A planifica înseamnă a te pregăti azi pentru ceea ce vei face mâine. Este activitatea prin care raţional, conştient, toţi managerii determină ceea ce vor şi modul în care pot realiza aceasta. Planificarea răspunde la câteva întrebări de bază, pentru orice tip de activitate şi anume: Ce? - scopul; Cand? - intervalul în care trebuie realizat; Unde? - locul în care planurile vor fi îndeplinite; Cine? - oamenii ce vor realiza activităţile; Cum? - fazele, secvenţele şi metodele de atingere a scopului; Cat? - resursele necesare pentru a atinge scopul urmărit.
Majoritatea covarşitoare a managerilor şi organizaţiilor nu-şi pot permite luxul încercării, adică al acţiunii fără un plan elaborat, datorită costului ridicat al resurselor ce pot fi irosite. Planificarea ne ajută să evităm erorile, pierderile şi întârzierile şi, totodată, face ca eforturile să devină eficace şi eficiente. Planificarea este prima funcţie a managerilor, datorită faptului că ea trebuie exercitată înaintea celorlalte. Prin planificare sunt influenţate toate funcţiile managementului unei organizaţii. Structura organizatorică (felul, locul, legăturile şi sarcinile posturilor şi compartimentelor) este proiectată astfel încât să susţină realizarea obiectivelor stabilite prin planificare. Personalul organizaţiei este selectat şi antrenat pentru a răspunde necesităţilor ce decurg din planurile organizaţiei. Comunicarea ca şi coordonarea salariaţilor rezultă din liniile directoare conturate de planuri. Planificarea introduce elementele de bază (sarcini, norme, indicatori, termene etc.) indispensabile controlului.
Planificarea oferă managerilor posibilitatea de a ajusta organizaţia structural şi funcţional la mediul său exterior, la modificările acestuia.