1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Oferta este scrisoarea de iniţiativă sau de răspuns la o cerere de ofertă, prin care ofertantul face cunoscut, unor potenţiali clienţi (persoane fizice sau juridice), că pune, la dispoziţia acestora, mărfuri sau servicii în anumite condiţii.

În mod uzual, ofertele se transmit prin:

  • poştă;
  • fax;
  • e-mail;
  • în cadrul reclamei comerciale, prin;
    • presă;
    • radio;
    • televiziune;
    • afişaj;
    • reprezentanţi speciali (curieri);
    • intermediul telefonului (numai în cazul în care, în prealabil, a fost realizată o înţelegere, pe baza unor discuţii între partenerii de afaceri).

Cu cât oferta cuprinde mai multe elemente precis formulate, cu atât obligaţiile pe care şi le asumă ofertantul sunt mai numeroase şi mai stricte.

Tipuri de ofertă

Din punct de vedere comercial, pot exista patru categorii de oferte, respectiv:

  • oferta nesolicitată - o scrisoare expediată de ofertant, din propria iniţiativă a acestuia, adresându-se unor clienţi cunoscuţi sau necunoscuţi;
  • oferta solicitată - răspunsul la o cerere de ofertă;
  • oferta repetată - în situaţia în care este reînnoită o ofertă mai veche sau se transmite o variantă a acesteia;
  • oferta la contraofertă - se practică în situaţiile în care clientul răspunde la o ofertă anterioară printr-o contraofertă, în care acesta acceptă doar o parte din marfa oferită sau din condiţiile menţionate.

Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaţiilor asumate de ofertant, pot fi întâlnite:

  • oferta fermă, respectiv cea asupra căreia vânzătorul nu mai poate reveni. În cazul în care destinatarul a acceptat o ofertă fermă, aceasta devine obligatorie pentru ambele părţi şi dobândeşte valoare contractuală. În acest caz, nu se mai încheie contract de vânzare-cumpărare între părţi, comenzile şi execuţia acestora, făcându-se pe baza respectivei oferte (o scrisoare expediată, din proprie iniţiativă, de către ofertant, acesta adresându-se unor clienţi cunoscuţi sau necunoscuţi);
  • oferta fără clauze speciale, respectiv acea ofertă care, chiar dacă nu include precizări privind o anumită dată pentru primirea comenzii sau alte îndatoriri deosebite, generează obligaţii, de o parte şi de alta, astfel:
  1. atunci când oferta este prezentată unei persoane (inclusiv telefonic sau prin fax), aceasta trebuie să o accepte imediat sau să o decline. În caz contrar, oferta se „stinge”;
  2. oferta prezentată printr-o scrisoare este considerată valabilă într-un interval de timp suficient, pentru a se trimite o comandă sau orice alt tip de răspuns. În cazul corespondenţei poştale, acest interval este de 7-14 zile;
    • oferta cu termen este practicată în situaţia în care ofertantul nu dispune de certitudinea că poate asigura aceleaşi condiţii, dincolo de o anumită limită de timp. În acest caz, el va menţiona un termen în intervalul căruia oferta rămâne valabilă (spre exemplu: „Preţurile sunt valabile până la data de 31 decembrie a.c., inclusiv”);
    • oferta necondiţionată, respectiv cea care evită asumarea oricărui tip de angajamente, menţionându-se în mod explicit clauza de neobligativitate (spre exemplu: „Oferta este valabilă în limita stocului disponibil”).

Pentru a produce efecte juridice, o ofertă trebuie să îndeplinească o serie de condiţii, printre care:

  • să fie completă (să conţină toate datele esenţiale viitoarei înţelegeri: obiectul, determinări cantitative şi calitative, preţ, alte clauze);
  • să fie fermă;
  • să fie neechivocă (să exprime clar, fără dubiu, voinţa ofertantului de a încheia contractul, în eventualitatea acceptării ofertei);
  • să fie exprimată în scris sau verbal (se recomandă ca ofertele exprimate verbal să fie dublate de o ofertă scrisă; în acest fel va exista un document de referinţă, în caz de litigiu).

În funcţie de conţinutul său, oferta poate fi generală (atunci când se adresează unui beneficiar fără obiect precis) şi specială (când are obiectul bine precizat, fiind transmisă unui singur beneficiar şi conţinând o descriere amănunţită a produselor, termenele de livrare, preţul etc.).

Orice ofertă trebuie să conţină:

  • elemente de identificare a ofertantului;
  • denumirea exactă a produselor/serviciilor;
  • descrierea detaliată a mărfii şi caracteristicile acesteia (eventual, fiind însoţită de mostre);
  • date referitoare la calitatea produselor/serviciilor;
  • cantitatea ce poate fi livrată, greutatea şi/sau volumul acestora;
  • preţul, cu menţiunea dacă cheltuielile de transport şi ambalaj sunt incluse în acesta. Se poate indica preţul total sau preţul în detaliu, pentru anumite cantităţi. Se pot acorda, clienţilor, diferite reduceri de preţ, şi anume: rabatul (reducerea de preţ acordată pentru acceptarea unei anumite cantităţi de marfă, fie clienţilor fideli (rabatul de fidelitate), fie distribuitorilor (rabatul comercial), fie în legătură cu diverse prilejuri – rabatul special; bonusul - rabat acordat ulterior realizării tranzacţiei, spre exemplu, la sfârşit de an, în funcţie de atingerea unui anumit nivel al vânzărilor; discountul - reducerea sumei debitoare cu un anumit număr de puncte procentuale, ca stimulent pentru efectuarea plăţii într-un anumit termen);
  • termenul de livrare;
  • condiţiile de livrare;
  • condiţiile de plată;
  • precizări referitoare la locul livrării (inclusiv asigurări);
  • durata de valabilitate a ofertei;
  • ambalajul aferent mărfurilor oferite;
  • data elaborării ofertei şi semnătura împuternicitului organizaţiei ofertante.

Anularea ofertei poate interveni într-una din următoarele situaţii:

  • oferta este revocată înainte de a ajunge la destinatar;
  • destinatarul nu acceptă unul sau mai mulţi termeni ai ofertei;
  • ofertantul intră în incapacitate de plată;
  • destinatarul nu se exprimă înainte de expirarea termenului de acceptare.

Limbajul şi forma scrisorii de ofertă

Oferta trebuie redactată clar şi amănunţit, astfel încât să se prevină eventualele întrebări ale clientului.

Indiferent de tipul de ofertă, structura textului este valabilă pentru majoritatea ofertelor. În partea introductivă se fac referiri la cererea de ofertă sau la condiţiile în care a fost obţinută adresa destinatarului şi se exprimă satisfacţia de a stabilii relaţii comerciale cu respectiva organizaţie. Tot în paragraful introductiv trebuie inclusă şi motivarea expedierii ofertei.

Faţă de cererea de ofertă, componenta nou apărută o constituie paragraful publicitar. Acesta nu se regăseşte în conţinutul tuturor ofertelor însă, acolo unde este prezent, conferă textului o calitate suplimentară, trezind interesul celui căruia îi este adresată oferta, prin includerea unor informaţii suplimentare referitoare la produsele /serviciile oferite.

În încheierea textului regăsim, ca şi în cazul cererii de ofertă, exprimarea convingerii de a primi un răspuns, cu scopul încheierii contractului.

În textul ofertei:

  • formulările trebuie să fie scurte şi clare. În cazul existenţei unor texte mai lungi, este recomandabilă utilizarea unor „tipare”, de genul formulărilor-standard, aplicabile oricărui text de ofertă;
  • trebuie incluse:
  • date referitoare la titlul şi numărul ofertei;
  • date de identificare a ofertantului;
  • date de identificare a clientului;
  • formula de adresare (spre exemplu, în cazul necunoaşterii destinatarului, se poate apela la formula „Stimate Doamne, Stimaţi Domni,”);
  • o introducere, general valabilă sau personalizată, aferentă ofertei (spre exemplu, de genul: „Suntem onoraţi de interesul major manifestat de dumneavoastră pentru produsele/serviciile noastre”;
  • descrierea generală a obiectului ofertei, date despre producător, despre model etc.;
  • o listă cuprinzătoare, incluzând: poziţia şi numărul articolului; numărul de bucăţi; descrierea articolului; etc;
  • date despre condiţiile de livrare şi cele de plată, regulile de comerţ avute în vedere etc.;
  • exprimarea convingerii realizării unui parteneriat durabil şi eficient, în interesul ambelor părţi;
  • exprimarea mulţumirii pentru solicitarea de ofertă (în încheiere);
  • data şi semnătura;
  • opţional, un formular care să poată fi completat de destinatar cu titlu de comandă.

Oferta cu tentă publicitară

Există situaţii în care noţiunile de reclamă şi ofertă îşi suprapun înţelesurile. Spre exemplu, cine redactează o ofertă pentru a răspunde unei solicitări face, mai mult sau mai puţin evident, reclamă pentru firma sa şi pentru produsele acesteia.

Ofertele nesolicitate sunt scrisori de reclamă, care cuprind o ofertă.

Indiferent dacă se trimit oferte solicitate sau nesolicitate de clienţi, tehnicile utilizate pentru a face reclamă ascunsă sunt, practic, aceleaşi, şi anume:

  • descrierea amănunţită a produselor/serviciilor oferite, folosind, fără reţinere, un stil publicitar agresiv;
  • se dă curs solicitării clientului, dar i se oferă şi alternative (după ce am prezentat oferta solicitată, este util să îi prezentăm clientului şi o altă opţiune. Chiar dacă acesta va constata că i-ar plăcea mai mult ceea ce îşi dorise iniţial, clientul va fi încântat că a avut de ales şi va aprecia acest lucru);
  • adăugarea de cataloage, broşuri etc. despre firma noastră şi realizările ei. Este un mod facil de a răspândi informaţii şi date în scop publicitar.

Cu toate avantajele pe care le poate aduce o ofertă cu tentă publicitară, este recomandabil să nu exagerăm. Astfel, spre exemplu, nu trebuie adăugate, în exces, reclame suplimentare textului, mai ales în cazul răspunsurilor expediate clienţilor vechi, care sunt, deja, convinşi de calitatea produselor/serviciilor noastre.

Formulări specifice ofertei:

1) Formulări introductive pentru:

  1. a) oferta solicitată:
  • Vă mulţumesc pentru:

- cererea dumneavoastră de ofertă din …”;

- scrisoarea dumneavoastră din …”;

- interesul manifestat pentru produsele/serviciile noastre”;

  • Răspunzând cererii (scrisorii) dumneavoastră din data de…”;
  1. b) oferta nesolicitată:
  • Avem plăcerea să…”;
  • Suntem încântaţi să…”;
  • Prin prezenta, …”;

2) Formule de încheiere:

  • Suntem convinşi că oferta noastră va satisface cerinţele dumneavoastră /va prezenta interes pentru dumneavoastră”;
  • Suntem convinşi că:

- veţi accepta oferta noastră;

- ne veţi transmite comanda dumneavoastră”.

Este recomandabil ca acceptarea ofertei să fie exprimată în scris, explicit sau implicit (tacit), într-o formă din care să decurgă consimţământul în raport cu oferta.

Acceptarea explicită constituie comunicarea, în scris, a confirmării adresate ofertantului, făcându-se referire globală la „… oferta care ne-a parvenit prin adresa dumneavoastră numărul…, din data de…” sau punct cu punct, menţionându-se aceleaşi date de identificare a ofertei. 

Acceptarea implicită este expedierea unei comenzi pe adresa ofertantului, în termenii propuşi de acesta.

Loading...