Managerul, ca persoană care gestionează resursele materiale, financiare şi umane ale unei organizaţii îşi asumă funcţii specifice: planificare, organizare, comandă, coordonare şi control. Exercitarea fiecăreia din aceste funcţii presupune comunicarea cu ceilalţi membrii ai organizaţiei şi cu persoane, grupuri sociale şi instituţii exterioare organizaţiei. Bunul mers al întregii organizaţii, supravieţuirea ei în mediul social, depind de modul în care managerul gestionează o a patra resursă, de natură subtilă - informaţia. S-a spus: informaţie = putere. De fapt circulaţia informaţiei - comunicarea - este cea care leagă între ele celelalte resurse. În şi prin activitatea sa, managerul stabileşte structurile şi imprimă stilul de comunicare, îşi consolidează puterea. Formula de mai sus ar putea fi exprimată: comunicare = putere. Managerul există ca putere reală în organizaţie şi îşi îndeplineşte funcţiile comunicând:
- Planificarea activităţii se bazează pe o amplă informare internă asupra resurselor materiale, financiare, umane, asupra disfuncţiilor şi problemelor interne cât şi pe informare externă asupra situaţiei de pe piaţă, a diferitelor evenimente care afectează organizaţia, informare vitală mai ales în condiţiile unei situaţii dinamice, cum este cea din societatea românească “în tranziţie”. Calitatea deciziilor luate depinde de calitatea şi cantitatea de informaţie de care dispune managerul la un moment dat. Deciziile manageriale, concretizate în obiective şi planuri de realizare sunt apoi comunicate tuturor celor implicaţi în realizarea lor.
- Organizarea - funcţie subsecventă planificării, presupune stabilirea şi atribuirea de sarcini, determinarea structurilor funcţionale, stabilirea termenelor şi a parametrilor de executare a sarcinilor (cine, ce, cum, când are de făcut). Alocarea resurselor organizaţiei este mediată de comunicarea internă, deci eficienţa organizării depinde, alături de competenţa managerului, de felul în care se informează şi îi informează pe ceilalţi.
- Comanda - funcţia cea mai sensibil determinată de comunicare - constă în direcţionarea subordonaţilor pentru atingerea obiectivelor prin dispoziţii, ordine, instrucţiuni. Modul în care managerul îşi “conduce” oamenii spre obiective, delegarea responsabilităţilor, motivarea pentru muncă depind de stilul de comunicare.
- Coordonarea resurselor şi compartimentelor funcţionale pe parcursul realizării obiectivelor, climatul de colaborare, atenuarea tensiunilor, rezolvarea conflictelor şi depind şi ele de stilul de comunicare şi de tactul managerului.
- Controlul constă din verificarea îndeplinirii obiectivelor de către fiecare persoană şi compartiment funcţional în condiţiile prescrise (termene, calitate etc.), evaluarea performanţelor şi comportamentului organizaţional al angajaţilor. Stilul de comunicare, relaţionare şi conducere se manifestă plenar în interviurile de comunicare a evaluării, discuţiile de disciplinare, analiza rapoartelor subordonaţilor şi întocmirea propriului raport de activitate.
Analize ale ponderii comunicării în activitatea managerială au arătat că timpul alocat acesteia este foarte mare şi creşte odată cu nivelul ierarhic. Această situaţie pune încă o dată în evidenţă importanţa abilităţilor sociale şi comunicaţionale pentru munca managerului. Munca reală a managerului se concretizează prin roluri interpersonale, informaţionale, decizionale.
- Rolurile interpersonale sunt jucate de manager ca persoană de legătură între organizaţie şi exterior, între membrii organizaţiei, între diferite compartimente, între persoane şi compartimente / instanţe ierarhice. Personalitatea managerului se manifestă în fiecare dintre aceste relaţii şi se modelează prin exercitarea rolurilor.
- Rolurile informaţionale, manifestate prin gestionarea resursei “informaţie”, contribuie la căutarea şi primirea de informaţii (interne şi din mediu) necesare deciziilor, transmitere de informaţii utile pentru îndeplinirea sarcinilor de către subordonaţi, reprezentarea organizaţiei în exterior.
- Rolurile decizionale, implicite actului de conducere, se bazează pe primele două categorii şi constau în adoptarea de strategii de dezvoltare, schimbare, rezolvarea disfuncţionalităţilor pentru atingerea obiectivelor.
Exercitarea acestor roluri manageriale presupune folosirea funcţiilor organizaţionale ale comunicării (informare, coordonare, control, motivare, exprimare emoţională) pentru îndeplinirea funcţiei de gestiune a tuturor resurselor organizaţiei. Iată câteva exemple de situaţii de comunicare fără de care munca managerială ar fi de neconceput: participarea la şedinţe (operative, de comitet de direcţie etc.), discuţii telefonice cu personalul din subordine, discuţii cu alte persoane din conducere, discuţii cu diferiţi clienţi, furnizori, alte organizaţii, audienţe, activităţi de protocol (primirea unor delegaţii din ţară şi din străinătate), rezolvarea corespondenţei şi semnarea mapei, discuţii cu liderii sindicali din firmă, consultarea unor materiale de specialitate.
Scopurile comunicării manageriale sunt strâns legate de obiectivele generale ale organizaţiei: informare, comandă şi instruire, influenţare şi convingere, îndrumare şi sfătuire, integrare şi menţinere. Managerul face să circule informaţia utilă atingerii acestor obiective, coordonează sursele intermediare de comunicare, face să ajungă informaţiile utile la timpul potrivit şi la persoana potrivită, foloseşte informaţia pentru a face clare scopurile organizaţiei pentru angajaţi, pentru a-i cointeresa şi a le crea satisfacţia atingerii scopurilor. Adeziunea angajaţilor la scopurile organizaţiei, “concertarea” şi concentrarea eforturilor lor se pot realiza folosind toate formele şi resursele comunicării manageriale.