1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)
  1. Comunicarea orală

Situaţiile specifice de comunicare managerială orală sunt următoarele:

Comunicarea faţă în faţă cu o persoană are avantajul că este directă şi că permite folosirea tuturor mijloacelor verbale şi nonverbale de comunicare. De asemenea poate fi interactivă, permiţând ajustarea mesajelor pe parcurs, pe baza feed-back-ului verbal şi nonverbal.

Comunicarea interpersonală este importantă în situaţii de evaluare a performanţei şi motivare, de dare de instrucţiuni, de rezolvare de conflicte, de negociere etc. Comunicarea interpersonală focalizată pe construirea de relaţii interpersonale este necesară în procesul de îndrumare şi sfătuire a angajaţilor.

Comunicarea managerială în grup are funcţiuni caracteristice cum sunt: ajută la definirea grupului, sprijină procesul de implementare a deciziilor şi schimbării. O formă a comunicării în grup este comunicarea în faţa unui auditoriu; ea are ca scop formarea unei imagini proprii, a grupului sau a organizaţiei.

Comunicarea orală, ca mod de comunicare a managerului, trebuie să ţină cont de mulţi factori de context cum ar fi: cultura organizaţională, experienţele avute de a lungul comunicării anterioare, diverse motive care stau la baza relaţiilor personale, sociale şi profesionale. Adresarea orală are ca forme specifice mai importante prezentarea, briefingul, raportul de situaţie şi raportul final.

Prezentările pot avea loc în interiorul organizaţiei sau în exteriorul ei. În cazul prezentărilor în interiorul organizaţiei se presupune, în general, că auditoriul are caracteristici comune. În legătură cu prezentările în faţa unui auditoriu extern organizaţiei, pot apărea două probleme importante:

- dificultatea adaptării prezentării şi a vorbitorului la auditoriul şi cadrul extern, mai puţin cunoscute;

- faza dificilă a întrebărilor şi răspunsurilor.

Câteva din neajunsurile frecvente, în legătură cu prezentările atât interne cât şi externe, pot fi:

- prezentările sunt confuze (informaţia trebuie astfel organizată încât să poată fi urmată şi înţeleasă)

- prezentările sunt prea lungi (concizia, alături de claritate, este întotdeauna apreciată pozitiv)

- prezentările sunt neconvingătoare (auditoriul trebuie convins că informaţia este importantă şi că argumentele sunt corecte)

- stilul de prezentare a informaţiilor este deficitar.

Briefingul este o prezentare mai scurtă cu scop de rezumare a unor informaţii sau cu scop de informare la zi privind activităţi de afaceri, proiecte în desfăşurare, programe sau proceduri.

Ca format, briefingul este de obicei o comunicare într-un singur sens, de la vorbitor spre auditoriu; procesul de informare poate să implice şi auditoriul.

Raportul are ca scop analiza situaţiei unei activităţi sau proiect şi constă în prezentarea de informaţii relevante pentru o anumită fază a acestora sau pentru finalizarea lor.

Raportul de situaţie se face printr-o prezentare de 30-40 minute. Scopul raportului de situaţie este de a familiariza auditoriul cu starea la zi a proiectului sau activităţii şi, uneori, să facă referiri la proiecţii în viitor.

Raportul final este o prezentare formală majoră de 40-60 minute, destinată analizei muncii la întregul proiect, de la început până la sfârşit. Are ca scop recomandarea pentru luarea unor decizii sau rezolvarea unei probleme, prezentarea unui rezultat final al muncii în cadrul unui proiect.

Situaţiile neprevăzute de comunicare orală apar frecvent în activitatea de comunicare a managerului. Calitatea acestei forme de comunicare poate creşte dacă avem în vedere faptul că perioada de graţie (intervalul dintre întrebare şi răspuns) furnizează timpul necesar pentru a decide asupra ideilor ce se vor emite şi pentru a lua decizii legate de mesaj.

Alt tip de comunicare orală este cea prin telefon. Aspectul distinctiv al acestei comunicări este lipsa din mesaj a elementelor de natură nonverbală. Aceasta generează o distanţă psihologică faţă de interlocutor care duce în mod firesc la un conţinut depersonalizat al mesajului.

Comunicarea cu mass-media poate îmbrăca forme diferite:

- interviurile exclusive şi spontane;

- comunicatele de presă;

- conferinţele de presă.

Planurile strategice ale organizaţiei trebuie să includă şi un plan în legătură cu relaţiile de comunicare cu mass-media.

  1. Comunicarea în scris

Caracteristicile pe care trebuie să le posede un mesaj scris pentru a fi eficient sunt următoarele:

- trebuie să fie uşor de citit;

- trebuie să fie corect;

- trebuie să fie adecvat direcţiei de transmitere;

- trebuie să fie bine gândit.

Înainte de a comunica ceva trebuie să stabilim scopul pentru care vrem să transmitem un mesaj. Trebuie să clarificăm dacă:

- este oportună transmiterea mesajului;

- reacţia de răspuns este favorabilă;

- mesajul transmis are şanse să-şi atingă scopul.

Pasul următor în procesul de scriere este clarificarea şi sistematizarea gândurilor în legătură cu materialul pe care am decis că este oportun să-l scriem. Acest proces cuprinde următoarele faze:

- generarea;

- sistematizarea;

- organizarea materialului.

Ultimul pas constă în scrierea propriu-zisă a mesajului, începând cu redactarea lui şi continuând cu editarea şi punerea lui în forma adecvată.

Este extrem de important să conştientizam faptul că a gândi şi a scrie sunt două procese diferite.

În general, etapa de gândire constituie aproximativ 40% din timpul necesar întocmirii unui mesaj scris, iar etapa a doua, de scriere propriu-zisă, restul.

Fig. 2.2. Stuctura procesului de realizare a mesajului

Comunicarea în scris ajută oamenii să devină mai sistematici în gândire. Studierea atentă a semnificaţiei, pentru a cunoaşte precis nuanţele, este o condiţie a calităţii mesajului.

  1. Comunicarea non-verbală

În comunicarea orală (directă, faţă în faţă), oamenii transmit mesaje prin intermediul expresiilor faciale, modulaţiilor vocii, gesturilor şi a posturii corpului. Adesea nu suntem conştienţi de gesturile noastre şi de efectele pe care le au acestea asupra interlocutorului.

În cadrul comunicării non-verbale putem să analizăm şi mediul în care are loc comunicarea. Este foarte important să ştim în ce mediu poate avea loc un dialog sau altul. Ambientul contribuie la o bună desfăşurare a şedinţelor sau întrevederilor de orice fel.

Atât acţiunile înfăptuite cât şi cele nerealizate transmit un mesaj. Managerul care uită să mulţumească unui subordonat sau să se ţină de o promisiune, comunică ceva.

Pentru a înţelege importanţa şi complexitatea comunicării prezentăm mai jos principalele canale de comunicare:

CANALELE DE COMUNICARE

  1. A) Prezentare 2.3.

 

Exemple şi caracteristici

Avantaje

Dezavantaje

Poştă

Scrisori, memo-uri, rapoarte

înregistrări permanente. Mesaje consecvente către toţi primitorii. Pot fi citite şi li se poate răspunde la momentul potrivit.

Necesită spaţiu de depozitare. Lipsa implicării personale. Volum excesiv. Răspuns întârziat

Mijloace electronice

Mesaje e-mail, fax-uri, conferinţe video

Rapide, cu un consum redus de hârtie, răspunsul poate fi imediat dacă receptorul se află pe linie. adesea costă mai puţin decât trimiterile poştale.

Posibil numai între cei care fac parte din reţea. Pericolul scurgerii de informaţii confidenţiale

Întruniri

Întâlnirea a două sau mai multe persoane.

Formale-Neformale Planificate-Neplanificate Structurate-Nestructurate

Mecanisme efective de concentrare a eforturilor pentru transmiterea informaţiilor, soluţionarea problemelor, documentarea deciziilor etc. Pot asigura angajarea grupului faţă de obiectivele stabilite.

Consum mare de timp Nu toate discuţiile prezintă importanţă pentru toţi participanţii. Dacă nu sunt structurate pot fi manevrate în scopul evitării luării unor decizii.

Convorbiri telefonice

Modalitate concretă, imediată şi directă de transmitere sau obţinere de informaţii

Se poate obţine un răspuns imediat.

Asigură un tip de contact personal

Nu se fac înregistrări scrise.

Nu permit feed-back vizual

Faţă în faţă

Cel mai utilizat şi obişnuit canal de comunicare. Canalul cel mai preferat

Cel mai utilizat şi obişnuit canal de comunicare. Canalul cel mai preferat

Consum de timp.

 Nu se fac înregistrări scrise

Comparaţie comunicare orală-scrisă:

Tab. 2.4.

COMUNICAREA ORALĂ

COMUNICAREA SCRISĂ

• Grad ridicat de personalizare

• Grad ridicat de formalizare

• Feed-back imediat

• Feed-back întârziat

• Nu se înregistrează

• înregistrare permanentă

• Eficienţă pentru mesaje simple

• Eficienţă pentru mesaje complexe

• Pierdere acurateţe

• Păstrare acurateţe

• Informaţie non-verbală disponibilă

• Informaţie non-verbală indisponibilă sau redusă

 

Loading...