Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi în măsura în care se apelează la metodele şi tehnicile acestei discipline în organizarea documentelor şi informaţiei în scopul regăsirii operative, în faza de tratare. Dacă arhivarea se referă la documente a căror problemă a fost tratată, documentarea se referă la adunarea de documente înainte ca problemele să fie tratate.
Secretariatul trebuie să furnizeze operativ orice document sau informaţie conţinută în acestea, atât la solicitările managementului cât şi ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuţiile sale fundamentale în exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bună cunoaştere a tipologiei documentelor pe care le manevrează sub multiple aspecte (forma, conţinut, destinaţie, etc.), precum şi o bună stăpânire a metodelor şi tehnicilor de evidentă, sistematizare clasare şi arhivare.
într-o abordare sistematizată, această activitate poate fi privită din două direcţii, fiecare presupunând particularităţi de acţiune.
- Secretariatul organizează documentele rezultate din activităţile managerului sau ale altor compartimente din organizaţie, în cazul în care funcţionează centralizat, şi gestionează informaţiile conţinute în acestea. în aceasta situaţie are rol pasiv atunci când le primeşte şi activ când le prelucrează şi transmite .
- Secretariatul asigură documentarea managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: cărţi, reviste etc. în aceasta situaţie are rol activ în depistarea surselor interne şi externe precum şi în organizarea şi distribuirea lor, acţiunile având tangenta cu domeniul documentarii ştiinţifice.
1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului în cadrul organizaţiei
Spre deosebire de alte birouri care au funcţii specializate, informaţiile fiind mai omogene şi mai uşor de structurat şi ordonat, în birourile manageriale converg extraordinar de multe şi de diverse informaţii.
Acestea diferă atât în privinţa conţinutului şi a expeditorului, dar şi ca importanţă şi valoare. în plus, aceste informaţii se găsesc pe medii total diferite: hârtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optică (C D-ROM).
De asemenea, cele tradiţionale, pe hârtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, broşuri, pliante, planşe, etc.
Aceste documente se păstrează temporar în biroul secretariatului, într-o structură organizată, în scopul valorificării practice.
Cerinţe generale, în asigurarea condiţiilor de stocare a documentelor: " Posibilitatea de operare simplă şi rapidă;
" Să fie uşor accesibile, adică dulapurile trebuie aşezate într-un loc convenabil
iar dosarele din interior să fie uşor de localizat;
" Rafturile să fie potrivite pentru scrisorile primite, avându-se deci în vedere
volumul, mărimea, şi natura corespondenţei;
" Posibilitatea extinderii, în perspectiva, dacă este necesar;
" Folosirea spaţiului numai pentru documente folosite în mod curent;
" Existenţa unor condiţii de siguranţă privind informaţiile confidenţiale.
Criteriile de organizare trebuie să fie atât de bine cunoscute şi de clare, încât personalul secretariatului să nu se ezite nici o clipa atunci când se îndreaptă spre un dulap, spre un raft şi apoi spre un dosar sau altă unitate de păstrare. Până la etapa de constituire a unităţilor arhivistice, secretariatul trebuie să-şi construiască o strategie zilnica de repartizare a documentelor.
în continuare, vom reda în ordinea priorităţii, câteva strategii de operare, în acest sens.
- Organizarea locurilor de staţionare
Regula coordonatoare: Existenţa prea multor locuri de staţionare îngreuiază regăsirea rapidă a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele în care pot găsi documentele.
într-o primă etapă, trebuie abordată problema distribuirii în spaţiu a documentelor, după criteriile: mediul de înregistrare sau forma de prezentare. în aceasta situaţie, problema este foarte simplă: se vor stabili de la început locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier şi suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.
Este posibil, de asemenea, să existe în sfera de activitate a managementului sau a organizaţiei şi documente audio-vizuale, filme fotografii a căror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, ştiinţific etc.
Probleme deosebite, în privinţa staţionarii documentelor, le ridică, desigur, foile volante, reprezentând documentaţia specifica activităţii administrative.
Multe secretare se confruntă cu problema regăsirii cât mai rapide a acestor documente, întrucât se pot afla adesea în mai multe locuri. De exemplu:
" în teancurile de documente de pe propriul birou care urmează a fi prelucrate în ziua respectiva;
" pe suporţi proprii aşteptând rezolvarea unor probleme sau alte revizii; " în vrafurile de documente de pe birourile şefilor; " în teancul de documente pregătit pentru sortare şi clasare; " în arhiva curenta a compartimentului.
In afara de acestea, informaţiile se pot găsi şi în sistemul de prelucrare automată a datelor.
Se pot evita astfel de situaţii, aplicându-se următoarea strategie, ori de câte ori se ia contact cu un document pentru prima oară:
- Se verifică dacă acesta este important pentru alţii, sau pentru secretariat. Acţiune: a) dacă este important pentru alte persoane din organizaţie va fi transmis imediat, notându-se unde a fost repartizat; b) dacă este important pentru secretariat, vezi 2.
- documentului va fi verificat dacă necesită sau nu prelucrare sau dacă nu prezintă interes şi poate fi deja distrus. Acţiune: cel care nu necesită prelucrare se repartizează direct în arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3;
- va fi analizat sub aspectul urgentei şi priorităţi execuţiei. Acţiune: cel care suporta o planificare, va fi distribuit într-un dosar cu documente în aşteptare iar celelalte vor rămâne la dispoziţie pe birou.
Dacă se procedează astfel, consecvent, un document nu se poate afla decât în trei locuri:
- a) în prelucrare, pe biroul secretarei sau într-un loc rezervat documentelor care au nevoie de tratări ulterioare, fie sub forma de răspuns, fie că generează obligaţii ulterioare periodice, deci documente asupra cărora trebuie să revenim pentru
urmărirea unor probleme. Astfel de documente sunt: corespondenţa, rapoartele de activitate, planurile. în vederea păstrării lor s-au conceput o serie de sisteme.
- în arhiva, unde va fi introdus în unităţile clasate;
- în alt birou, putând fi controlat pe baza notei.
în cazul corespondenţei, aceasta situaţie se rezolvă prin consultarea Registrului de Intrare-Ieşire.
- Reducerea volumului de documente staţionate în birou
Este o operaţiune necesară pentru economisire de timp şi spaţiu. De aceea, după operaţiunile menţionate anterior, secretariatele trebuie să-şi construiască o strategie de a mai diminua din hârtiile rămase. Sunt situaţii în care, prin experienţa practică, este uşor de luat decizii în acest sens.
Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaţii la manifestări care nu prezintă interes pentru organizaţie.
Selecţia devine însă dificilă în cazul informaţiilor care nu sunt atât de evident inutile. Pentru o operare corespunzător în astfel de situaţii, se recomandă consultarea cu consilierul juridic al organizaţiei, cu conducătorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care trebuie să-şi asume în scris aceasta responsabilitate. în urma acestui demers se poate întocmi o listă orientativă în care se vor scrie motivaţiile pentru care trebuie păstrate documentele, şi care va fi consultată ori de cate ori există dubii în privinţa distrugerii anumitor documente, astfel:
" aşa cer forurile legislative
" pot constitui dovezi, demonstraţii sau fundamentări în anumite situaţii ulterioare
" sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare proprie
" concepe noi soluţii sau idei creatoare
" poate fi util în oferirea de servicii clienţilor interni şi externi
" asigura arhivarea, întrucât nimeni nu mai dispune în organizaţie de documentul în cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui.
în vederea păstrării documentelor acţiunile de organizare presupun doua etape:
- Clasarea documentelor - operaţiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de frecventa utilizării se aranjează într-un sistem raţional în condiţii de accesibilitate şi siguranţa, formând arhiva activa.
- D) Arhivarea - operaţie prin care, în momentul ieşirii din uz documentele grupate în unităţi arhivistice, după norme prestabilite, se depun în arhiva de depozit a organizaţiei. * (nota de trimitere la arhivistică).
2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaţiunea prin care documentele care staţionează într-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, planşe, cărţi, periodice, casete diskete, şi alte documente tehnice)se repartizează în grupe omogene, în raport cu anumite criterii şi subcriterii specifice tipurilor de documente.
în practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metodă sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activităţii, de volumul documentelor manipulate.
în cazul documentelor generate de activităţile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre următoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
" Numele organizaţiei emitente
" Nume de persoane şi funcţii responsabile
" Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi
" Număr de înregistrare (la emitent sau destinatar)
" Localitatea (emitentului sau destinatarului)
" Denumirea documentului sau genul (chitanţa, proces - verbal, decizie etc.)
" Probleme sau subiecte (conţinut)
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regăsirea mai simplă a documentelor.
" dacă se optează pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare
cronologica;
" dacă se optează pentru denumirile de organizaţii sau numele de persoane
evidenţiate în documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reţinut, referitor la această etapă: Un sistem de clasare nu se stabileşte după bunul plac al personalului, ci după criterii de eficienţa, conturate în funcţie de cerinţe practice, specifice unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odată stabilit, se va aplica unitar şi continuu. Clasarea cronologică
Această metodă de clasare presupune ordonarea documentelor în dosare, pe măsura ce intră în unitate, cele mai recente plasându-se deasupra celor cu dată mai veche.
Un exemplu clasic, în acest sens, este Registrul de Intrare -Ieşire.
Avantajele sistemului: regăsirea unui document se rezolva rapid, cu condiţia ca solicitantul să cunoască data exactă la care documentul a fost înregistrat.
Sistemul este util, în special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
în cazul corespondenţei curente, aceasta poate fi localizată cu uşurinţă, documentele fiind grupate după data la care s-a lucrat cu ele. Există însă dezavantajul că scrisorile primite şi expediate vizând aceeaşi problemă, să fie despărţite prin repartizarea cronologica. (vezi şi "Constituirea dosarelor*)
[ 11 Dicţionarul Ştiinţelor Speciale ale Istoriei, Bucureşti, 1981, p. 103-104 onel ENACHE , Birotica, Credis, Bucureşti, 2001, pp. 47-49. Clasarea alfabetică
Această metodă de clasare se practică, în special, în instituţiile de administraţie publică cum ar fi primăriile, în firme de export, organizaţii cu sucursale, filiale, unităţi comerciale care au relaţii cu furnizori, clienţi, servicii de personal, organizaţii de asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetică se poate aplica şi în cazul în care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor într-un suport specific de păstrare (dosar, plic, mapa şi alte mecanisme de prindere) ţinându-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizaţiilor emitente, sau la care se referă documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezintă acest sistem, apar în de alegerea cuvântului director pentru ordonare.
Spre orientare generală, putem menţiona sistemul cărţilor de telefon sau al dicţionarelor.
Intrările alfabetice nu se fac la întâmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaţionale elaborate în special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 - 70. Informare şi documentare. Orânduirea în catalogul alfabetic pe nume de autori şi titluri şi în indexuri; STAS 8636 - 85. Informare şi documentare. Reguli de ordonare alfabetica în cataloage şi bibliografii. Principii şi reguli generale.
Trebuie să menţionam, de asemenea, că aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetică automatizată a informaţiilor, deci ele trebuie respectate şi pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni în cazul aplicării acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaţii, nu ridică probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corectă a sistemului, atunci când predomină o astfel de clasare într-o organizaţie, este indicat să existe la dispoziţie aceste Standarde.
Pentru orientare generală, vom reda câteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare în ordonarea alfabetică a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.
- a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetică în cazul numelor de persoane
" Numele de familie, indiferent din câte cuvinte este compus, constituie
întotdeauna cuvântul de ordine sau cuvântul director şi se aşează înaintea prenumelui;
" Ordinea numelor este dată de fiecare literă din cuvânt; în cazul iniţialelor
identice se clasează după a doua literă, dacă şi aceasta este identică, după a treia literă, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
" Prenumele nu se scrie sub forma prescurtată. Iniţiala se foloseşte numai
pentru patronimic.
" în situaţiile în care sunt nume identice, clasarea se face în ordinea iniţialelor
prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.
" în cazul în care există nume şi prenume identice, iniţiala reprezentând
numele tatălui va fi luată în consideraţie ca element subdirector sau o funcţie reprezentativă a persoanei. Exemplu: Dumitraşcu Gheorghe C.; Dumitraşcu Gheorghe N. sau Dumitraşcu Gheorghe (contabil); Dumitraşcu Gheorghe (jurist), etc.
" Numele fără iniţială va precede, în ordonare, numele cu iniţiala;
" Numele compuse din iniţiale despărţite cu puncte, preced numele obişnuite;
" în cazul numelor compuse cu cratimă, primul nume se considera cuvânt de
ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.
" Aceeaşi regula se aplica şi în cazul numelor compuse fără cratima. Situaţiile
se întâlnesc, în special, la numele femeilor căsătorite care-si păstrează şi numele anterior căsătoriei, adăugat de obicei după numele de căsătorie.
" în cazul în care se operează cu nume străine scrise cu alt alfabet (slav,
grec, ebraic, arab) se practică transliterarea în alfabet latin, conform normelor standardizate internaţionale adoptate ca standarde romane *.
" Dacă numele încep cu o particulă de nobleţe (de, von) aceasta nu se ia în
considerare;
" Numele gen O'Mallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau
M.
" Cuvântul director va fi întotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor
între nume şi prenume, în cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida în ordonare se recomanda evidenţierea cu alte caractere a cuvântului de ordine, în cazul în care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.
Situaţiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:
" de ordonare alfabetică a materialelor în dosare, ţinându-se cont de numele
persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clienţi, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se atâtea dosare cate litere ale alfabetului se regăsesc în documentele ordonate (de la A la Z) sau
" de ordonare alfabetică a mapelor, dosarelor în diferiţi recipienţi sau în
rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate după alte criterii impuse de norme legislative.
- b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaţii
Denumirile organizaţiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicând forma organizatorică (societate comerciala pe acţiuni, regie autonoma, asociaţie, universitate, fundaţie, primărie etc.), altele indicând obiectul de activitate (Camera de Comerţ Industrie Navigaţie şi Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identifică între alte organizaţii, în special, cu acelaşi obiect de activitate.
în ultimul caz, există o mare diversitate de denumiri, existând libertatea de opţiune a fondatorilor pentru a-şi evidenţia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinaţii de silabe, de iniţiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, şi în antetul documentelor pot fi descrisese în diverse forme. Astfel, unele organizaţii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala " Gemma " S.R.L.) sau prescurtată (S.C. "Gemma"S.R.L.) .
în faţa unor astfel de situaţii, se recomandă câteva reguli ce pot asigura unitatea clasării în scopul regăsirii rapide.
- în cazul Societăţilor comerciale, cuvântul de ordine îl va constitui denumirea reprezentativă a organizaţiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvântul director a fost cel subliniat.
- Numele de organizaţii, care exprimă obiectul de activitate, nu se scriu în antetul documentelor prin forma prescurtată cu iniţiale.
Exemple: Camera de comerţ Industrie şi Navigaţie, Şantierul de Construcţii Navale, Societatea de investiţii "Transilvania", Banca Română de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dacă apar sub forma prescurtată, pe un document, cuvântul director va fi stabilit după forma neprescurtată a denumirii organizaţiei;
- Când o organizaţie are un nume alcatuit din iniţiale, stabilite în mod subiectiv, fără ca acestea să aibe legătură cu obiectul de activitate, în ordonare alfabetică, se respectă următoarea regulă:
- dacă iniţialele ce compun numele sunt despărţite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtând astfel de descrieri se plasează înaintea numelor întregi, astfel: E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.
- cele care nu sunt despărţite prin aceste semne, sunt tratate ca nişte cuvinte, şi documentele vor fi plasate în poziţia alfabetică firească a numelor întregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANTR.L.; INTER S.R.L. etc.
- în cazul organizaţiilor cu nume identice, reprezentând sucursale, filiale sau unităţi de stat cu acelaşi obiect de activitate, cuvântul de ordine îl va constitui cuvântul care desemnează localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocârlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
- dacă denumirea unei organizaţii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvântul director il va constitui primul cuvânt;
- Dacă denumirea unei organizaţii începe cu o cifră, documentul va fi plasat înaintea celor cu ordine alfabetică, astfel: 2X2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L.
- dacă sunt de clasat documente care au acelaşi cuvânt director se impune aranjarea documentelor în ordinea celui de-al doilea cuvânt subdirector;
- în cazul în care cuvântul subdirector, este o cifră, gruparea documentelor se face în ordinea naturală a numerelor. Exemplu: Şantierul 1, Şantierul 2 etc.
De obicei, se întocmesc atâtea dosare câte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul în care, numărul de documente corespunzător dosarului unei litere este prea mare, depăşind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate subîmpărţi în mai multe subunităţi, astfel: Dosarul A a - an; Ao- as etc.
In schimb, dacă un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunzătoare unei litere, se pot include în dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse în mape distincte, iar pe dosar se va indica conţinutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasării alfabetice a documentelor sunt valabile şi pentru Indexarea alfabetică a conţinutului documentelor.
Clasare numerică
Atunci când există o astfel de opţiune de clasare, se atribuie numere fiecărui corespondent, departament sau angajat, în funcţie de ceea ce avem de clasat.
în cazul în care se respecta numărul de înregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor în ordinea naturală a numărului atribuit fiecărui document.
Clasarea numerica se aplică, în special, în unităţile care funcţionează în mai multe clădiri sau în cazul organizării corespondenţei în registraturile mari. în aceste cazuri este necesară repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel încât să existe o corespondenţă între compartimente şi grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 - pentru secretariatul conducerii -"-5001-10 000 - pentru serviciul Resurse Umane
- 10 001-20 000 - pentru serviciul Administrativ etc.
Repartiţia se face, desigur, în funcţie de volumul de muncă cu corespondenta al fiecărui compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adună şi ordonează numeric.
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uşor documentele, numai la vederea numărului de înregistrare.
- Permite clasarea unui număr mare de documente, mai ales în firmele mari. Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de înregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaţie. Există totuşi soluţia ca, anual, să se facă o redistribuire a acestor numere pe compartimente.
- există şi riscul ca asemănarea a două numere să conducă la greşeli de amplasare. Clasarea zecimală
Folosirea notaţiei zecimale pentru exprimarea codificată a conceptelor este utilizata în activitatea de documentare sau în activitatea editoriala pentru împărţirea lucrărilor ştiinţifice în capitole, subcapitole şi subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimală Universală (cu forma prescurtată C.Z.U.) Această metodă de ordonare este folosită cu precădere în biblioteci pentru clasificarea documentelor în funcţie de subiectele pe care le tratează. C.Z.U. este o schemă de clasificare care întrebuinţează pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaţie zecimala, prin împărţirea totalităţii cunoştinţelor umane în zece clase mari, care se subîmpart la rândul lor în alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universală, atât în privinţa conţinutului (cuprinde totalitatea cunoştinţelor omeneşti) cât şi în privinţa notaţiei, compusă din cifre arabe şi semne matematice sau de punctuaţie, a căror înţelegere şi semnificaţie este internaţional valabila, şi independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentând cunoştinţele omeneşti, se prezintă astfel:
0. |
Generalităţi |
5. |
Ştiinţe naturale |
1. |
Filozofie |
6. |
Tehnică |
2. |
Religie |
7. |
Arte |
3. |
Ştiinţe sociale |
8. |
Literatură |
4. |
Filologie |
9. |
Istorie |
Fiecare număr este tratat ca o fracţie zecimală cu zero-ul iniţial omis, şi aceasta determina ordinea aranjării. Pentru uşurinţa citirii, numărul este, în mod obişnuit, punctat după fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflectă conţinutul unui domeniu de la general la particular.
Cu cât este mai detaliat domeniul, cu atât numărul care o reprezintă este mai lung. Astfel: Clasa 3 - Ştiinţe sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relaţii de muncă
- Teoria şi organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, Ştiinţa muncii 331.101.1 Ergonomie
- Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la muncă
Utilizarea acestei metode de clasare este indicată în special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunţată.
In cazul documentelor generate de organizaţii, se poate recurge la această metodă de clasare prin stabilirea a zece grupe de activităţi, specifice unei organizaţii.
Exemplu: 0 Conducere
- Serviciul aprovizionare
- Resurse Umane
- Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, îşi detaliază problemele pentru care primesc sau elaborează documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 - aprovizionare cu materiale; 3.3 - aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 - aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinată
Această metodă presupune combinarea a două dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare în raft sau în bibliorafturi.
Este o metodă practicată şi în cazul constituirii unităţilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistică) unde documentele se grupează în dosare cu conţinut similar ţinându-se seama de reglementările în vigoare şi de obligaţiile legale privind păstrarea lor ulterioară în arhive.
3. Asigurarea documentării managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanentă informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalanşa de informaţii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergând de la stricta specialitate, până la ceea ce priveşte mediul ambiant: natura economică, tehnică, politică, demografică, culturală, ştiinţifică, organizatorică, juridică, psiho-socială, educaţională şi ecologică. Eficienta economico-socială, în contextul economiei de piaţa este tot mai dependentă de aceşti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita decât printr-o viziune deschisă, capabilă să valorifice într-un mod superior potenţialul mediului.
în cazul în care în organizaţie nu funcţionează un serviciu specializat cu atribuţii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos în documentarea managerului printr-un ansamblu de operaţiuni de depistare a surselor de informaţii, de culegere şi prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel încât să asigure accesul la informaţii rapid şi uşor.
în acest sens, secretariatul are rol activ, începând cu etapa de colecţionare a surselor documentare.
Exercitarea unei astfel de activităţi presupune, în primul rând, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra în sfera de interes a managerului.
în funcţie de spaţiul disponibil şi de preferinţele managerului punctul documentar va fi plasat în biroul acestuia sau în cel al secretariatului.
în ceea ce priveşte dimensiunile, conţinutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica într-un astfel de demers, posibilităţile rămân deschise în funcţie de aspiraţiile profesionale, organizatorice şi culturale sau ştiinţifice ale managementului. Orice spor de cunoaştere dobândit şi prin exploatarea acestei posibilităţi nu poate fi decât benefic, de aceea, stabilirea unor delimitări în acest sens nu ar fi indicata.
în sens orientativ, însă, putem delimita sursele de informare în surse interne şi surse externe de informare.
Surse interne documentare
în primul rând trebuie să menţionam, în acest caz, documentele care nu trebuie să lipsească din punctul documentar, constituind surse permanente şi indispensabile de informare şi de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:
" Principalele acte legislative - normative care reglementează funcţionarea organizaţiei;
" Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al organizaţiei şi Organigrama structurii organizatorice;
" Analizele, rapoartele, dările de seamă retrospective; " Tabloul de bord zilnic ;
" Principalele dispoziţii şi instrucţiuni ale forului conducător;
Surse documentare interne sunt şi materialele proprii unor servicii şi compartimente: referate, statistici, grafice, hârtii, fişe, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie să cunoască foarte bine funcţiile şi relaţiile dintre diferite compartimente ale organizaţiei în care lucrează, să cunoască tipologia documentelor elaborate, astfel, încât, să localizeze rapid informaţiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilităţile de informare, în acest sens, sunt extrem de vaste şi diferite. Obţinerea informaţiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune căutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaţii periodice,
materiale de referinţă, informaţii pe suport tehnic etc.
Pentru dobândirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie să se informeze şi asupra instituţiilor care pot constitui surse de informare externe, în acest sens.
Dacă ne raportăm la ordinea de prioritate în ceea ce priveşte necesitatea documentarii managerului, o atenţie deosebită se va acorda în primul rând surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerinţa fundamentală a secretariatului.
Ca orice activitate socială şi cea a managementului funcţionează într-un cadru legislativ aflat într-o permanentă schimbare în funcţie de transformările mediului economic, social, politic etc.
în organizaţiile în care nu funcţionează un oficiu juridic asigurarea colecţiei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie să pună la dispoziţia celor interesaţi, legi şi acte normative privind desfăşurarea activităţii organizaţiei.
Publicaţiile oficiale
Publicaţia naţională cu caracter oficial este Monitorul Oficial al României, care apare periodic, cu următoarele parţi:
" Partea I - publică legile, decretele, hotărârile guvernamentale şi alte
documente normative elaborate de forurile legislative naţionale;
" Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;
" Partea a III-a, publicaţii şi anunţuri (pierderi de acte)
" Partea a IV-a, publicaţii ale Agenţilor economici, acte constitutive,
falimente, bilanţuri.
Potenţialul documentar, sub aspect legislativ, într-un birou de secretariat, trebuie să cuprindă:
" Constituţia României
" Legislaţia privind constituirea Societăţilor comerciale sau alte forme
organizatorice
" Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaţiei;
" Legislaţia referitoare la resursele umane şi problemele muncii;
" Acte normative ale ministerelor de profil, instituţiilor de cercetare sau ale
autorităţilor locale;
" Legea Arhivelor Naţionale şi normele de aplicare;
" Monitoarele oficiale ale organismelor locale;
Publicaţia "Monitorul Oficial al României" poate fi achiziţionată prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultanţă juridică de unde se pot solicita şi comentarii, privind aplicarea unor norme legislative şi se pot obţine chiar texte şi pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeţene municipale) de unde se pot obţine xerocopii sau înregistrări pe medii electronice.
Pentru organizaţiile care doresc să-şi constituie o colecţie integrala a legislaţiei se pot achiziţiona şi volumele Legislaţia României: Acte normative elaborate de Parlamentul României sau hotărâri ale Guvernului României şi alte acte normative cuprinzând legislaţia publicată în cursul unui an în Monitoarele Oficiale.
în unităţile în care funcţionează Oficiu Juridic se recomandă ca în punctul documentar al managerului să fie stocate sub forma de extrase, legi şi acte normative care reglementează funcţionarea organizaţiei, precum cele menţionate.
Pentru orientare eficientă, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [11 , sub forma fişierelor tradiţionale sau pe mediu electronic, care să reflecte conţinutul publicaţiilor oficiale organizate, desigur într-o anumită ordine, care poate fi cronologica, sau după numărul de ordine. Informaţia de trimitere în descrierea unei fişe din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele - subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapidă. Publicaţiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaţie seriala se utilizează, conform standardelor internaţionale de informare şi documentare (în acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tipărit care apare în fascicule succesive, înlănţuindu-se în general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaţiile seriale cuprind publicaţiile anuale sub formă de ziare, reviste şi alte documente cum ar fi seriile de dări de seamă, de rapoarte ale întreprinderilor, de lucrări ale manifestărilor ştiinţifice.
Secretariatul poate îndeplini activităţi specifice documentarii şi cu acest tip de publicaţii venind în întâmpinarea informării în organizaţie spre diverse direcţii cum ar fi: colecţionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaţiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaţii din domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabilă cu managerul organizaţiei.
Din categoria acestor publicaţii, pot constitui un potenţial informativ şi publicaţiile naţionale Anuarul Statistic al României, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publicaţia Standarde Romane.
Standardele sunt publicaţii care conţin prescripţii, reguli şi metode în scopul generalizării şi folosirii unitare de soluţii optime în domeniul producţiei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmăreşte, în principal, protecţia vieţii, sănătăţii şi mediului înconjurător, precum şi înlăturarea barierelor tehnice în calea comerţului internaţional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de către specialişti de cea mai înaltă competenţă în domeniul abordat, şi aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraţiei publice centrale din subordinea guvernului, în scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive în producţia naţională. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate într-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcţionează pe lângă societăţi comerciale, instituţii publice şi alte persoane juridice.
IRS reprezintă interesele României în organismele internaţionale de standardizare, fiind membra a Organizaţiei Internaţionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaţiei în vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de întreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numărul de ordine acordat de IRS şi ultimele doua cifre - anul intrării în vigoare. Ca reper orientativ, IRS publică Catalogul Standardelor de Stat şi colecţii de standarde, publicate de Editura Tehnică.
Lucrări de referinţă
Biroul secretariatului trebuie să fie dotat cu o serie de publicaţii cu rol informativ, din domeniul telecomunicaţiilor sau transporturilor, precum: Cărţile abonaţilor telefonici (volumele Pagini aurii cu abonaţii telefonici locali, Pagini Naţionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publicaţii privind transportul aerian; Ghiduri turistice şi autoturistice; Hârtii; Calendare şi alte publicaţii care indică diferente de fus orar, şi alte informaţii geografice.
Pentru comunicarea scrisă secretariatul trebuie să fie dotat cu lucrări din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicţionarul Explicativ al Limbii Romane, dicţionare bilingve, îndreptare de punctuaţie, ortografie, ortoepie şi gramatică, precum şi ghiduri de corespondenţă în limba română şi în limbi străine.
Ca repere profesionale, se pot colecţiona o serie de cărţi şi manuale din literatura de specialitate, precum cele menţionate în bibliografie.
Ziarele centrale şi locale pot constitui o sursă permanentă de informare în secretariate, ţinând cont de importanţa acestor publicaţii în ceea ce priveşte
noutatea informaţiei difuzate.
Nu întâmplător, în limbi de circulaţie internaţională, aceste publicaţii sunt cunoscute cu denumirile " news", "nouvelle"," novosti".
Potenţialul informativ oferit de aceste publicaţii, poate fi valorificat atât în sfera de interes a secretariatului, cât şi în aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conducătorului o serie de informaţii, degrevând managerul de lectură, în momente de maximă solicitare sau de absenţa din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include în colecţia documentară a biroului, extrase din aceste publicaţii, prin xerografiere.
Nu este indicată păstrarea integrală a publicaţiilor, deoarece duce la aglomerarea spaţiului cu informaţii inutile.
Dincolo de informaţiile de interes general, atenţia secretariatului poate fi orientată în mod special, spre materiale ce conţin informaţii despre:
" probleme legislative care intră în sfera de interes a organizaţiei
" servicii poştale şi telecomunicaţii
" articole, interviuri, anchete, ştiri referitoare la activitatea altor unităţi cu
acelaşi domeniu de activitate, locale, naţionale şi chiar internaţionale:
" produse de birotică
" centre de pregătire profesională
" servicii de traduceri
" servicii de informare comunitară
" semnale, recenzii, lansări de cărţi ce intră în sfera de interes a
managementului;
" manifestări colective, târguri, expoziţii etc.
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare şi a altor informaţii secretariatul trebuie să cunoască şi potenţialii furnizori de informaţii.
Cele mai preţioase surse de informaţii instituţionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradiţionale sau computerizate ce pot înlesni accesul la informaţiile conţinute în colecţii.
Accesul rapid la informaţii este posibil şi prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societăţi de televiziune ce furnizează informaţii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiţii meteorologice, anunţuri publicitare, rate, schimb valutar etc.
Orice secretară eficientă trebuie să creeze fise cu informaţii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate:
" locuri de muncă
" finanţe
" servicii publice
" telecomunicaţii
" călătorii etc.
Materialele selectate, care trebuie păstrate o perioadă mai îndelungată, vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care să permită găsirea rapida şi uşoară.
Dacă informaţiile solicitate se referă la lucrările unui autor, se pot organiza fişiere pe autori care cuprind fise clasate în ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fişă cuprinde următoarele elemente:
" Numele autorului
" Titlul cărţii, articolului
" Numele editurii sau numele revistei, ziarului
" Data apariţiei
" Numărul paginilor pentru cărţi .