Programul Managementului de Mediu este o descriere a obiectivelor si activitatilor specifice pe care o companie trebuie sa le stabileasca pentru a asigura o mai mare protejare a mediului intr-un anumit loc, incluzand o descriere a masurilor luate sau avute in vedere pentru atingerea acestor obiective.
Crearea si folosirea a unuia sau a mai multe programe, este un element cheie pentru indeplinirea cu succes a Standardelor de Managementde Mediu. Aceste programe descriu cum vor fi atinse obiectivele si tintele organizatei, incluzand intervale de timp si personalul responsabil pentru implementarea politicii de mediu a organizatiei. Programele pot fi impartite pentru a se adresa elementelor specifice ale operatiunilor organizatiei. Ele trebuie sa includa o revizuire ecologica pentru activitatile noi si poate include, acolo unde este practic sau necesar apreciere ale stadiilor de planificare, design, productie, marketing si dispunere.
Structura si responsabilitate. Un program trebuie sa defineasca, sa documenteze si sa comunice rolurile, responsabilitatile si autoritatile astfel incat sa facilliteze managementul ecologic efectiv. Managementul va furniza resursele esentiale pentru implementarea si controlul EMS. Resursele includ resursele umane si cele financiare, tehnologice si specializate. Top managementul organizatiei va numi un reprezentant (sau mai multi) de management specifice, care, in afara de alte responsabilitati, va avea roluri, responsabilitati si o autoriate bine definita pentru a asigura ca cerintele EMS sunt stabilite, implementate si mentiunute conform EMS folosit, si pentru raportarea performantelor EMS catre top management, ca baza pentru imbunatatirea EMS.
Competenta si constientizarea pregatirii. Personalul care indeplineste sarcini care pot provoca un impact ecologic semnificativ trebuie sa fie competent pe baza unei educari si pregatiri potrivite si/sau pe baza experientei. Este esential pentru angajatii de la fiecare functie si nivel relevant sa fie constienti de:
- Importanta si conformarea cu politica de mediu si cerintele EMS.
- Impactul ecologic semnificativ, actual sau potential al activitatilror lor si beneficiile ecologice ale performantei personale imbunatatite.
- Rolurile si responsabilitatile lor in realizarea conformarii cu politica si procedurile de mediu si cu cerintele EMS, inclusiv pregatirile de urgenta si cerintele de raspuns.
- Posibilele consecinte ale abaterii de la procedurile de operare specificate.
Comunicare. Se schiteaza un sistem de comunicare care va fi inzestrat cu informatii despre sistem si modul de realizare al acestuia. Raportarea furnizeaza un mijloc de comunicare efectiv si din ce in ce mai important al performantelor de mediu ale companiei, tuturor partilor interesate. Pentru ca un raport sa fie eficient, el trebuie sa fie onest si direct si fondat pe o baza de informatii curente si adecvate.
Pentru a atinge calitatea dorita a raportarii, organizatia trebuie sa stabileasca si sa mentina procedurile pentru comunicatiile interne intre variatele nivele si functii ale organizatiei si pentru primirea, documentarea si raspunderea la comunicarea relevanta a partilor interesate externe. Organizatia trebuie de asemenea sa formeze o responsabilitate crescanda la anchetele "externe" si sa-si dezvolte abilitatea de a lua in calcul si de a inregistra informatii din sursele care reglementeaza activitatile comune.
Documentarea EMS. Pentru a-si documenta EMS si a descrie elementele de baza ale sistemului de management si interactiunea lor, o organizatie trebuie sa stabileasca si sa mentina proceduri de control a tuturor documentelor cerute de EMS. Documentarea trebuie sa contina si inregistrari formate din:
- Informatii despre legile de mediu aplicabile si alte cerinte.
- Inregistrarea plangerilor.
- Inregistrarea trainingului.
- Informatii despre proces.
- Informatii de productie.
- Inregistrari de inspectare, intretinere si calibrare.
- Informatii pertinente despre furnizori si beneficiari.
- Inregistrari de incidente.
- Informatii despre pregatirile si raspunsul in cazurile de urgenta.
- Informatii despre aspectele de mediu semnificative.
- Rezultatele auditului.
- Revederile managmentului.
Revederea Managementului. Pentru a mentine continua imbunatatire, potrivire si eficacitate a EMS si, prin aceasta, a performantei sale, managementul organizatiei trebuie sa revada si sa evalueze EMS la intervale definite. Procesul de revedere a managementului va asigura ca informatiile necesare sunt adunate pentru a permite managemntului sa continue aceasta evaluare.
Aceasta revedere va fi documentata. Revederea managementului se va adresa posibilei nevoi de schimbare a strategiei, obiectivelor, sau altor elemente ale EMS, in lumina rezultatelor sistemelor audit de managementde mediu, schimbarea cirumstantelor si angajamentul la continua imbunatatire. Sfera revederii trebuie sa fie extinsa, cu toate ca nu toate elementele unui EMS trebuie sa fie revazute deodata si procesul revederii se poate intinde pe o perioada de timp. Revederea strategiei, obiectivelor si procedurilor trebuie sa fie efectuata de la nivelul managerial care le-a definit.
Revederea trebuie sa includa: (a) rezultatele din audituri; (b) extinderea la care au fost atinse obiectivele si tintele; (c) continua conveninenta a EMS in legatura cu conditiile si informatiile schimbatoare; si (d) relevante printre partile interesate. Observatiile, concluzile si recomandarile trebuie sa fie documentate pentru actiunea necesara.