1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Comunicarea orală. Este modul cel mai frecvent folosit pentru managementul curent şi nestructurat. Ea se produce mai ales între managerii aflaţi la acelaşi nivel ierarhic, precum şi între manageri şi subordonaţi. Cu cât distanţa dintre nivelurile ierarhice creşte, cu atât comunicarea directă, verbală are o pondere mai mică şi se desfăşoară sub formă de întâlniri de lucru sau şedinţe. Comunicarea orală poartă amprenta puternică a personalităţii celui care vorbeşte, prin modul în care îşi construieşte mesajul, prin stilul de transmitere al lui şi mai ales prin tonalitatea şi melodia discursului. Comunicarea orală directă se face prin integrarea celor trei limbaje: verbal, paraverbal şi nonverbal. De aceea, ea reflectă şi în acelaşi timp contribuie la manifestarea carismei liderilor. Mulţi dintre aceştia au făcut din comunicarea orală o adevărată artă, efectul comunicării verbale fiind mai puternic sub aspectul emoţional decât toate celelalte forme de comunicare. Funcţiile de antrenare şi motivare a angajaţilor, precum şi cea de leadership se bazează într-o bună măsură pe capacitatea de influenţare a oamenilor prin comunicarea orală. Comunicarea verbală orală este sincronă, în sensul că persoana care vorbeşte şi persoana care ascultă participă în acelaşi timp la comunicare.

Eficienţa unui proces de comunicare orală se face nu numai după modul în care se vorbeşte, dar şi după modul în care se ascultă. În management, a şti să asculţi este la fel de important ca şi a şti să vorbeşti. Cercetările realizate în cest domeniu au condus la o serie de concluzii interesante, care se folosesc în programele de instruire a managerilor. Dintre sugestiile rezultate pentru a dezvolta capacitatea de ascultare, menţionăm pe cele mai importante (Naylor, 2004): programarea întâlnirilor astfel încât să nu fie întrerupte sau perturbate de o serie de zgomote din mediul ambiant; cel care ascultă trebuie să-şi elibereze mintea de alte gânduri şi să-şi privească interlocutorul direct în faţă, arătându-i acestuia tot interesul pentru comunicare; adoptarea unei atitudini de încurajare a vorbitorului, prin folosirea unor expresii care să-l stimuleze, de genul „foarte bine”, „continuă”, „mai spune-mi” etc.; punerea unor întrebări care să stimuleze detalierea subiectului abordat; folosirea unui feed-back pozitiv, care să încurajeze continuarea prezentării.

Tehnologiile informaţionale moderne permit acum ca procesul de comunicare verbală să se poată realiza şi la distanţe mari, prin sisteme de telefonie clasice şi celulare, prin teleconferinţe, prin videoconferinţe sau sisteme computerizate. Acest proces devine tot mai necesar pentru managementul unor firme sau instituţii publice descentralizate teritorial, permiţând participanţilor să nu se mai deplaseze la locul de şedinţă.

Comunicarea scrisă. Max Weber este primul care a subliniat importanţa comunicării scrise în managementul instituţiilor publice, datorită capacităţii acestui proces de a genera documente. De aceea, toate deciziile oficiale care se iau la diferitele niveluri ierarhice şi se materializează sub formă de hotărâri sau ordine sunt scrise şi semnate de factorii responsabili. Conţinutul documentelor poate fi de informare sau de decizie. În primul caz, citirea conţinutului poate avea sau nu consecinţe comportamentale. În cel de-al doilea caz, decizia conţinută în document trebuie pusă în aplicare şi deci comunicarea are consecinţe imediate comportamentale. Toate aceste documente constituie sisteme de referinţă pentru evaluarea şi controlul modului în care s-au realizat deciziile date. Comunicarea scrisă este un proces structurat, în sensul că mesajul trebuie să aibă o anumită structură şi un anumit conţinut în funcţie de natura documentului respectiv. Într-un fel va fi elaborată o decizie a Consiliului de administraţie al firmei şi într-un alt fel va fi scris un raport anual financiar.

Comunicarea scrisă este structurată şi pentru că, spre deosebire de cea verbală, ea poate transmite informaţii sintetizate sub formă de tabele sau de grafice. Tehnologiile informatice moderne permit o comunicare scrisă şi la distanţe mari, folosind faxul. Comunicarea scrisă nu mai este sincronă. Persoanele care comunică pot transmite mesajele şi, respectiv, primi mesajele la momente de timp diferite. Totodată, comunicarea scrisă se face numai prin limbajul verbal, fără suportul emoţional al limbajului nonverbal şi paraverbal. De aceea, carisma celui care comunică îşi pierde din efect, puterea de a influenţa fiind dată acum de autoritatea celui care semnează documentul scris. Comunicarea scrisă devine tot mai impersonală, capacitatea ei de a transmite mesaje fiind astfel mult diminuată. Ea rămâne însă foarte importantă pentru mesajele de rutină şi pentru diseminarea deciziilor şi informaţiilor.

e-Comunicarea. Este forma de comunicare care devine din ce în ce mai mult folosită şi mai importantă. Sub formă de e-mail, fax sau video-dialog, această formă de comunicare a creat opţiuni noi pentru dezvoltarea managementului virtual, respectiv managementul care se desfăşoară acum într-un spaţiu virtual şi un timp virtual (Ohmae, 2000). Practic, este managementul viitorului, în care forme noi de gândire, decizie şi comunicare apar şi se dezvoltă mereu. Acest proces permite o comunicare eficientă în sistemele distribuite şi reţelele de organizaţii şi oameni, din întreaga ţară sau întreaga lume. Sistemul de e- comunicare creat pentru folosinţa tuturor angajaţilor dintr-o organizaţie se numeşte intranet. Atunci când acesta se extinde şi spre beneficiri, el devine extranet. Pentru a putea comunica oriunde în lume prin e-mail se foloseşte internetul. Folosirea acestui proces de comunicare presupune însă cunoştinţe privind utilizarea calculatoarelor, iar pentru internet - cunoaşterea limbii engleze pentru a putea comunica cu persoane aparţinând altor culturi.

Comunicarea verbală, sub formă orală sau scrisă, se poate realiza pe canale formale sau pe canale informale. Canalele formale sunt definite prin structura organizatorică a firmei şi ele fac conexiunea dintre diferitele poziţii din organigrama firmei. Ele permit realizarea comunicării pe verticală şi pe orizontală. În acelaşi timp, în orice firmă există şi canale informale de comunicare. Aceste canale fac conexiunea dintre diferitele poziţii din organigrama firmei în care se află rude sau prieteni, respectiv, persoane care vibrează emoţional mai mult decât le-ar permite statutul de angajaţi în aceeaşi firmă. Practica demonstrează că astfel de canale informale există şi funcţionează foarte rapid, deşi ele se află în zona de penumbră organizaţională. Mesajele care se transmit prin aceste canale informale sunt de obicei de informare şi îmbracă forma unor bârfe, intrigi sau zvonuri. În cultura organizaţională românească, comunicarea informală este foarte puternică şi cu rezultate negative asupra procesului de decizie din firmă. Această situaţie se explică prin moştenirea rămasă din socialism, când canalele formale funcţionau sub un control foarte strict din partea organizaţiilor de partid şi a securităţii, în timp ce canalele informale reuşeau să mai scape de sub acest control total. La această situaţie adăugăm şi predilecţia promovării în funcţii de conducere a unor mediocrităţi, fapt ce a stimulat dezvoltarea comunicării informale.

 

Loading...