publicul ţintă: feminină, pentru copii, pentru tineret, pentru pensionari, pentru specialiştii în finanţe, medici, ingineri, locuitorii satelor etc;

                        - după hoby-uri: de grădinărit, de pescuit, de filatelişti, de navomodelişti, de autoturism, de vânătoare, etc.

 

            1.2 Fişierele  referitoare la jurnalişti pot fi divizate în două mari categorii:

  1. a) Fişierul sistematic al jurnaliştilor, în care aceştia pot fi grupaţi după următoarele criterii:

                        - jurnaliştii presei naţionale (eventual catalogaţi după domeniul în care aceştia sunt specializaţi: de politică, de economie, de social, de cultură, de învăţământ, de sport etc);

                        - jurnaliştii presei locale şi corespondenţii zonali ai agenţiilor de presă, ai presei centrale sau regionale (eventual grupaţi după zone);

                        - corespondenţii presei străine, ai agenţiilor de presă sau ai posturilor radio-tv străine;

  1. b) Fişierul alfabetic al jurnaliştilor, în care aceştia pot fi grupaţi, indiferent de profilul instituţiei în care lucrează, numai după criteriul numelor.
  1. Intocmirea fişierelor de presă

            Un fişier de presă se construieşte pornind de la un ansamblu de criterii; la rândul lor, acestea rezultă din analizarea şi precizarea riguroasă a obiectivelor organizaţiei şi a publicului ţintă care este vizat (vezi J. L. Girardot, 1992, p. 15). Inainte de a întocmi fişierul trebuie să definim şi apoi să clasificăm diferitele categorii de public interesate direct (activ) sau indirect (pasiv) de informaţiile oferite de organizaţia pe care o reprezentăm. In această operaţie nu trebuie să-i uităm pe membrii propriei organizaţii, care fac parte, şi ei, din publicul nostru ţintă. După ce am trecut de această etapă, trebuie să ne punem următoarele întrebări: De unde îşi iau informaţiile aceste categorii de public? Ce tipuri de publicaţii citesc? Ce posturi de radio şi/sau televiziune urmăresc? Ce emisiuni sau ce rubrici preferă?

            Pentru a găsi răspunsul la aceste întrebări este necesară o cercetare minuţioasă a presei, pentru a identifica in mod cât mai exact publicaţiile şi posturile, rubricile şi emisiunile care au un public ce corespunde celui pe care l-am definit ca publicul-ţintă al organizaţiei.

                        După ce au fost alcătuite listele cu titlurile de publicaţii, se trece la răsfoirea acestora, pentru a se vedea în ce mod sunt ele structurate, ce tipuri de pagini şi ce rubrici specifice conţin; pe baza acestor informaţii se poate face o selectare a publicaţiilor care pot fi potenţial interesate de mesajele organizaţiei. In acelaşi timp se întocmeşte şi o listă a ziariştilor specializaţi, pe diferite domenii, luându-se ca reper fie distribuţia lor în caseta tehnică a ziarului, fie semnăturile care apar mai frecvent în anumite rubrici. Aceeaşi operaţie va viza şi posturile din audio-vizual, urmărindu-se genericele emisiunilor. In cazul în care unele rubrici sau emisiuni nu sunt semnate sau sunt semnate cu pseudonim, este indicat să se contacteze redacţia respectivă şi să se solicite numele ziaristului.

  1. Conţinutul fişierelor de presă

            Incă de la începutul acestui capitol am identificat două mari categorii de fişiere: unele referitoare la instituţiile de presă şi altele referitoare la jurnalişti. Aceste fişiere trebuie construite în mod sistematic, pe baza unor criterii logice şi trebuie aduse la zi în mod constant. Ele vor conţine date referitoare la următoarele caracteristici ale sistemului mass media (vezi J. Deschepper, 1990, p. 36-37).

  1. a) Fişierele referitoare la instituţiile de presă vor cuprinde următoarele date:
  • numele publicaţiei sau al postului;
  • adresă, număr de telefon şi fax, E-mail şi Internet;
  • grupul de presă sau/şi societatea din care face parte;
  • periodicitatea (eventual şi momentul) apariţiilor ori a difuzării programelor de interes;
  • tiraje, rate de audienţă;
  • zonă de distribuţie;
  • caracteristici socio-economice sau socio-profesionale ale publicului specific;
  • ziua şi ora limită (“dead-line”) până la care pot fi trimise informaţiile;
  • teme şi subiecte tratate cu predilecţie de acea instituţie de presă;
  • numele redactorului-şef;
  • numele responsabililor de departamente sau de rubrici;
  • numele redactorilor vizaţi (cu specificarea domeniului în care sunt specializaţi);
  • numele şi adresele corespondenţilor locali;

            La aceste date se adaugă informaţii despre grilele de programe (pentru a se identifica emisiunile de specialitate), orele de difuzare a emisiunilor de ştiri - în cazul posturilor din audio-vizual, sau date despre paginile tematice sau suplimentele specializate (economie, cultură, sport, teme casnice, etc) - în cazul marilor cotidiane.

  1. b) Fişierele referitoare la jurnalişti vor cuprinde:
  • nume, prenume şi eventualul pseudonim;
  • numărul de telefon din redacţie;
  • numele, adresa şi telefonul instituţiei de presă unde lucrează;
  • adresa şi numărul de telefon de acasă;
  • funcţia;
  • specialitatea;
  • o fotografie recentă (dacă este posibil); pot fi folosie fotografii de la evenimentele publice la care a participat jurnalistul, dar trebuie evitate fotografiile-medalion pe care jurnalistul respectiv le pune alături de articolele sale din ziar, deoarece jurnaliştii mai în vârstă, din cochetărie, utilizează fotografii mai vechi;
  • data naşterii (oricine este încântat să primească felicitări de ziua de naştere);
  • data la care a fost făcută ultima reactualizare a fişierului;
  • evidenţa participării jurnalistului la evenimentele la care organizaţia l-a invitat; atitudinea acestuia faţă de organizaţie (favorabilă, neutră, ostilă).

            Aceste informaţii sunt extrem de utile atunci când se întocmeşte lista cu ziariştii pe care dorim să-i invităm la diferite evenimente (vizite, voiaje, conferinţe de presă) sau lista cu  cei cărora vrem să le trimitem diferite mesaje (comunicate, dosare de presă). Pe baza lor putem şti de la început care este atitudinea lor, putând estima câţi jurnalişti sunt interesaţi de organizaţie şi vor răspunde afirmativ invitaţiei şi câţi au o poziţie indiferentă, iar prezenţa lor ridică semne de întrebare; în plus, în cazul interviurilor sau al conferinţelor de presă, datele exacte ne ajută să le cunoaştem atitudinea şi să putem anticipa tipul de întrebări pe care ei le vor formula.

           

          

           

4. Arhivarea fişierelor de presă

            Datele conţinute într-un fişier de presă pot fi  stocate pe hârtie sau pot fi introduse în memoria calculatorului.

Fişierele pot fi organizate în ordinea alfabetică a instituţiilor, sau a domeniilor (pentru publicaţiile de specialitate), sau a zonelor (pentru publicaţiile şi posturile locale sau zonale) - totul pentru a ne uşura căutarea datelor de care avem nevoie. Alcătuirea fişierelor “pe hârtie” cere multă muncă şi implică un sistem complicat de clasificare şi un efort constant de căutare a informaţiilor prin diversele dosare. De aceea este recomandată utilizarea calculatorului, cu ajutorul căruia se pot crea baze de date mult mai uşor de accesat. Informaticienii pun la dispoziţie programe specializate, care permit copierea, ştergerea, editarea, vizualizarea, trierea şi împrospătarea datelor, după variabile sau criterii pe care, folosind principiile generale de clasificare, le poate stabili fiecare birou de presă. In felul acesta, atribuindu-se un cuvânt-cheie (spre exemplu: economic), vor fi afişaţi toţi jurnaliştii care sunt specializaţi în acest domeniu, plus lista tuturor datelor despre ei; combinarea cuvântului-cheie cu un alt cuvânt (spre exemplu: local) va permite restrângerea listei la jurnaliştii din sfera de interes respectivă.

 

  1. Reactualizarea fişierelor de presă

            Fişierele neactualizate nu au nici o valoare. Pentru a putea fi utilizate eficient ele trebuie aduse la zi în chip constant, la intervale precise. În literatura de specialitate se precizează că fişierele se verifică de două-trei ori pe an. Această frecvenţă nu este adecvată în raport cu evoluţia presei post-comuniste din România: ritmul apariţiei şi dispariţiei de publicaţii, de posturi şi programe este mult mai mare decât în ţările occidentale; de asemenea migraţia jurnaliştilor de la o redacţie la alta este mai dinamică şi, adeseori, mai imprevizibilă decât cea existentă în ţările cu tradiţii democratice. Verificarea şi actualizarea trebuie făcute mult mai des, deoarece riscul de a trimite o invitaţie sau un material unei persoane care nu mai lucrează în acea redacţie, ori unei instituţii care şi-a schimbat profilul sau a dispărut de tot, ori de a ignora instituţii nou apărute sau jurnalişti care ar putea fi interesaţi de acea tematică, este mult mai mare.

                        Dacă suportul pe care sunt făcute fişierele este hârtia, după fiecare reactualizare se trece cu creionul (pentru a putea fi uşor ştearsă) data la care ea s-a făcut; dacă apar mai multe modificări legate de o publicaţie sau de un jurnalist, fişa în cauză se rescrie în întregime. In cazul fişierelor depozitate în memoria calculatorului, reactualizarea implică ştergerea datelor vechi şi introducerea celor noi, fără a mai fi nevoie să se modifice, să se şteargă sau să se completeze pagini întregi.

  1. Utilizarea fişierelor

            Atunci când vrem să difuzăm o informaţie nu trebuie să ne grăbim să deschidem fişierele de presă. Mai întâi trebuie să răspundem la două întrebări esenţiale (J. Deschepper, 1990, p. 39):

            - informaţia pe care vrem să o transmitem este de interes general (afectează o largă categorie de public) sau este legată de actualitate? În acest caz ne vom îndrepta spre fişierele cotidianelor, săptămânalelor de informare generală, agenţiilor de presă, posturilor de radio şi televiziune generaliste;

            - se adresează acea informaţie unei categorii restrânse de public sau unor cercuri de specialişti? În acest caz  vom consulta fişierele presei specializate, profesionale, ale emisiunilor radio-tv care vizează aceste categorii de public.

            Folosirea fişierelor reprezintă o componentă majoră a activităţii birourilor de presă. Este important să nu uităm nici o clipă că publicul organizaţiei este şi publicul unor instituţii de presă: pentru a primi informaţii şi pentru a inţelege evenimentele şi procesele din lumea înconjurătoare, el depinde mai mult de aceasta decât de organizaţie

Loading...