1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Organizaţiile apar din nevoia umană de cooperare. Ele au o structură formală şi una informală. Din perspectiva structurală organizaţia formală reprezintă ansamblul persoanelor şi subdiviziunilor organizatorice astfel constituite, încât să ofere, într-un mod cât mai optim, atingerea obiectivelor stabilite, cât şi a documentelor de exprimare a acestei organizări. Din acest punct de vedere, organizaţia formală îşi găseşte expresia în:

  1. Componentele structurii organizatorice:

postul, care prezintă ansamblul obiectivelor, sarcinilor, responsabilităţilor,

cunoştinţelor şi aptitudinilor cerute unui angajat în mod organizat şi permanent, la un anumit loc de muncă;

funcţia, adică totalitatea posturilor ce prezintă caracteristici principale asemănătoare (de conducere, de execuţie);

compartimentul adică totalitatea persoanelor ce îndeplinesc sarcini omogene, similare sau complementare, de regulă în acelaşi loc de muncă, contribuind la realizarea unor obiective comune şi fiind subordonaţi aceleiaşi persoane;

nivelul ierarhic (organizatoric) adică totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la acelaşi nivel faţă de organul superior de conducere al organizaţiei;

relaţii organizatorice: relaţii prin care se realizează legăturile dintre diferite componente ale structurii, fiind constituite prin reglementări oficiale.

  1. 2. Documentele de exprimare a structurii organizatorice:

 organigrama, ce prezintă reprezentarea grafică a elementelor componente ale structurii organizatorice; (Anexa1)

regulamentul de organizare şi funcţionare, care reprezintă mai detaliat structurile organizatorice, specifică baza legală a existenţii şi funcţionării organizaţiei, organizarea generală, detalizează principalele caracteristici organizaţionale, atribuţiile, responsabilităţile şi obiectivele principalelor componente ale organizaţiei;

obligaţiunile funcţionale, care prezintă detaliat toate elementele necesare unui angajat ce ocupă un anumit post, astfel încât acesta să poată exercita în condiţii normale atribuţiile ce îi revin.

Procesul de diviziune a muncii implică separarea grupurilor de lucrători, pe baza performanței de lucru,tipului  de muncă și a operațiunilor.

Funcțiile variază în funcție de rolul grupurilor individuale de lucrători în procesul de fabricație sau față de scopurile organizației.

Asigurarea echilibrului corect a lucrătorilor principali și auxiliari, pe baza de diviziune funcțională rațională a forței de muncă, determină o îmbunătățire semnificativă a productivității muncii în organizație.

Pentru o percepere armonioasă a sarcinilor atribuite angajaţilor din firmă, este necesar ca fiecare persoană, implicată în afacere, să ştie foarte exact: cine este însărcinat?, cu ce?, de către cine? Astfel,diviziunea muncii din cadrul firmei este dependentă de corelaţia autoritate ↔ responsabilitate, iar subsistemele independente ale organigramei firmei se bazează pe modelul superior ↔ subordonat.

O organizaţie incorporează în structura sa organizatorică trei subsisteme principale:

  • • sistemul operaţional (de producţie);
  • • sistemul executiv (de conducere);
  • • structura reprezentativ.

Sistemul operaţional reprezintă ansamblul compartimentelor implicate în mod direct la realizarea obiectivelor firmei, fiind denumite compartimente de linie (de bază) (ex. dacă obiectivul firmei este să producă, respectiv să vândă un produs – compartimentele de linie sunt cele responsabile de fabricarea,respectiv vânzarea produsului).

Sistemul executiv reprezintă ansamblul persoanelor şi compartimentelor funcţionale care conduc,coordonează şi reglează activitatea compartimentelor de linie. Compartimentele implicate în susţinerea compartimentelor de linie se numesc compartimente de sprijin (staff) (ex. compartimentul financiarcontabil, compartimentul de resurse umane).

Sistemul reprezentativ include ansamblul persoanelor şi compartimentelor prin care se realizează consultarea şi negocierea cu membrii din interiorul sau exteriorul organizaţiei.

Stabilirea criteriilor de grupare a sarcinilor, au la bază principiile diviziunii pe:

1) verticală, stabilindu-se nivelurile ierarhice, problemele legate de lanţul de comandă şi decentralizare –descentralizare;

2) orizontală, stabilindu-se sarcinile specializate, respectiv, proiectarea posturilor.

  • Proiectarea compartimentelor – prin gruparea posturilor, respectiv, stabilirea relaţiilor dintre ele.
  • • Determinarea variantei optime – se elaborează mai multe variante pentru structura organizatorică (stabilirea ierarhiei), din care se selectează cea optimă, în funcţie de ponderea avantajelor, respectiv, facilităţile de eliminare a dezavantajelor.
  • • Stabilirea interdependenţelor – se concep diviziunile structurii organizatorice astfel încât să se minimizeze dependenţa dintre obiectivele specifice şi individuale ale sarcinilor, deprinderilor şi responsabilităţilor.
  • Evaluarea funcţionalităţii structurii organizatorice rezultate.

Postul – reprezintă unitatea structurală din cadrul organigramei unei firme. Postul precizează setul de sarcini specializate, obligaţii şi responsabilităţi, pe care trebuie să le realizeze un angajat în mod permanent şi organizat, pentru atingerea obiectivelor organizaţionale.  Iniţial, prin proiectarea postului se înţelegea specificarea sarcinilor specializate pentru un anumit angajat în scopul eficientizării muncii acestuia.
Sarcinile specializate sunt identificate prin descompunerea proceselor din cadrul sistemului de producţie în acţiuni elementare, care sunt ulterior asignate persoanelor cu pregătire corespunzătoare.

Tendinţa actuală este de a se angaja persoane cu aptitudini în abordarea mai multor sarcini specializate astfel încât, aceştia să facă faţă diferitelor situaţii neprevăzute, generate de bulversările economice actuale.

Analiza postului – reprezintă procesul de investigare şi determinare sistematică a sarcinilor, caracteristicilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor, respectiv, a cunoştinţelor, deprinderilor şi abilităţilor pe care trebuie să le aibă ocupantul postului. Rezultatele analizei postului sunt utilizate pentru proiectarea postului.

Proiectarea postului – reprezintă procesul de stabilire a setului de sarcini specializate pentru ocupantul postului, a autorităţii şi responsabilităţilor acestuia în luarea deciziilor, respectiv, a relaţiilor cu alte posturi. Autoritatea pe care o poate avea titularul postului este cea care să-i permită realizarea obiectivelor individuale şi a sarcinilor atribuite.
Autoritatea se clasifică în modul următor:

  • • formală:
    - de tip ierarhic- se exercită asupra persoanelor;
    - de tip funcţional-se exercită asupra activităţilor
    • profesională - dobândită prin nivelul de pregătire şi experienţă.
    Responsabilitatea reprezintă obligaţia realizării sarcinilor specificate de obiectivele postului.
    Descrierea postului În funcţie de natura responsabilităţilor, sarcinilor şi competenţelor, postul poate fi:
    • post managerial – denumit şi poziţie;
    • post de execuţie.
    Descrierea postului comportă două părţi:
    1. prezentarea postului;
    2. specificarea postului (cerinţele faţă de ocupantul postului)
    *pentru posturi manageriale*
    respectiv,
    1. prezentarea poziţiei;
    2. specificarea poziţiei (cerinţele faţă de ocupantul postului)
    * pentru posturi nonmanageriale*
    Descrierea postului este utilă pentru selectarea, angajarea, evaluarea şi promovarea salariaţilor.
    Competenţele ocupantului postului sunt prevăzute în fişa postului.(Anexa2) Fişa postului reprezintă o descriere a sarcinilor care-i revin oricărei persoane, care va ocupa un anumit post. Fişa postului este semnată de fiecare persoană, care ocupă un anumit post, respectiv, de directorul organizaţiei şi/sau directorul de departament.

Compartimentarea

Posturile identificate şi specificate, sunt ulterior grupate în funcţie de anumite criterii în compartimente (departamente). Cele mai uzuale criterii de compartimentare sunt: funcţia, produsul, localizarea şi clientul.

Compartimentarea pe criteriul funcţiei reprezintă gruparea posturilor proiectate care, în ansamblul lor, îndeplinesc o funcţie a firmei. De exemplu, ansamblul posturilor a căror sarcini specifice îndeplinesc funcţia de producţie a firmei, sunt grupate în compartimentul de producţie. În mod analog se grupează compartimentul de marketing, compartimentul financiar contabil, compartimentul de personal. Având în vedere faptul că angajaţii din cadrul unui compartiment grupat pe criteriul funcţiei, au cunoştinţe şi aptitudini în acelaşi domeniu de specializare, conducerea unor astfel de compartimente este foarte eficientă. Acesta este motivul pentru care în majoritatea firmelor mici şi mijlocii, se practică compartimentarea pe criteriul funcţiei.

Compartimentarea pe criteriul produsului, reprezintă gruparea posturilor proiectate care, în ansamblul lor, determină realizarea unui produs sau a unei familii de produse. Ex: Este citat în literatura de specialitate cazul companiei Digital Equipment Corporation, una din cele mai mari companii de producţie a computerelor, care a fost organizată iniţial pe 18 grupuri separate de produse. Problema esenţială, căreia trebuia să-i facă faţă staff-ul companiei, era aceea că, fiecare departament de produse era mai curând în competiţie cu celelalte, decât în cooperare, cum ar fi fost normal. În loc de a lucra împreună pentru obiectivele comune ale companiei, personalul departamentelor lucra preponderent pentru obiective specifice.

Compartimentarea pe criteriul localizării, se referă la gruparea împreună a tuturor activităţilor dintr-o arie geografică (cazul firmelor multinaţionale), la teritoriul câtorva regiuni din interiorul unei ţări (firme la nivel naţional), sau la câteva localităţi (firme mici). Acest tip de departamentare permite organizarea într-o asemenea manieră, încât, la orice moment, firma poate răspunde la cererea unor consumatori specifici din diferite locuri, dar implică şi un mare dezavantaj, relativ la mărimea personalului de conducere şi administrativ, precum şi la dimensiunea sistemului de control, în vederea coordonării activităţii din zone diferite.

Compartimentarea în funcţie de clienţi, constituie gruparea împreună a tuturor activităţilor în acord cu satisfacerea cerinţelor diferitelor grupuri de clienţi. Avantajul acestei forme departamentale, este acela al posibilităţilor firmei de a lucra eficient cu clienţii unici sau grupuri de clienţi. Dezavantajul este cel similar formei anterioare şi anume necesitatea unui personal administrativ numeros. Alternativa compartimentării în funcţie de clienţi se poate aplica cu succes în organizaţiile comerciale, învăţământ, sănătate, administraţie publică.

Compartimentarea după criterii multiple, este întâlnită în firmele mari, care, la un anumit nivel al organigramei, abordează un anumit criteriu de compartimentare, respectiv, în cele inferioare să abordeze alte criterii.

Compartimentarea matriceala, implică o dublă subordonare, respectiv, coordonare a compartimentelor, îmbinând structurile funcţionale cu evoluţia fiecărui produs sau proiect individual.

Relaţiile organizatorice

 Relaţiile organizatorice reprezintă ansamblul legăturilor, care se stabilesc între componentele primare (post, funcţie) şi subdiviziunile structurale (compartimente, departamente). Relaţiile organizatorice se clasifică în modul următor:

  • • relaţiile de autoritate – stabilite de conducerea firmei prin intermediul reglementărilor sau normelor elaborate şi se clasifică în:
    → relaţiile ierarhice- se stabilesc între titularii posturilor de conducere şi titularii posturilor de execuţie, direcţia de exercitare a autorităţii, pornind de la nivelul conducerii spre cel de execuţie.
     → relaţiile funcţionale – se stabilesc prin exercitarea autorităţii funcţionale, de care dispun compartimentele funcţionale, concretizate prin: norme, indicaţii metodologice, referate, reglementări, regulamente, prescripţii.
  • • relaţiile de cooperare – se stabilesc între posturile situate pe acelaşi nivel ierarhic, dar în compartimente diferite, pentru desăvârşirea proiectelor comune, sau a anumitor acţiuni complexe. • relaţiile de control – se stabilesc între compartimentele specializate în realizarea acţiunilor de control şi celelalte compartimente sau subdiviziuni ale structurii organizatoric.

Exemplu de diviziune a muncii

            Particularitatea diviziunii muncii specializate constă în acea că lucrul este repartizat nu haotic, dar este înfăptuit de specialiştii funcţionali - în marketing, planificare etc., problema diviziunii muncii specializate este studiată de mulţi ani; e demonstrat că specializarea muncii era cunoscută în lumea civilizată deja din a cincilea mileniu înaintea erei noastre în China. Platon vorbea despre munca specializată. Uniunile meşteşugăreşti ale evului mediu din Europa în mod special stimulau lucrul specializat pentru toată viaţa.

Diviziunea muncii manageriale între experţi de marketing, finanţe, producţie este evidentă în organizațiile contemporane.

Alegerea domeniilor de funcţionare determină structura de bază a organizaţiei şi arată activitatea ei succesivă. În organizaţie este important cum se înfăptuieşte diviziunea muncii verticale. Diviziunea muncii verticale, conştientă ne dă ierarhia nivelurilor manageriale. Caracteristica de bază a ierarhiei este supunerea formală la fiecare nivel, managerul superior poate să aibă în supunerea sa câţiva manageri medii care, reprezintă domeniile funcţionale. Astfel managerul subdiviziunii producţie în supunerea sa poate să aibă 10 manageri inferiori, pe conducătorii schimburilor şi zonelor funcţionale.

Prin specializarea muncii se înţelege separarea tuturor activităţilor organizaţionale în sarcini distincte şi repartizarea lor diferitelor posturi.

Literatura de specialitate indică următoarele moduri de formare a grupurilor (H. Mintzberg):

- Gruparea după cunoştinţe sau abilităţi. Majoritatea universităţilor sunt organizate după arii disciplinare. Funcţiile universitare sunt diferenţiate după nivelul de cunoştinţe (de la preparatori până la profesori universitari). Un alt gen de organizaţii astfel grupate sunt spitalele.

- Gruparea după procese de muncă şi funcţii (Organizarea funcţională). Majoritatea organizaţiilor care realizează producţie sunt organizate în acest mod. Un număr de oameni sunt implicaţi în producţie, alţii în cercetare şi dezvoltare, alţii în vânzări sau marketing, alţii în finanţe şi contabilitate, şi alţii în funcţiile legate de personal.

- Gruparea în funcţie de timp. Uneori oamenii sunt grupaţi după perioada în care lucrează (schimburi). Acest mod de grupare poate fi folosit în corelare cu procesele de muncă şi funcţiile.

- Gruparea după produs sau rezultat. Astfel sunt formate unităţi pe baza produsului sau serviciului rezultat.

- Gruparea în funcţie de client. Unele organizaţii formează grupuri care se orientează către diferite categorii de clienţi.

- Gruparea în funcţie de loc. Acest lucru înseamnă de obicei că sunt formate unităţi în acord cu aria geografică pe care o deservesc sau în care sunt localizate

Functiunea reprezinta domeniul in care se exercita un ansamblu de activitati omogene si /sau complementare specializate prin care se urmareste atingerea uneia sau mai multor obiective derivate din obiectivele generale ale organizatiei.

 Functiunile sunt subdiviziuni cuprinzatoare ale sistemului organizatiei, reprezentand anumite grupuri ale tuturor activitatilor care se desfasoara in cadrul sistemului intr-un anumit domeniu inclusiv a activitatilor care au legatura cu mediul ambiant.

In functie de delimitarea domeniilor de activitate, functiunile din cadrul unei organizatii sunt:

  1. functiunea de cercetare-dezvoltare;

         Aceasta functiune cuprinde activitatile care se desfasoara in organizatie pentru realizarea obiectivului in domeniul generarii de noi idei care sa se materializeze in produse si servicii utile. Activitatile desfasurate in cadrul acestei functiuni au un profund caracter inovator, asigurand adaptarea organizatiei la evolutia necesitatilor consumatorilor, ale clientilor, dar si la evolutia stiintei si tehnicii.
Activitatile de baza ale acestei functiuni sunt:

  • • conceperea si asimilarea de produse si servicii noi;
  • • modernizarea celor existente;
  • • cercetarea si asimilarea de tehnologi noi;
  • • organizarea sistemelor si subsistemelor sale componente, respectiv procese de elaborare, implementare si adoptare de noi concepte, tehnici cu caracter organizatoric;
  • • elaborarea, stabilirea normelor si normativelor de consumuri specifice de materii prime, materiale, energie si partial pentru resurse umane.

Pe langa aceste activitati de baza sunt incluse, in cadrul acestei functii, si o parte din activitatea de organizare, de previzionare a functionarii si dezvoltarii organizatiei, dar si activitatea de investitii.

2.functiunea de productie sau operationala;

Este utilizata cu precadere in cazul serviciilor si cuprinde ca activitate de baza a organizatiei prin care se realizeaza transformarea obiectivelor muncii in produse, serviciile finite catre clienti. Activitatile auxiliare si de deservire necesare pentru ca activitatea de baza sa se realizeze se desfasoara atat in domeniul productiei, fabricatiei produselor, cat si in domeniul prestatiilor de servicii. Principalele activitati din cadrul acestei functiuni sunt:

  • · fabricatia;
  • · exploatarea;
  • · operatiunile de prestare a serviciilor;
  • · programarea, lansarea si urmarirea operativa a productiei;
  • · intretinerea si repararea masinilor, a utilajelor, a cladirilor;
  • · productia si distributia de energie;
  • · distribuirea combustibilului, gazelor;
  • · productia si repararea SDV-urilor, ca actiuni auxiliare;
  • · controlul tehnic de calitate a materiilor prime, resurselor pe tot parcursul procesului de fabricatie;
  • · controlul produselor finite, a serviciilor prestate;
  • · transportul intern tehnologic.
  1. functiunea comerciala;

Cuprinde majoritatea activitatilor prin care unitatea economica realizeaza legatura cu mediul ambiant, atat pentru procurarea resurselor materiale cat si pentru desfacerea produselor, lucrarilor si serviciilor rezultate din activitatea proprie.

Activitatile din acest domeniu sunt:

  • · aprovizionarea tehnico-materiala;
  • · depozitarea, conservarea si gospodarirea stocurilor de materii prime, materiale si combustibil;
  • · desfacerea produselor lucrarilor si serviciilor;
  • · transportul produselor in afara unitatii economice;
  • · marketing, respectiv reclama, publicitate;
  • · cercetarea pietei;
  • · distribuirea produselor.
  1. functiunea de personal;

Cuprinde ansamblul activitatilor prin care se asigura resursele umane necesare desfasurarii activitatilor organizatiei prin care se realizeaza ridicarea nivelului calitativ al acestora si se asigura utilizarea eficienta a fortei de munca.

Cele mai importante activitati sunt:

  • · determinarea necesarului de personal, atat cantitativ cat si structural;
  • · recrutarea, selectionarea si incadrarea personalului, evidentierea acestuia, aprecierea si promovarea, recomandarea si sanctionarea, pregatirea, perfectionarea, protectia si igiena   muncii;
  • · incheierea calitatii de angajat;
  • · activitatea administrativa.

Obtinerea unui echilibru intre interesele angajatilor si organizatiei care sa asigure realizarea obiectivelor este obligatorie in conditii de eficienta si eficacitate si de folosire a unor tehnici si metode manageriale, a abilitatilor manageriale si a experientei acumulate.

Intre functiunile organizatiei exista raporturi  de interdependenta si interconditionare. Spre exemplu: realizarile din domeniul cercetarii, dezvoltarii privind introducerea de masini si tehnologii noi nu pot fi puse in valoare in mod eficient daca in cadrul functiunii de personal nu s-a realizat specializarea lucratorilor in domeniul tehnicii noi.

  1. functiunea financiar-contabila..

Cuprinde un ansamblu de activitati prin care se asigura resursele financiare necesare atingerii obiectivelor, evidentierea valorica a fenomenelor economice si analiza modului de utilizare a resurselor necesare obtinerii rezultatelor.

 Activitatile acestei functiuni sunt:

  • · planificarea financiara;
  • · executia financiara prin care se asigura distribuirea resurselor in organizatie si urmarirea utilizarii eficiente a acestora;
  • · contabilitatea, activitatea de inregistrare si evidentiere valorica a resurselor materiale, umane si financiare, dar si a rezultatelor organizatiei;
  • · calcularea costurilor si a preturilor;
  • · analiza economico-financiara.
Loading...