Decizia poate fi definită ca rezultatul unei proces prin care se alege, dintr-un mare număr de alternative posibile, o linie de acţiune considerată optimă în vederea atingerii unui scop (obiectiv).
După Herbert A. Simon, deciziile sunt similare procesului de management. Luarea deciziilor se fundamentează pe conceptul de sistem şi constă în următoarele etape:
- defineşte problema;
- caută toate căile (alternativele) posibile de acţiune;
- evaluează alternativele;
- selectează o alternativa (alege).
Definirea problemei de analizat şi a condiţiilor de observare înseamnă a defini sistemul la care ne raportăm şi complexitatea acestuia.
Bazat pe observaţie se concepe o ipoteză ce descrie factorii implicaţi şi interacţiunea lor (interacţiunea elementelor sistemului) sau care este soluţia optimă pentru rezolvarea problemei.
În vederea testării ipotezei se proiectează un experiment care este executat, iar în funcţie de analiza rezultatului obţinut se acceptă sau se respinge ipoteza.
Aşadar evaluarea alternativelor se realizează pe baza experimentelor. Pentru fiecare dintre etapele prezentate mai sus au fost dezvoltate metodologii centrate pe teoria sistemelor.
Luarea deciziei impune folosirea unor echipe multidisciplinare pentru ca un sistem managerial are multiple aspecte (matematic, ingineresc, economic, sociologic, etc.)
Modelul propus de S. Cooke şi N. Slack indică următorii paşi:
- înţelege problema;
- determină opţiunile;
- evaluează opţiunile;
- alege;
- implementează;
- monitorizează;
- recunoaşte problema.
Înţelegerea problemei înseamnă diagnosticarea adevăratei motivări a problemei. Când deciziile sunt înţelese şi bine structurate, diagnosticarea este simplă. Clarificarea tuturor detaliilor şi ajungerea la un consens poate defini şi forma operaţională a problemei. Înţelegerea problemei, de fapt, implică participarea nu numai a unei singure persoane, chiar dacă responsabilitatea îi revine în exclusivitate; punctul de vedere a mai multor manageri, formarea unui grup decizional capabil să descifreze toate aspectele legate de luarea deciziei constituie un element important în luarea deciziei.
Determinarea opţiunilor constituie baza luării deciziei; cu cât numărul de opţiuni va fi mai mare, cu atât mai fundamentată va fi decizia. Numărul de opţiuni poate varia de la două la infinit atunci când te raportezi la un proces variabil continuu.
Evaluarea opţiunilor implică un proces de identificare a factorilor ce nu pot fi controlaţi şi care pot avea un impact asupra rezultatului final şi un proces de predicţie a acestui impact.
Consecinţele vor fi evaluate în funcţie de numărul de opţiuni şi de natura variabilă a fiecărei opţiuni. Se poate construi o matrice în care sunt două dimensiuni, atât în ceea ce priveşte numărul de opţiuni cât şi natura fiecăreia.
Folosirea modelelor, în special matematice, constituie instrumentul cel mai des folosit în tehnica luării deciziilor .Modelul este definit ca o reprezentare simplificată a realităţii.
Modelele pot fi: .
- iconice: replica fizică a sistemului, permite reprezentarea realităţii la o scară diferită (ex. o linie de producţie, un avion, o maşina, etc.);
- analogice: reprezintă numai comportarea sistemului fără a reprezenta şi forma fizică a acestuia (ex. diagrame, organigrame care reprezintă structura organizatorică a unei organizaţii, autoritatea, legăturile ierarhice şi funcţionale);
- matematice: sunt modele abstracte care încearcă să reprezinte complexitatea interacţiunilor în anumite sisteme ce nu pot fi reprezentate fizic. Astfel modelele matematice pot descrie diverse situaţii şi pot fi uşor manipulate prin experimente.
Modelele iconice şi cele analogice au început să devină mai comune în ultimul timp: special cu ajutorul simulării şi al sistemelor de suport a deciziei.
Raţiunea folosirii modelelor şi mai ales a modelelor matematice în management ştiinţific este următoarea:
- comprimarea timpului cu ajutorul computerului;
- manipularea modelului este incomparabil mai uşoară decât cea a realităţii;
- costul greşelilor este mult mai mic în timpul experimentului prin încercare şi eroare şi atunci când acesta se face pe un model;
- calculul riscului dat de contextul incertitudinii mediului extern este posibil de realizat în cazul modelelor,
- identificarea şi analiza soluţiei optime se face pe un număr imens de alternative.
Avantajele oferite de folosirea modelelor sunt datorate folosirii computerelor care fac posibilă nu numai comprimarea timpului de calcul, dar sunt în acelaşi timp un instrument rapid de colectare şi stocare de date, de redare, de analiză şi validare a modelelor.
Luarea deciziilor conform managementului ştiinţific comportă astfel următorii paşi (fig. 2.1):
- definirea problemei prin colectarea de date în ceea ce priveşte trecutul, prezentul cât şi comportarea în viitor a sistemului (dacă ne referim la variabile ca venituri şi costuri se impune actualizarea);
- conceptualizarea modelului şi clasificarea lui într-una din cele două categorii: standard sau structurate (programate) şi nestructurate sau neprogramate, pe baza includerii modelului într-un prototip precis cum ar fi, de exemplu probleme de alocare, probleme de distribuţie, probleme de reţea, probleme de fir de aşteptare etc.;
Fig. 2.1. Procesul managementului ştiinţific
- modelarea adică abstractizarea într-o formă matematică implică identificarea variabilelor dependente şi independente şi a ecuaţiilor care descriu interdependenta lor (se fac simplificări atunci când se impune şi în acest caz un rol important îl joacă ipotezele).
Modelarea implică o multitudine de activităţi ce se intercondiţionează şi o metodologie specifică, după cum urmează:
- componentele modelului;
- structura modelului;
- relaţiile matematice;
- validarea modelului şi analiza de sensibilitate.
Aplicarea tehnicilor depinde de natura problemelor la care ne raportăm. Astfel, este posibil de la caz la caz, să putem folosi mai multe tehnici şi în această situaţie probabilitatea luării unei decizii corecte este mai mare.