Compartimentului secretariat îi revin atribuţii globale din care se extrag şi se detaliază sarcini pentru fiecare lucrător. Atribuţiile şi sarcinile unei secretare depind de structura şi domeniul de activitate al organizaţiei respective şi sunt cuprinse în fişa postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitatea de secretariat, (in cazul în care funcţionează ca un serviciu autonom), ea include următoarele atribuţii şi sarcini :
- § executarea lucrărilor de registratura generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură.
- § lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate; lecturarea corespondenţei primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării corespondenţei primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenţei cu materialul de bază; pregătirea corespondenţei pentru expediere, predarea la registratură sau expedierea directă, după caz, asigurarea transportului corespondenţei prin organizarea muncii curierilor.
- § atribuţii de documentare: detectarea surselor interne şi externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea şi asigurarea unei bune funcţionări a arhivei unităţii.
- § scrierea rapidă, stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele, întâlnirile de afaceri, stenografierea după dictare (şi la telefon), transcrierea setnogramelor.
- § multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maşina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarbă), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea maşinilor de copiat, corectarea greşelilor, cunoaşterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.
- § traduceri şi retroversiuni de acte, corespondenţă, materiale documentare, cunoaşterea unei limbi străine de circulaţie internaţională scris şi vorbit.
- § probleme de protocol şi relaţii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desfăşurarea în bine condiţii a întâlnirilor cu persoane din afără instituţiei, primirea vizitatorilor şi a partenerilor de afaceri, cunoaşterea, documentarea în ceea ce priveşte regulile de comportament şi protocol specifice ţării din care vine partenerul, pregătirea corespondenţei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
- § evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal (secretara întocmeşte referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ţine evidenţa orelor suplimentare, concediilor, evidenţa delegaţiilor, a deplasărilor şi a evenimentelor profesionale.
- § pregătirea călătoriilor de serviciu ale şefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obţinerea vizei (dacă este cazul), pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie să se întâlnească şeful şi stabilirea programului.
- § cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maşina de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaşterea tehnoredactării computerizate şi a programelor pentru aceasta.
- § organizarea sistemului informaţional: primirea prelucrarea şi transmiterea informaţiilor.
- § întocmirea contabilităţii primare a firmei
- § primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice
- § organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare.
- § difuzarea în unitate a deciziilor şi instrucţiunilor cu caracter de circulată.
- § preluarea de la şefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilităţi persoanelor din subordine.
- § perfecţionarea permanentă din punct de vedere profesional.
- § supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilităţilor fiecăruia şi stabilirea responsabilităţilor.
- § respectarea disciplinei muncii.
Exercitarea atribuţiilor de către un compartiment presupune exercitarea responsabilităţilor, a prerogativelor dar şi competenţa în a le realiza.
Competenţa celor care lucrează în compartimentele de secretariat se concretizează în a fi:
- § un bun stenograf - să poată transmite şi transcrie exact ceea ce i se dictează;
- § un dactilograf îndemânatic, scriind fără greşeli de tastare şi limbă;
- § un bun corespondent, folosind o limbă corectă şi bogată în conţinut;
- § un bun specialist în clasarea şi arhivarea actelor, corespondenţei şi documentelor, capabil să le găsească, la nevoie, cu rapiditate;
- § un interpret capabil să discute cu persoane străine, să facă cunoscute ideile reprezentanţilor firmei, să comunice acestora ideile reprezentanţilor firmei, şi să comunice acestora ideile interlocutorilor străini fără denaturări;
- § un bun organizator al sistemului informaţional, capabil să primească, să prelucreze şi să transmită informaţii, precum şi să ţină la zi evidenţele pentru conducere şi celelalte compartimente ale unităţii;
- § un bun traducător, capabil să traducă cu rapiditate un text din/în limba română/limba străină;
- § un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat şi corespondenţă, capabil să înregistreze, repartizeze şi să urmărească rezolvarea corespondenţei primite, să pregătească răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondenţa împreună cu materialul de bază, să întocmească formele de expediere a corespondenţei;
- § un bun organizator al contactelor între conducere şi persoanele din afară şi din interiorul firmei (întâlniri de lucru, şedinţe, conferinţe); capabil să facă oficiul de secretar de şedinţă şi să redacteze procese-verbale;
- § un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze şi să claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fise, etc;
- § un bun specialist în manipularea şi utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maşini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc);
- § un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să le prezinte sub formă de grafice şi tabele;
- § un bun agent de triere şi transmitere a comunicărilor telefonice, capabil să filtreze, limitând până la evitarea totală a caracterului nociv al suprasolicitărilor şi întreruperilor frecvente ale activităţii conducerii în anumite perioade.
- § un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, informări pe baza unor directive generale şi a materialului documentar;
- § un bun specialist pentru controlul şi corectura editorială şi tipografică a materialelor în curs de multiplicare.