Coordonarea are în vedere armonizarea şi sincronizarea tuturor activităţilor din cadrul compartimentelor firmei, precum şi corelarea activităţii managerilor situaţi pe diferite nivele ierarhice, inclusiv corelarea cu activitatea executanţilor, astfel încât să fie asigurate toate mijloacele necesare, inclusiv dirijarea resurselor pentru a fi disponibile la termenul, cantitatea şi calitatea stabilite, în scopul atingerii în condiţii de siguranţă a obiectivelor referitoare la calitate.
Prin coordonare trebuie îmbinate eforturile tuturor în combinaţia cea mai eficientă, încurajându-se în acelaşi timp gândirea independentă şi iniţiativa, urmărindu-se soluţionarea conflictelor apărute între salariaţi în procesul muncii şi asigurându-se echilibrul intern al organizaţiei. Necesitatea procesului de coordonare, rezultă în principal din:
- dinamismul firmelor şi al mediului economic, adesea imposibil de reflectat în totalitate în procesul de planificare şi în sistemul organizatoric;
- complexitatea şi diversitatea relaţiilor cu personalul din subsistemele firmei, reclamând un "feed-back" operativ permanent, de natură să asigure corelarea adecvată a deciziilor şi activităţilor acestora.
Asigurarea unei bune coordonări presupune existenţa unei comunicări adecvate la toate nivelurile managementului, prin comunicare înţelegând transmiterea de informaţii şi perceperea integrală a mesajelor conţinute. Comunicarea poate fi:
- bilaterală, derulată între un manager şi un subordonat; asigură evitarea filtrajului şi distorsiunii precum şi obţinerea operativă a feed-back-ului; are ca dezavantaj consumul mare de timp al managerilor;
- multilaterală derulată între un manager şi mai mulţi subordonaţi, folosită pe scară largă, îndeosebi prin şedinţe.
Funcţia de coordonare conferă Sistemului de management al calităţii supleţe, flexibilitate, adaptabilitate şi creativitate.
Coordonarea este funcţia managementului, cel mai puţin formalizată, depinzând în mare măsură de potenţialul managerilor de a întreţine o atmosferă favorabilă comunicării şi colaborării cu subalternii
- succesul fiind asigurat în mare măsură de cunoaşterea şi antrenarea resursei umane.[1]
În cadrul unei organizaţii, informaţiile cu privire la eficacitatea sistemului de management al calităţii, la politica şi obiectivele calităţii, la cerinţele şi satisfacţia clienţilor precum şi la realizările referitoare la calitate sunt aduse la cunoştinţa întregului personal prin intermediul unui proces de comunicare internă. Procesul de comunicare internă poate cuprinde: sistemul decizional de comunicare "de sus în jos";
feedback-ul informaţional - comunicarea "de jos în sus" prin încurajarea şi implicarea activă a întregului personal, prin "străpungerea barierelor" dintre nivelele ierarhice; comunicarea informaţiilor relevante prin intermediul şedinţelor, întrunirilor la locurile de muncă; utilizarea panourilor de afişare.
In egală măsură, procesul de comunicare trebuie să+şi dovedească eficienţa şi în relaţie cu mediul extern al firmei.
Dezvoltarea unui sistem de comunicare eficient şi eficace cu toţi partenerii (interni si externi) este un demers pe cât de complex, pe atât de important pentru dezvoltarea organizaţiei. Un astfel de demers nu poate fi realizat decât pe baze metodologice riguroase, generatoare de eficienţă şi eficacitate in dezvoltarea tuturor relaţiilor de parteneriat.
Comunicarea eficientă este condiţionata de înţelegerea comună şi corectă mesajului; ea constituie unul dintre principalele instrumente de lucru ale unui manager pentru coordonarea colectivului dintr- o organizaţie. Succesul in management depinde decisiv de abilitatea de comunicare a managerului.
În cadrul unei organizaţii, pot fi identificate mai multe tipuri şi forme de comunicare în funcţie de criteriul după care se delimitează. Astfel, în funcţie de scopul în care se realizează
comunicarea deosebim: comunicarea operaţională internă, comunicarea operaţională externă, comunicarea interpersonală.
Comunicarea operaţională internă cuprinde intreg ansamblul de mesaje care ii leaga pe angajaţi în acţiunile de realizare a obiectivelor specifice domeniului organizaţiei.
Comunicarea operaţională externă face legătura organizaţiei cu partenerii ei, respectiv cu furnizori, clienţi, competitori, instituţii publice etc.
Comunicarea interpersonală în ansamblul său, reprezintă schimbul de informaţii pe care oamenii le angajează oriunde şi oricând sunt împreuna, fără ca acestea sa aiba neapărat ca subiect scopurile sau obiectivele organizaţiei.
[1] Pop Cecilia, Pop V. - Management şi dezvoltare. Ed. Tipo Moldova, Iaşi, 2007