1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

În domeniul managementului serviciilor publice apare o paletă largă de probleme care necesită utilizarea unor metode şi tehnici adecvate.

Metodele în managementul administraţiei publice reprezintă un ansamblu de modalităţi de realizare a obiectivelor instituţiilor, specifice unui domeniu, un instrument utilizat pentru realizarea acestor obiective, un mod organizat de gândire şi acţiune pentru obţinerea unor efecte economice maxime cu eforturi minime.          

În funcţie de modul de realizare a obiectivelor în literatura de specialitate s-au identificat trei grupe de metode, şi anume:

  • Metoda de executare
  • • Metoda de organizare şi funcţionare
  • • Metoda de cercetare

1. METODE DE EXECUTARE

În sistemul serviciilor publice sunt aplicate metode, de executare specifice.

  1. a) Metoda constrângerii, aplicată în special în regimurile totalitare fiind un instrument de dominare de către o minoritate socială a majorităţi populaţiei, lipsită de drepturi şi care opune rezistenţă tacită executării unor decizii.

Metoda constrângerii este principala metoda de executare a deciziilor administrative ale statului totalitar, în general. Totuşi, această metodă se aplică frecvent şi în statele cu regimuri politice democratice, atunci când apar abateri de la normele şi regulile specifice cadrului legislativ ce  funcţionează în instituţiile publice, mai ales atunci când funcţionarii publici nu au pregătirea necesară, nu vor să aplice anumite decizii sau când anumiţi cetăţeni nu respectă acest cadru normativ-legislativ.

  1. b) Metoda convingerii este folosită în ţările cu regim democratic unde statul apără şi promovează interesele cetăţenilor şi acţionează pentru creşterea bunăstării materiale şi spirituale a societăţii. În aceste state deciziile date de administraţia publică trebuie să fie respectate şi executate, de bună voie de funcţionarii publici şi membrii societăţii în propriul lor interes. În cazul neexecutarii acestor decizii se aplică metoda de constrângere şi executare silită.

Metoda convingerii presupune un proces de informare continuă a cetăţenilor şi funcţionarilor publici implicaţi direct sau indirect în luarea sau executarea anumitor decizii, funcţionari care sunt interesaţi de conţinutul unor acte administrative. În aplicarea acestei metode un rol primordial revine mass-mediei scrise sau audio-vizuale.

  1. c) Metoda cointeresării este aplicată prin acordarea de recompense materiale unor funcţionari publici care obţin realizări deosebite în domeniul lor de activitate. Această metodă presupune elaborarea unui sistem de indicatori pentru sensibilizarea angajaţilor din instituţiile publice, ca şi pentru aplicarea unor mijloace coercitive pentru determinarea unor persoane să respecte deciziile din administraţia publică, în concordanţă cu prevederile cadrului normativ legislativ.

2. METODE DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE

În literatura de specialitate sunt cunoscute cinci metode şi/sau instrumente de organizare a activităţii instituţiilor din administraţia publică şi anume:    

  1. a) Metoda organizării raţionale a activităţilor administrative prin care se identifică modul în care trebuie să se desfăşoare aceste activităţi, conform obiectivelor managementului administraţiei publice la orice nivel. Această metodă presupune, pe de o parte, conceperea unui plan de activităţi orientat către realizarea obiectivelor sociale şi detalierea activităţilor care să susţină îndeplinirea misiunii sociale a fiecărei instituţii, iar, pe de altă parte conceperea unor planuri generale de activitate pe ansamblul sistemului administraţiei publice şi a unor planuri detaliate pentru fiecare instituţie publica, în scopul coordonării întregii activităţi pentru realizarea obiectivelor propuse la nivelul fiecărei instituţii componente.
  2. b) Metoda şedinţei constă, în esenţă, în utilizarea şedinţei din instituţiile publice, la care participă angajaţii din sistemul administraţiei publice, pentru soluţionarea unor probleme decizionale, informaţionale, de analiză şi de În cadrul şedinţei sunt consultaţi managerii din instituţiile publice şi se transmit informaţii, sunt adoptate decizii şi se primesc informaţii asupra modului de îndeplinire a vechilor decizii. Metoda şedinţei implică parcurgerea a patru etape în cadrul cărora trebuie respectate anumite reguli, astfel:

* In etapa de pregătirea şedinţei este necesară:

  • • înscrierea pe ordinea de zi a maximum trei probleme;
  • • formularea clară a problemelor şi a obiectivelor acestora;
  • • desemnarea anticipată a persoanelor care organizează şedinţa, întocmirea materialelor necesare care trebuie să fie prezentate sintetic, să cuprindă informaţiile necesare pe care să le pună la dispoziţia celor ce participă la respectiva şedinţă;
  • • invitarea unor persoane implicate în mod direct în problemele puse in discuţie;
  • • stabilirea anticipată a locului de desfăşurare a şedinţei, inclusiv a persoanelor ce consemnează discuţiile care vor avea loc în cadrul respectivei şedinţe.

* În etapa de deschidere a şedinţei se impune:

  • • respectarea orei de începere şi formularea clară a obiectivelor acestei şedinţe;
  • • stabilirea duratei totale de desfăşurare a şedinţei (maxim 3 ore), inclusiv a duratei unei luări de cuvânt;
  • • prezentarea cuvântului introductiv în maxim 3-5 minute'

* În etapa de desfăşurare a şedinţei trebuie respectate:

  • • preîntâmpinarea şi soluţionarea cu tact a eventualelor probleme ce pot apărea pe parcursul derulării şedinţei;
  • • intervenţia celui ce conduce şedinţa când se prelungesc luările de cuvânt pentru evitarea speculaţiilor şi a unor probleme colaterale şi inutile;
  • • încadrarea în durata de timp stabilită iniţial pentru şedinţă prin respectarea timpului acordat fiecărui orator;

* În etapa de închidere a şedinţei:

  • • prezentarea în final de către cel care conduce şedinţa a unor concluzii clare şi a unor idei noi în maxim 10 minute;
  • • transmiterea în scris a celor mai relevante informaţii, precum şi a deciziilor luate.

Metoda şedinţei se aplică în mod deosebit pentru parlament, în cazul şedinţelor care au caracter de informare, de analiză şi de luare a deciziilor, la care, de obicei, participă şi primul ministru şi preşedintele statului.

  1. c) Metoda conducerii eficiente constă dintr-un ansamblu de elemente referitoare la modul de desfăşurare a unor activităţi eficiente de către funcţionarii şi managerii din instituţiile publice, care trebuie să aibă calităţi morale, capacitate managerială, cunoştinţe din domeniul economic, sociologic şi psihologic. O conducere eficientă implică o bună cunoaştere a realităţii sociale şi a intereselor sociale pentru identificarea şi stabilirea obiectivelor instituţiilor publice.

Managerii din administraţia publică trebuie să aibă aptitudini specifice acestui domeniu, cum ar fi: capacitate de înţelegere a omului cu toate problemele cu care se confruntă şi pe care i le aduce la cunoştinţă, talent de comunicare şi de abordare a diferitelor probleme, răbdare pentru ascultarea tuturor necazurilor şi problemelor, talent pedagogic şi compatibilităţi psihologice cu toţi colegii.

Metoda conducerii eficiente presupune posedarea de către manager a talentului de selectare a funcţionarilor publici după criterii specifice, în funcţie de pregătirea de specialitate şi manageriala a acestora, capacitatea de comunicare, direct şi indirect, atât cu şefii ierarhici, cât şi cu subordonaţii.

  1. d) Metoda valorificării experienţei în muncă, care are ca sursă utilizarea funcţionarilor publici cu experienţă îndelungată într-un anumit domeniu al administraţiei publice. Folosirea funcţionarilor publici cu experienţă îndelungată în efectuarea unor activităţi, imprimă calitate proceselor din domeniul administraţiei publice, abilitate în conducere şi realizarea sarcinilor ce le revin. Totuşi, această metodă poate avea şi anumite efecte negative datorate rutinei, comodităţii, executării mecanice a unor operaţiuni etc. Rutina este de fapt cea care influenţează cel mai mult pe vechii funcţionari publici care au tendinţa de a deveni autoritari, incapabili de autocritică, nu-şi recunosc greşelile şi încearcă să rezolve orice problemă numai aşa cum doresc ei, ceea ce duce la decizii incorecte. Pentru eliminarea acestor efecte negative, şi mai ales a rutinei, este necesară folosirea experienţei lor pentru îmbunătăţirea muncii şi introducerea unor noi metode de îndeplinire a sarcinilor care să-i determine pe respectivii funcţionari să se autodepăşească, să se adapteze continuu la tot ceea ce este nou.

Folosirea metodei valorificării experienţei înseamnă încurajarea funcţionarilor din administraţia publică la valorificarea propriului potenţial profesional obţinut în timp, la dezvoltarea capacităţii creative, la creşterea calităţii actelor decizionale din acest domeniu.

  1. e) Metoda structurării eficiente a programului funcţionarilor publici a apărut ca urmare a specializării acestora, deoarece timpul de lucru este de multe ori prelungit peste programul normal de lucru, de multe ori datorită utilizării necorespunzătoare a acestuia. Se ştie că în managementul public informaţiile au un rol deosebit, şi pun anumite probleme legate, pe de o parte, de asigurarea corectitudinii culegerii, iar, pe de altă parte, de valorificarea acestora în fundamentarea deciziilor şi implementarea lor în sistemul administraţiei publice. Rezolvarea, acestor probleme impune structurarea corectă a programului de lucru, adică asigurarea condiţiilor corespunzătoare de desfăşurare a activităţilor la unele locuri de muncă, necesare executării respectivelor sarcini. Desfăşurarea unui program de lucru, corespunzător pentru un funcţionar public presupune confort, climat deschis de lucru, dotat cu cele mai moderne metode, echipament, recompense, adecvate etc.

Programul de lucru trebuie structurat atât anual cât şi trimestrial, lunar şi zilnic, astfel încât să existe un raport optim între consumul efectiv de energie pentru realizarea sarcinilor de muncă şi timpul necesar refacerii forţei de muncă (de odihnă şi recreere). Un raport optim permite prevenirea apariţiei oboselii exagerate şi premature a personalului din administraţia publică. Principalele cauze ale oboselii personalului din administraţia publică sunt:

  • monotonia şi lipsa de interes pentru activitatea pe care o face;
  • condiţiile organizatorice nepotrivite de la locul de muncă;
  • tensiuni nervoase etc.

Utilizarea unei structurări eficiente a programului de lucru al funcţionarului public necesită cunoaşterea influenţei factorilor care duc la solicitarea fizică şi nervoasă a acestora, a mediului în care îşi desfăşoară activitatea, a cauzelor care determină starea de oboseală, dar, mai ales, a factorilor  psiho-sociali ce determină un anumit comportament managerial.

3. METODE DE CERCETARE

Dintre metodele de cercetare cunoscute, analiza-diagnostic este mai indicată în sistemul managementului administraţiei publice. Societatea contemporană se concretizează prin schimbări rapide şi, de multe ori profunde, care duc la necesitatea adaptării continue a sistemului administraţiei publice la noile cerinţe ale reorganizării acestuia potrivit noilor condiţii. De aceea, efectuarea analizei diagnostic este necesară ori de câte ori apar anumite schimbări în sistemul administraţiei publice.

O asemenea metodă impune parcurgerea a patru etape:.   

  • documentarea asupra domeniului supus analizei;
  • interpretarea datelor şi informaţiilor culese pe baza diagramei cauză-efect;
  • identificarea şi analiza punctelor forte şi a celor slabe;
  • prezentarea propunerilor de îmbunătăţire a activităţii.
  1. a) Etapa de documentare asupra domeniului, supus cercetării, este necesară atunci când observarea şi culegerea datelor se referă la:
  • structura instituţiei publice respective ca şi a relaţiilor sale cu organul ierarhic şi cu publicul;
  • componentele sistemului informaţional al respectivei instituţii publice inclusiv a circuitelor şi fluxurilor informaţionale;
  • sistemul decizional adoptat, eficienţa acestuia, a metodelor şi tehnicilor folosite în procesul decizional;
  • stilul de conducere şi a climatului de muncă unde îşi desfăşoară activitatea funcţionarii publici. Aceste date sunt supuse unei analize detaliate pentru verificarea veridicităţii lor;
  1. b) Etapa de interpretare realistă a datelor şi informaţiilor, a cauzelor care au generat situaţii negative sau pozitive în stilul şi metodele de muncă ale funcţionarilor publici.
  2. c) Etapa de identificare şi analiză a punctelor forte şi a punctelor slabe ale activităţii din cadrul sistemului administraţiei publice, ceea ce presupune analiza pe categorii de informaţii şi date culese, ca şi pe structuri organizatorice, pentru a se releva stilul de conducere (eficient sau ineficient) al funcţionarilor publici cu funcţii de conducere, inclusiv climatul în care îşi desfăşoară activitatea în respectiva instituţie.
  3. d) Etapa de formulare a propunerilor de restructurare şi perfecţionare a activităţilor, inclusiv prezentarea lor. Este o etapă laborioasă şi presupune identificarea, în primul rând, a cauzelor care au determinat anumite probleme critice şi dificile, iar in al doilea rând, a situaţiilor pozitive cu efecte benefice asupra activităţii instituţiei respective.

Analiza-diagnostic are ca scop, în primul rând, diminuarea până la eliminare a punctelor slabe identificate şi, în al doilea rând, dezvoltarea şi perfecţionarea punctelor forte, pentru ca, în final, să se facă propuneri de redresare, restructurare şi/sau perfecţionare a activităţii.

În finalul analizei trebuie făcute consideraţii pertinente asupra acesteia, a eficienţei instituţiei cercetate, ca şi a eficienţei analizei (raportul rezultatele obţinute - cheltuielile efectuate).

Alte metode:

Brainstormingul (asaltul de idei);

Tabloul de bord

Metoda Delphi

Metoda Philiph 66

Metoda scenariilor

Loading...