Cauzele generatoare de neconformităţi pot fi clasificate astfel:
- după frecvenţa de apariţie:
- întâmplătoare (rare, singulare);
- frecvente (sistematice, repetate);
- după faza de lucru :
- la recepţia mărfii;
- la manipulare ;
- la depozitare ;
- la pregătirea şi livrarea produselor.
- după cauza care le generează, dacă apelăm la gruparea mnemotehnică a cauzelor putem folosi metoda celor "8M":
- Metode: tehnologii, activităţi, organizare şi conducere necorespunzătoare;
- Muncitori: (personalul firmei indiferent de nivelul ierarhic) : neatenţie, instruire necorespunzătoare etc.;
- Materiale: materii prime şi materiale auxiliare sau altfel de tipuri de materiale necorespunzătoare;
- Maşini şi echipamente defecte sau care nu au capabilitatea necesară;
- Măsurarea: controlul, verificarea, analiza, monitorizarea, măsurarea necorespunzatoare.
Măsurarea este o activitate care se impune în toate fazele realizării produsului şi implică atât
participarea personalului de conducere, a personalului care execută produsele cât şi a unor persoane specializate.
Mai mult, când vorbim de măsurare nu ne axăm doar pe caracteristicile produsului pe conformitatea realizării lui sau pe asigurarea conformităţii echipamentelor şi dispozitivelor de măsurare şi control. Corespunzător standardelor în vigoare, măsurarea şi monitorizarea trebuie să vizeze şi satisfacţia clientului (firma trebuie să identifice cele mai eficiente mijloace în acest sens), eventualele produse neconforme, datele acumulate în timp referitoare la obiective, realizări, eşecuri etc.
- Mediul de lucru exprimat prin microclimatul fizic (temperatură, umiditate, lumină, gaze nocive etc.) şi microclimatul psihosocial (relaţiile dintre executanţi, relaţiile dintre conducători şi subalterni), necorespunzător;
- Managementul : modul de organizare şi conducere a activităţilor, precum şi de alocare a resurselor (materiale, financiare etc.) necorespunzător;
- Marketingul: analize de piaţă necorespunzătoare în sensul perceperii incorecte a cerinţelor clienţilor, precum şi a gradului de satisfacţie faţă de produsele sau serviciile furnizate de către organizaţie.
Dacă produsul neconform este identificat de către client, tratarea acestuia se va face conform modalităţilor de rezolvare a unei reclamaţii.
Atunci când prin corecţii aduse procesului tehnologic sau prin adaosuri de materiale produsul neconform se poate remedia, înregistrarea acestuia se face în "Registrul de neconformităţi", conceput şi codificat corespunzător de către organizaţie.