Încă de la început trebuie să subliniem faptul că într-o organizaţie există mai multe sisteme de conducere precum şi diferite tipuri de organigrame. Unele dintre ele stimulează munca în echipa, altele din contra concentrează puterea de decizie în mâna unei singure persoane.
Oricum ar fi aceasta organizare ea trebuie să răspundă în modul cel mai eficient scopului pentru care a fost creată. În cazul nostru vom vorbi despre organizaţii ocupate în sfera afacerilor. Aceasta înseamnă că managementul va avea ca obiectiv principal obţinerea profitului. Atingerea acestui obiectiv implică o serie de activităţi manageriale (şi nu numai) centrate pe o optimizare avansată a acestora astfel încăt rezultatele finale să fie previzibile şi să confirme justeţea deciziilor luate. Toate aceste decizii vor trebui cântărite din mai multe puncte de vedere astfel încât ele să nu vină în contradicţie cu niciunul dintre următoarele repere: acţionari, angajaţi, furnizori, beneficiari, autorităţi, mediul ambiant, societate. Ţinând seama de toate aceste deziderate se poate spune că s-a luat o ”decizie etică”. Decizia etică reprezintă de fapt un proces raţional mai mult sau mai puţin proceduralizat, prin care se urmăreşte evaluarea morală a unor acţiuni, persoane, reguli, politici, etc. Procedurile care derivă din această acţiune sunt multiple: teste de natură etica, metoda cazuisticii morale, metoda matricei etice, metoda specificării principiilor, etc. Managerii trebuie să se ocupe în permanenţă de “binele” tuturor şi în acest context să examineze cu atenţie toate posibilele implicaţii ale deciziilor lor, în definitiv să asculte de morală şi raţiune înaintea convingerilor şi nevoilor proprii. Un rol important în obţinerea unor rezultate pozitive îl are comunicarea. Aceasta duce la clarificarea rapidă a posibilelor situaţii conflictuale, menţine un transfer permanent de informaţii la nivelul colectivităţii şi asigură realizarea unei conştiinţe de grup. Comunicarea înseamna cunoaştere reciprocă şi reprezintă antidotul esenţial al stărilor conflictuale. Mijloacele de comunicare sunt diverse iar ele trebuie să asigure un transfer reciproc de informaţie între management şi angajaţi, între organizaţie şi societate. Trebuie să se ţină seama deasemenea de cele două mari aspecte ale comunicării în lumea afacerilor şi anume:
1.Comunicarea intraorganizaţională, adică cea care asigura circulaţia informa-ţiilor în interiorul organizaţiei.
2.Comunicarea extraorganizaţională, cea care se asigură prin schimbul de informaţie cu mediul exterior.
Datorită nevoii crescute de comunicare au apărut şi aşa numiţii “purtători de cuvânt” care sunt nişte persoane specializate capabile să transmită în mediul exterior organizaţiei poziţia oficială a conducerii acesteia în legatură cu diverse situaţii ivite. Pentru comunicarea în interiorul organizaţiei sunt mai multe persoane care trebuie să o asigure şi anume: managerii, compartimentul resurse umane, compartimentul de asigurare a calităţii, etc.
În ultima perioadă a apărut în organigramele companiilor încă o funcţie deosebit de importantă şi anume, aceea de “responsabil de etică şi conformitate”. Etica şi conformitatea sunt două aspecte ale activităţii unei organizaţii care se referă la modul cum alege organizaţia respectivă să-şi desfăşoare activitatea. Etica se referă la respectarea unor principii şi valori morale în timp ce conformitatea trimite la respectarea prevederilor legale şi a standardelor naţionale sau internaţionale. Aşadar este nevoie de un specialist care să ştie să analizeze o situaţie delicată, sa gândească strategii coerente de respectare a normelor morale, să propună soluţii viabile de prevenire a unor conflicte de orice fel şi care sa schiţeze liniile directoare ale unei culturi organizaţionale. Munca unui astfel de responsabil va consta în principiu în protejarea imaginii companiei şi în câştigarea încrederii propriilor angajaţi şi a celorlalţi stakeholders în obiectivele şi strategia acesteia.
Responsabilul cu etica şi conformitatea va fi aşadar un real ajutor pentru management facilitându-i luarea unor decizii în condiţii conforme cu legalitatea şi cu morala. Mai ales în condiţiile foarte dure în care companiile concurează în ultimul timp pe pieţele naţionale şi internaţionale, luarea unor decizii în situaţii de urgenţă sub presiunea unor evenimente, este foarte dificilă. Aşadar managerii sunt supuşi unor presiuni interne şi externe ei trebuind să decidă rapid şi bine în situaţii critice. Repetarea acestor situaţii crează o atmosferă de stres care se va transfera încet-încet asupra întregii companii şi va prejudicia până la urmă întregul ansamblu organizaţional. Discutându-se în fiecare zi despre o stare negativă (criză, cheltuieli mari, profit mic, etc.) nu se face decât să se amorseze stări negative în rândul angajaţilor iar feedback-ul va fi cam aşa: ”nu avem vânzări pentru că...; nu putem lua salarii mai mari pentru ca e criza...; nu găsim clienţi pentru ca…”. Chiar şi managerii sunt tentaţi de cele mai multe ori să găsească scuze şi să dea vina pe anumite situaţii aşa–zis “obiective” cum ar fi: inflaţia, deflaţia, criza, tranzacţiile bursiere, etc. Atitudinea corectă şi realistă în astfel de situaţii este alta şi anume aceea autointerogativă: ”Ce fac eu, ca manager pentru a preveni anumite situaţii sau ce fac eu ca să pot ieşi cu bine din anumite situaţii dificile? Apoi orice decizie care poate duce la schimbarea unui membru al organizaţiei care ocupă un post important în organigramă trebuie să înceapă cu o autoanaliză. Cu întrebări de genul: De ce îl schimbăm? Dar noi i-am asigurat oare toate condiţiile pentru a-şi putea desfăşura în condiţii bune activitatea? Am făcut oare o analiză obiectivă a modului de comunicare? L-am ajutat în situaţii dificile?” Deci înainte de a face astfel de schimbări trebuie să începem cu autoanaliza. Nici tergiversarea unor astfel de schimbări nu este o soluţie, mai ales atunci când este uşor de demonstrat că respectivul angajat nu corespunde sau nu face faţă sarcinilor de serviciu.
“Pe lângă calităţi organizatorice, profesionalism, capacitate intelectuală, carismă, forţă fizică, caracteristicile managerilor se referă la următoarele:
- trebuie să aibă virtutea umanităţii, să dorească asimilarea moralităţii
- conduce întotdeauna conform dreptăţii, raţiunii şi adevărului
- face din echitate şi justiţie fundamentul acţiunilor sale
- sinceritatea şi fidelitatea ii sunt caracteristici absolute
- este dirijat de respect şi modestie
- manifestă intoleranţă faţă de încălcarea legii morale
- este demn de admiraţie şi recunoştinţă
- manifestă prudenţă, siguranţă şi încredere în sine
- îşi menţine autoritatea în limitele moralităţii
- are simţul responsabilităţii
- îşi construieşte “autoritatea morală” ca parte inseparabilă a personalităţii sale profesionale (După Etica în afaceri, M. Popa, A.G.Chira, L.M.Scortar, p212, Cluj 2008)”
Sunt deja celebre cuvintele lui Ch. Maccio care spunea: ”Înainte de a schimba pe alţii, înainte de a învăţa pe alţii, trebuie mai întâi să ne schimbăm pe noi înşine”.
Conform teoreticianului G.Johns, anumite consideraţii de importanţă majoră vor ajuta în evaluarea etică a deciziilor:
- identificaţi beneficiarii afectaţi de fiecare decizie
- identificaţi costurile şi beneficiile fiecărei alternative
- luaţi în consideraţie aspectele morale care apar în jurul unei anumite decizii
- familiarizaţi-vă cu dilemele etice cele mai des întâlnite în practica curentă
- discutaţi chestiunile etice cu beneficiarii deciziei şi cu alţii; nu va gândiţi la etică fără să vorbiţi despre ea;
- transpuneţi acţiunile dumneavoastră etice în acţiuni adecvate.