Ca rezultat al analizării ofertei (eventual, după acceptarea acesteia şi semnarea contractului aferent), cumpărătorul va transmite ofertantului comanda sa de produse/ servicii, de regulă prin:
- formularul de comandă-tip;
- scrisoarea de comandă, înregistrată sau recomandată;
- ambele de mai sus, situaţie în care scrisoarea va avea, ca scop, precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor instrucţiuni ale cumpărătorului;
- returnarea ofertei sau a facturii proforma, semnată şi de cumpărător;
- fax sau e-mail.
Din punct de vedere juridic, comanda are caracter de obligativitate, sens în care de o deosebită importanţă sunt claritatea şi precizia formulărilor apelate.
Scrisoarea de comandă include toate elementele unei scrisori oficiale: antet, numele şi adresa destinatarului, număr de ordine după specificaţia actului (comanda numărul… , din data de…).
Textul oricărui tip de comandă va trebui să includă: enumerarea produselor/ serviciilor ce urmează a fi livrate; simbolul acestora; unitatea de măsură; cantitatea; preţul unitar; valoarea totală; termenul de livrare; modalitatea de plată; modul de expediere; etc. Insistăm asupra faptului că una dintre principalele calităţi ale comenzii trebuie să o constituie precizia, de aceea scrisoarea trebuie să cuprindă toate datele necesare identificării produsului/serviciului).
În cazul în care comanda ţine loc de contract (spre exemplu, pentru produsele /serviciile de mică valoare) ea va trebui să includă toate elementele contractului.
În situaţia în care, pentru elaborarea comenzii, beneficiarul solicită o serie de date suplimentare faţă de cele cuprinse în ofertă, furnizorul va comunica eventualele modificări ale ofertei, făcând precizări care nu au fost, iniţial, cuprinse în ofertă.
CONFIRMAREA COMENZII
Imediat ce furnizorul a primit comanda, este necesară confirmarea acestui lucru, către beneficiar.
Există mai multe posibilităţi de redactare a confirmării comenzii (de răspuns la comandă), şi anume:
- furnizorul este de acord să execute comanda integral, neavând nici un fel de obiecţii asupra conţinutului acesteia;
- furnizorul nu acceptă, integral, comanda;
- furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului.
Confirmarea comenzii trebuie să:
- fie transmisă imediat ce a fost primită comanda;
- exprime mulţumiri pentru elaborarea comenzii;
- specifice numărul şi data comenzii;
- repete elementele esenţiale ale comenzii, pentru a evita orice neînţelegere;
- asigure cumpărătorul de respectarea tuturor indicaţiilor sale cu privire la derularea comenzii;
- specifice data expedierii.
În cazul în care comanda clientului necesită unele lămuriri suplimentare, în scrisoarea de răspuns a furnizorului se vor solicita respectivele lămuriri deşi, în acest caz, furnizorul se va afla (nu din vina sa) în situaţia de a întârzia efectuarea livrării şi de a creşte costurile cu corespondenţa.
Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lămuriri trebuie să aibă un ton cât mai amiabil ca, spre exemplu:
„…Vă mulţumim pentru comanda dumneavoastră nr. …, din data de… .
În scopul onorării comenzii, vă adresăm rugămintea de a ne furniza detaliile aferente sortotipodimensiunilor alese.
Termenul de livrare este IMEDIAT, la data la care vom intra în posesia răspunsului dumneavoastră…”.