Etapele elaborării şi conţinutul unui plan de afaceri

Detalii: Categorie: Management; Publicat: 19 Noiembrie 2019; Accesări: 8901

În vederea realizării planului de afaceri eficient este necesară cunoaşterea unor elemente caracteristice societăţii comerciale (dacă afacerea urmează a se desfăşura în cadrul acesteia), respectiv a cât mai multor informaţii aferente istoricului şi misiunii societăţii comerciale, strategiei, scopurilor şi obiectivelor urmărite, mijloacelor de realizare a acestora etc.

Abordarea corectă a unui plan de afaceri trebuie să urmărească:

analiza-diagnostic a situaţiei economico-financiare a societăţii comerciale;
identificarea şi stabilirea poziţiei pe care doreşte să se situeze societatea comercială în mediul ambiant, respectiv stabilirea misiunii, a obiectivelor urmărite şi a avantajului competitiv al produsului/serviciului nou realizat;
determinarea modalităţilor concrete de a ajunge în situaţia dorită, respectiv stabilirea strategiei cea mai adecvată pentru realizarea obiectivelor.

Specialiştii[1] apreciază că elaborarea unui plan de afaceri pertinent presupune parcurgerea a două etape şi anume:

Etapa I : culegerea datelor şi a informaţiilor necesare;

Etapa a II-a: sistematizarea acestora.

În cadrul primei etape, se vor culege o serie de date şi informaţii referitoare la:

afacere – determinarea, cu claritate, a ceea ce se doreşte a fi realizat;
piaţă - căror clienţi li se va adresa viitoarea afacere (respectiv, nevoile şi doleanţele exprimate de aceştia); care vor fi potenţialii concurenţi; care este cota de piaţă estimată; ce canale de distribuţie vor fi utilizate; etc.;
managementul afacerii - descrierea detaliată a procesului de producţie (în cazul realizării unui produs nou); cine va urmări şi conduce afacerea (manageri, specialişti, alte persoane din societatea comercială);
fondurile financiare necesare – din punctele de vedere ale provenienţei, utilizării şi proiecţiei recuperării acestora.

În cadrul celei de-a doua etape, sistematizarea datelor şi a informaţiilor culese se va realiza în funcţie de scopul şi/sau obiectivele pentru care se întocmeşte planul de afaceri. Spre exemplu, dacă afacerea propusă constă în deschiderea unui mic magazin, planul de afaceri va avea o structură mult mai simplă, comparativ cu situaţia în care afacerea va avea, ca finalitate directă, asamblarea şi comercializarea de computere pe piaţa internă şi internaţională. Dacă planul de afaceri se elaborează în vederea obţinerii unui împrumut bancar, va fi necesară furnizarea unor informaţii cât mai complete nu numai despre întreprinzător, ci şi despre echipa de conducere a viitoarei societăţi comerciale.

În cazul în care vi se solicită prezentarea propriului dumneavoastră plan de afaceri, vă sugerăm să aveţi în vedere, în special, următoarele elemente:

planul de afaceri trebuie să fie cuprinzător, simplu şi concis;
planul de afaceri trebuie să fie adaptat strict necesităţilor pentru care a fost elaborat;
obiectivele stabilite trebuie să fie clare şi convingătoare;
este recomandabilă prezentarea structurată a ideilor, în capitole distincte, care să surprindă aspecte specifice ale afacerii;
nu este suficientă numai cunoaşterea completă a unei afaceri; este foarte important şi modul în care aceasta este prezentată partenerilor de afaceri, pentru a-i convinge;
secretul reuşitei unui plan de afaceri constă în focalizarea eforturilor şi atragerea resurselor disponibile (interne şi/sau externe) pentru atingerea scopului şi/sau a obiectivelor propuse.

Indiferent de forma sau de componentele alese pentru realizarea unui plan de afaceri, cea mai eficientă modalitate de elaborare a acestuia prezintă şi oferă răspunsuri şi soluţii la o serie de întrebări şi probleme care pot apărea în cadrul capitolelor şi/sau al subcapitolelor sale. Iată motivul pentru care prezentăm[2], în continuare, un exemplu de format-tip al unui plan de afaceri, urmat de detalierea fiecărei componente a acestuia, precum şi întrebările şi modalităţile de elucidare a aspectelor considerate ca fiind cele mai importante.

Practic, pentru elaborarea conţinutului oricărui plan de afaceri este necesară redactarea unor documente, în capitolele (secţiunile) distincte aferente acestuia:

Sinteza planului de afaceri. Acest document reprezintă un element „vital” al planului de afaceri şi include, în esenţă, declararea scopului pentru care a fost întocmit. Să nu uităm faptul că planul de afaceri prezentat de noi poate fi unul dintre sutele sau chiar miile de planuri propuse şi evaluate de către instituţiile de creditare abilitate. Valoarea sa va fi apreciată, în primul rând, în funcţie de sinteza prezentată. Astfel, dacă aceasta suscită suficient interes, atunci şi restul documentului va putea fi înaintat, spre analiză, persoanelor în drept. De aceea, este recomandabil ca întocmirea sintezei planului de afaceri să fie realizată numai după elaborarea întregului plan, deşi constituie prima componentă a acestuia. Sinteza planului de afaceri nu trebuie să depăşească 3-5 pagini ca formă de redactare şi maximum 5 minute ca durată de prezentare;
Prezentarea societăţii comerciale. Acest document inclus în planul de afaceri are o importanţă deosebită, mai ales în situaţiile în care este utilizat pentru contactarea unor noi potenţiali parteneri de afaceri, respectiv a: instituţiilor de creditare (pentru acordarea de împrumuturi); investitorilor (în vederea, spre exemplu, a dezvoltării, retehnologizării sau fuzionării societăţii comerciale); viitorilor clienţi (pentru realizarea unor contracte pe termene medii şi/sau lungi); etc. Apare deci firesc ca, înainte de a se decide asupra colaborării cu societatea comercială, potenţialii viitori parteneri de afaceri să cunoască persoanele care le solicită ajutorul şi, de asemenea, să se convingă de faptul că acestea prezintă o înaltă garanţie a realizării profitului. Iată de ce, în cadrul acestui capitol, trebuie formulate răspunsuri la următoarele întrebări:

când a fost înfiinţată societatea comercială şi de către cine?
care este forma juridică de constituire? (S.A. – societate pe acţiuni; S.R.L. – societate cu răspundere limitată; S.R.L.A.U. – societate cu răspundere limitată cu acţionar unic; S.N.C. – societate în nume colectiv; S.C.A. – societate în comandită pe acţiuni; S.C.S. – societate în comandită simplă);
unde se află sediul şi/sau filialele societăţii comerciale?
datele de înregistrare la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului Român şi la Direcţia Generală a Finanţelor Publice;
care este natura capitalului societăţii (particular, de stat, străin, mixt)?
dacă viitoarea afacere este o societate comercială pe acţiuni: care este numărul acţionarilor? cine sunt aceştia? cum sunt împărţite acţiunile? cum sunt reprezentaţi acţionarii în Consiliul de Administraţie?
există contracte de colaborare sau societăţi mixte cu parteneri străini?
care este tipul activităţii desfăşurate, conform datelor de înregistrare la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului Român? (producţie, servicii, comerţ, construcţii, agricultură)

Descrierea afacerii. În acest al treilea document component al planului de afaceri trebuie precizat, cât mai sugestiv, ce doleanţe ale viitorilor potenţiali clienţi doreşte întreprinderea să satisfacă. Iată de ce este necesară găsirea unor relaţii logice între modalităţile în care este percepută afacerea de către proprietarul ei şi cele în care cred viitorii potenţiali clienţi că ar trebui să acţioneze societatea comercială respectivă pentru a fi capabilă să le satisfacă exigenţele şi/sau doleanţele. În acest context, iată câteva dintre principalele întrebări la care trebuie formulate răspunsuri:

- din perspectiva proprietarului:

Ce produse/servicii apreciaţi că veţi putea vinde?
Ce produse/servicii credeţi că vă vor aduce cel mai mare profit?

- din perspectiva clienţilor:

Ce produse/servicii doresc să cumpere aceştia?
Care este produsul/serviciul cel mai dorit?

Dacă răspunsurile la aceste întrebări vor fi convergente, se poate considera că afacerea propusă are şanse mari de reuşită.

De asemenea, menţionăm faptul că descrierea afacerii poate fi abordată şi din perspectiva a două componente fundamentale ale strategiei oricărei societăţi comerciale, respectiv: misiunea societăţii comerciale şi obiectivele strategice ale acesteia.

Astfel, misiunea societăţii comerciale reprezintă o proiecţie a ceea ce îşi propune aceasta să devină, atât pe termen mediu, cât şi pe termen lung. Declararea misiunii societăţii comerciale are rolul de a oferi salariaţilor, clienţilor şi acţionarilor acesteia atât o identitate distinctă, cât şi o mai bună înţelegere a direcţiilor de evoluţie deoarece pune, faţă în faţă, două aspecte fundamentale: ce este, în prezent, societatea comercială şi ce ar trebui ea să devină, în viitor. Formularea misiunii societăţii comerciale implică luarea în considerare a trei elemente determinante: mediul ambiant, resursele interne disponibile şi potenţialii clienţi.

Obiectivele strategice ale societăţii comerciale[3] reprezintă totalitatea rezultatelor pe care aceasta doreşte să le obţină prin realizarea misiunilor asumate. Din această perspectivă, ele se constituie în puncte de referinţă pentru urmărirea evoluţiei activităţii societăţii comerciale;

Viitoarea echipă managerială şi resursele umane ale societăţii comerciale. Toate informaţiile referitoare atât la viitoarea echipă managerială, cât şi, în general, la resursele umane sunt de o maximă importanţă nu numai pentru viitorii parteneri de afaceri, ci şi pentru managerul societăţii comerciale. În primul caz, instituţiile de creditare, investitorii etc. examinează, cu maximă atenţie, calităţile şi experienţa celor care conduc În acest context, o afacere „slabă”, dar condusă de o echipă managerială foarte bună este mai sigură şi, deci, preferabilă uneia promiţătoare, dar condusă de o echipă de manageri de „mâna a doua”. În cel de-al doilea caz, planul de afaceri se va putea constitui într-un veritabil şi util ghid al acţiunilor întreprinzătorului.

Informaţiile necesare completării acestui capitol al planului de afaceri provin din răspunsurile la următoarele întrebări:

Care este structura organizatorică a societăţii comerciale?
Cine va conduce afacerea?
Câţi angajaţi are societatea comercială?
Care este politica societăţii comerciale în domeniul resurselor umane?
Sunt prevăzute noi concedieri/angajări?
Sunt necesare specializări ale resurselor umane existente? Dacă nu, sunt prevăzute angajări de persoane specializate în acest domeniu? Care sunt sursele de recrutare vizate?
Care va fi programul de lucru al angajaţilor?
Ce metode de motivare a angajaţilor vor fi utilizate?
Este necesară apelarea la consultanţi externi? Dacă da, la care?

În vederea completării informaţiilor necesare elaborării acestui capitol al planului de afaceri, este necesară parcurgerea următoarelor faze:

întocmirea unei liste nominale cu membrii echipei manageriale;
prezentarea, pentru fiecare membru al echipei manageriale, a unui CV;
prezentarea structurii resurselor umane ale societăţii comerciale, inclusiv a colaboratorilor

Definirea stării de spirit Pentru orice plan de afaceri, definirea pieţei reprezintă componenta cea mai importantă şi, totodată, cel mai dificil de elaborat. Aceasta trebuie să ia în considerare următoarele elemente: piaţa/ pieţele-ţintă; concurenţii actuali şi/sau cei potenţiali; strategia de marketing propusă; principalele avantaje competitive ale produselor/serviciilor propuse.
- pieţele-ţintă ale unei societăţi comerciale sunt reprezentate de viitorii potenţiali clienţi potenţiali ai acesteia. Pentru a putea identifica o piaţă-ţintă este necesară realizarea unei „segmentări” a pieţei. Identificarea varietăţii de segmente[4] din care este alcătuită piaţa, ne oferă „cheia” înţelegerii modului în care societatea comercială îşi va adapta, cât mai dinamic, propria-i activitate la cerinţele pieţei. Pătrunderea pe aceste pieţe presupune găsirea combinaţiei optime a următoarelor variabile ale mixului de marketing: produsul/serviciul, preţul, distribuţia şi promovarea acestuia;
- concurenţii actuali şi cei potenţiali. Pentru a putea avea o imagine cât mai exactă a situaţiei tuturor concurenţilor cu care se va confrunta pe piaţă societatea comercială, se apreciază că este necesară identificarea acestora. În general, situaţiile concurenţiale în care se poate afla o societate comercială sunt următoarele: concurenţă frontală directă (când şi alte societăţi comerciale au aceeaşi „percepţie”, atât asupra unei nevoi a clientelei, cât şi asupra concepţiei produsului, a poziţiei pe care acesta urmează să o ocupe pe piaţă, a promovării lui etc.); concurenţă frontală prin variante (percepţia asupra nevoilor clienţilor este identică dar diferă, foarte mult concepţia, poziţionarea şi promovarea produsului); concurenţă de substituţie închisă (cererea este instabilă, clienţii având posibilitatea să îşi schimbe modalitatea de satisfacere a nevoii). Cele mai uzuale întrebări care pot apărea în cadrul acestui capitol pot fi:

Care sunt principalii dumneavoastră concurenţi?
Ce calitate au produsele/serviciile lor?
Ce reputaţie au concurenţii?
Care sunt clienţii acestora? Sunt fideli?
Care este reţeaua de distribuţie utilizată?
Cât de mare este segmentul de piaţă deţinut de aceştia?

Identificarea concurenţilor actuali şi a celor potenţiali este urmată de o analiză a lor, respectiv de:

stabilirea elementelor capabile să genereze şi/sau să amplifice succesul societăţii comerciale pe piaţă, respectiv: mijloace de producţie noi şi/ sau modernizate; metode de muncă avansate; resurse umane specializate; apartenenţa la un grup industrial şi/sau comercial puternic dezvoltat; un patron dinamic; etc.;
determinarea principalelor restricţii impuse concurenţilor (un singur client; un singur furnizor; o anumită reglementare; localizarea societăţii comerciale în raport cu piaţa; o reţea de distribuţie deficitar condusă; etc.;
analiza rezultatelor obţinute de concurenţi: cifra de afaceri pe produs şi/sau gamă de produse; volumul vânzărilor şi influenţa sa asupra nivelului preţurilor de vânzare; situaţia resurselor umane disponibile; investiţiile făcute şi influenţa acestora asupra volumului producţiei şi a costurilor de producţie; etc.;
prefigurarea viitorului societăţilor comerciale concurente, realizabilă cu ajutorul cataloagelor şi/sau al documentaţiilor de specialitate, spoturilor publicitare sau promoţionale ale produselor şi/sau ale societăţii comerciale, articolelor apărute în presă, reportajelor de televiziune privind întreprinderea etc.
- strategia de marketing. Pentru realizarea unei strategii de marketing cât mai eficiente este necesară luarea în considerare două elemente, respectiv a poziţiei societăţii comerciale în mediul concurenţial existent şi a perspectivelor domeniului său de activitate;
- principalele avantaje competitive ale produselor/serviciilor propuse, respectiv realizarea unor produse/servicii superioare dintr-un punct de vedere semnificativ pentru clienţii cărora li se adresează, comparativ cu cele ale societăţilor comerciale concurente (preţ scăzut, calitate superioară, caracteristici noi, servicii post-vânzare etc.)

Prezentarea produselor/serviciilor. În cadrul acestui capitol este necesară identificarea principalelor caracteristici socioeconomice ale produselor/ serviciilor propuse, fapt care presupune identificarea răspunsurilor pentru următoarele întrebări:

Care este produsul/serviciul propus?
Ce necesitate satisface acesta (nevoie vitală, modă etc.)?
Care sunt principalii furnizori ai societăţii comerciale şi în ce proporţii asigură ei materiile prime necesare acesteia? Există contracte pe termen lung privind asigurarea cu materii prime şi materiale?
Care este forma juridică de constituire a furnizorilor principali? Există posibilitatea intervenţiei anumitor factori perturbatori în procesul de aprovizionare (privatizarea acestora, fuzionarea cu alte societăţi comerciale, schimbarea domeniului de activitate etc.)?
Există şi alte surse disponibile de furnizare a materiilor prime?
Care este modalitatea de plată apelată de furnizori?
La ce preţuri va fi vândut produsul/serviciul propus?
Care este profitul previzionat pentru produsul/serviciul respectiv?

Informaţii financiare. Unul dintre cele mai importante scopuri ale planului de afaceri este acela de a prezenta rezultatele financiare prognozate pentru activitatea ce se va desfăşura. Planul de afaceri trebuie să arate viitorilor investitori sau creditori de ce este eficient să investească în afacerea propusă, să le prezinte schema de recuperare a fondurilor etc. În general, informaţiile financiare sunt grupate în următoarele subcapitole:

7.1 informaţii financiare privind activitatea trecută a societăţii comerciale. În acest subcapitol trebuie oferite date şi informaţii care să facă posibilă o diagnosticare financiară generală a situaţiei societăţii comerciale, respectiv:

bilanţurile contabile ale ultimilor trei ani;
situaţia veniturilor şi a cheltuielilor din ultimii trei ani;
contul de profit/pierderi pentru ultimii trei ani;
situaţia creditelor existente (dacă este cazul);
calculul indicatorilor de bonitate[5]

7.2 planul de finanţare a afacerii şi previziunile financiare aferente perioadei de rambursare a creditului. Sursele de finanţare a afacerii se asigură fie din capital propriu (caz în care este necesară prezentarea calculului amortismentelor), fie din credite bancare (situaţie în care se va prezenta graficul de eşalonare a rambursării creditelor). În vederea întocmirii planului de finanţare a afacerii sunt necesare unele date, ca:

estimarea contului de profit şi pierdere pentru anul în curs şi pentru viitorii trei ani;
fluxul de numerar previzionat pentru perioada următoare (trei ani) şi situaţia veniturilor şi a cheltuielilor atât pentru afacerea propusă, cât şi pentru întreaga activitate a societăţii comerciale. Fluxul de numerar va oferi o imagine de ansamblu asupra disponibilităţilor băneşti la începutul perioadei de referinţă, inclusiv a veniturilor şi cheltuielor previzionate. Menţionăm faptul că, pentru primul an de activitate a societăţii comerciale, fluxul de numerar va fi prezentat aferent fiecărei luni calendaristice;
bilanţul previzionat pentru următorii trei ani.

7.3 informaţii privind activitatea viitoare a societăţii comerciale. Acestea sunt strict necesare pentru aprecierea viabilităţii financiare a afacerii sau a investiţiei preconizate. Printre informaţiile care sunt prezentate, amintim:

calculul ratei interne de rentabilitate financiară a investiţiei, care este aferentă ratei de actualizare pentru care venitul net actualizat este egal cu zero. Afacerea va fi viabilă financiar doar în situaţia în care valoarea ratei interne de rentabilitate financiară este egală cu sau mai mică decât valoarea rentabilităţii marginale a capitalului (costul de substituţie a capitalului);
calculul ratei curente a lichidităţii;
calculul serviciului previzionat al datoriei;
analiza pragului de rentabilitate. În context, reamintim faptul că pragul de rentabilitate a unei societăţi comerciale reprezintă acel nivel al activităţii de la care societatea comercială începe să obţină profit. Calculul acestui indicator impune determinarea nivelului minim al producţiei pentru care sunt acoperite costurile şi pentru care profitul este zero. Menţionăm faptul că nivelului valoric al volumului producţiei astfel determinat i se poate aplica un „test de sensibilitate”, în funcţie de diferitele preţuri ale produsului propus.

[1] J. Allen (coord.) - Ghidul întreprinzătorului particular, Ed. Tehnică, 1994, pg.38-39

[2] menţionăm că această abordare nu se doreşte a fi exhaustivă, ea cuprinzând numai o parte dintre

punctele-cheie ale unui plan de afaceri „câştigător”

[3] cf. cu O. Nicolescu şi I. Verboncu – Management, Ed. Economică, 2003, p. 183, Peter Drucker identifică şapte tipuri de obiective strategice: 1. poziţia pe piaţă a întreprinderii; 2. inovarea; 3. productivitatea; 4. resursele financiare şi logistice; 5. profitul; 6. atitudinea şi performanţele angajaţilor; 7. responsabilitatea publică a întreprinderii

[4] structurate după criterii specifice modului de manifestare a cererii, cum sunt: natura cumpărătorului (persoană fizică sau juridică); nivelul veniturilor; comportamentul cumpărătorului; etc.

[5] aceşti indicatori vor fi prezentaţi, pe larg, în conţinutul capitolului 4.5