Conceput în SUA, în perioada postbelica (1954) de catre Peter Druker, managementul prin obiective (M.P.O.) se foloseste în prezent în numeroase tari. La difuzarea lui în tarile occidentale o contributie decisiva au avut-o firmele de consultanta în management. Este sistemul de management cel mai frecvent folosit. "Cel mai mare avantaj al managementului prin obiective - spunea Druker - este probabil, acela ca face posibil pentru un conducator controlul propriei performante". O asemenea apreciere atesta faptul ca metoda a aparut ca urmare a analizei critice a procedeelor si tehnicilor de conducere aplicate anterior si care se bazau aproape în exclusivitate pe exercitarea autoritatii si pe controlul ierarhic.
La baza conceperii M.P.O. se afla urmatoarea premisa: eficacitatea unei organizatii depinde de întrepatrunderea obiectivelor sale cu obiectivele subsistemelor, ceea ce implica o corelare strânsa a trinomului OBIECTIVE - REZULTATE - RECOMPENSE /SANCŢIUNI.
- CARACTERISTICILE M.P.O.:
o instituirea unui sistem de obiective pentru organizatie, care sa "coboare" pâna la nivelul executantilor;
o participarea întregului personal, a fiecarui component al organizatiei, la stabilirea obiectivelor în a caror realizare este nemijlocit implicat;
o individualitatea bugetelor de cheltuieli pe principalele subdiviziuni organizatorice, ceea ce implica descentralizarea laturii operationale a sistemului financiar;
o instituirea unui sistem de control continuu bazat pe metoda abaterilor semnificative;
o corelarea strânsa a recompenselor si sanctiunilor materiale si morale cu rezultatele efectiv obtinute;
o mutatii în mentalitatea personalului organizatiei, în atitudinea sa fata de obiectivele acesteia, în special în directia cresterii participarii, a initiativei, a colaborarii în procesul stabilirii si îndeplinirii lor.
M.P.O. poate fi definit, deci, ca un sistem de conducere, bazat pe determinarea riguroasa a obiectivelor pâna la nivelul executantilor, care participa nemijlocit la stabilirea lor si pe corelarea strânsa a recompenselor si sanctiunilor cu nivelul realizarii obiectivelor prestabilite.
- COMPONENTELE M.P.O.cuprind, de regula, ansamblul activitatilor unei organizatii:
a) SISTEMUL DE OBIECTIVE trebuie definit de o maniera cât mai concreta si operationala,
facilitând realizarea lor. Schema de principiu a sistemului este prezentata în figura 1.
Figura nr. 1 Structura managementului prin obiective (M.P.O.)
Cuprinde obiectivele fundamentale, derivate 1, derivate 2, specifice si individuale. Esential este ca sistemul de obiective sa se înscrie armonios pe verticala sistemului de management, asigurând realizarea obiectivelor cuprinse în planul sau programul organizatiei, pe baza integrarii eficiente a eforturilor si rezultatelor fiecarui component al ei.
b)PROGRAMELE DE ACŢIUNI se întocmesc pentru fiecare subdiviziune organizatorica si evident pentru ansamblul organizatiei. Cuprind într-o maniera foarte precisa resursele umane, materiale si financiare aferente realizarii obiectivelor previzionate, împreuna cu specificarea actiunilor necesare în acest scop. Stabilirea actiunilor de întreprins, ca si a mijloacelor disponibile, se efectueaza luând în considerare prioritatea diferitelor categorii de obiective.
c) CALENDARELE DE TERMENE reprezinta corolarul programelor de actiuni. Pentru a
asigura sincronizarea în timp, în elaborarea lor se porneste de la termenele finale pentru obiectivele fundamentale si obiectivele derivate 1, utilizându-se principiul numararii inverse.
d) BUGETELE DE VENITURI sI CHELTUIELI reprezinta fundamentul economic si
motivational al M.P.O. Pe baza lor se determina precis resursele cheltuite de principalele componente organizationale si rezultatele efectiv obtinute. Aceasta permite luarea unor masuri de perfectionare judicios localizate, concomitent cu diferentierea corecta a recompenselor si sanctiunilor.
e) REPERTOARELE DE METODE reprezinta suportul logistic al M.P.O. Întocmirea acestora nu este o operatie mecanica, ci un proces de selectie a celor mai adecvate metode si tehnici de conducere care sa tina cont de caracteristicile obiectivelor stabilite si de procesele de munca implicate.
f) INSTRUCŢIUNILE de respectat constituie ultima componenta majora a M.P.O. Aceasta exprima conceptia managementului organizatiei asupra modului de realizare a obiectivelor si trebuie sa respecte legislatia, sa sintetizeze experienta respectivei organizatii. De regula, se elaboreaza doua categorii de instructiuni:
- generale, valabile pe ansamblul activitatilor organizatiei;
- partiale, ce se refera la unele din activitatile organizationale.
Pentru a fi cât mai utile, instructiunile nu trebuie sa fie prea amanuntite, deoarece faciliteaza aparitia manifestarilor de imobilism, rigiditate, apatie, dar nici prea generale, deoarece favorizeaza confuzii, manifestari anarhice, etc.
- ETAPELE M.P.O.:
- stabilirea obiectivelor fundamentale ale organizatiei. Aceastea trebuie sa fie realiste, stimulative si mobilizatoare. Ele implica o temeinica fundamentare, o participare sustinuta la stabilirea lor din partea cât mai multor componenti ai organizatiei;
- stabilirea obiectivelor derivate, specifice si individuale. Pentru aceasta este necesar sa se verifice zonele cheie implicate de fiecare obiectiv asupra carora îsi vor concentra atentia participantii. În derularea etapei se folosesc foarte mult dialogurile bilaterale si multilaterale dintre conducatori si subordonati, ceea ce garanteaza realismul si caracterul stimulativ al obiectivelor;
- elaborarea programelor de actiuni, calendarelor de termen, bugetelor si lista metodelor pe ansamblul organizatiei, cât si pentru fiecare structura organizatorica. Stabilirea lor se face luând în considerare ierarhia diferitelor categorii de obiective, potentialul personalului si celelalte resurse disponibile în organizatie;
- adoptarea deciziilor si adaptarea structurii si sistemului informational la cerintele realizarii obiectivelor. Concomitent cu stabilirea modificarilor pe plan decizional, structural si informational se definitiveaza si instructiunile care stau la baza functionarii M.P.O.;
- urmarirea realizarii obiectivelor. Ori de câte ori situatia impune, se iau decizii cu caracter profilactic sau corectiv, astfel încât realizarea obiectivelor sa se faca cât mai aproape de ritmurile stabilite;
- evaluarea realizarii obiectivelor si recompensarea personalului. Este etapa finala în care se compara rezultatele obtinute cu obiectivele stabilite initial. În functie de nivelul realizarii lor se decide recompensarea individuala si colectiva sau sanctionarea celor implicati. Continutul etapei finale este hotarâtor din punct de vedere motivational, conditionând într-o masura apreciabila modul si rezultatele utilizarii în continuare a M.P.O.
Complexitatea deosebita a sistemului, ce implica schimbari sensibile în mentalitatea personalului, impune o perioada relativ îndelungata de functionare, apreciata de specialisti de minim cinci ani.
- AVANTAJELE APLICĂRII M.P.O.:
- cresterea realismului obiectivelor organizatiei si a componentelor sale;
- amplificarea nivelului de motivare a personalului;
- dezvoltarea unui climat de creativitate;
- îmbunatatirea utilizarii timpului cadrelor de conducere, urmare a diminuarii supravegherii si controlului;
- întarirea responsabilitatilor întregului personal fata de realizarea obiectivelor;
- corelarea mai strânsa a salariilor cu rezultatele efectiv obtinute;
- sporirea sensibila a eficientei organizationale.
- DEZAVANTAJELE APLICĂRII M.P.O.:
- posibilitatea unor neconcordante între obiectivele diferitelor cadre de conducere sau ale diferitelor niveluri ierarhice;
- posibilitatea favorizarii unor domenii considerate cheie în dauna altora, sau stimularea realizarii unor obiective pe termen scurt în dauna celor pe termen lung;
- formularea prea generala a unor obiective, care face dificila atingerea lor sau controlul rezultatelor;
- manifestarea unor deficiente de ordin organizatoric datorate unui comportament nesatisfacator al conducatorilor, care, în etapa obtinerii rezultatelor, nu mai controleaza stadiile de îndeplinire a obiectivelor.