În abordarea sistemică, procesele sunt o caracteristică care stau la baza derulării proiectelor. Ele sunt legate între ele prin intrări şi ieşiri, intrările fiind reprezentate de documentele şi informaţiile pe baza cărora se va acţiona, iar ieşirile, de documentele şi informaţiile care descriu rezultatul procesului.
Un proces reprezintă „o sumă de acţiuni, de secvenţe corelate care au o finalizare concretă, respectiv duc la un rezultat concret” (Mocanu&Schuster, 2001, p. 35). În cadrul proiectelor, avem următoarele procese care se suprapun, se intercondiţionează reciproc şi se pot derula de mai multe ori, având intrări diferite:
- Procesele de iniţializare reprezintă primul pas în derularea cu succes a unui proiect și asigură premisele derulării tuturor activităţilor de viitor. Aceste procese corespund etapei de conceptie a proiectelor, iar ieşirile lor constituie intrări pentru procesele de planificare;
- Procesele de planificare sunt deosebit de importante în vederea atingerii obiectivelor unui proiect. În cadrul acestora au loc o serie de subprocese, de genul definirea activităţilor, definirea secvenţei de activităţi, planificarea resurselor, estimarea duratei activităţilor, a costurilor si a resurselor. O planificare şi o urmărire riguroasă a obiectivelor stabilite permit o anumită flexibilitate si asigură succesul proiectelor. Trebuie avut în vedere ca bugetul de timp consumat cu planificarea trebuie să rămână în limite rezonabile în raport cu bugetul total de timp al proiectului. Asa cum se poate observa acest tip de procese corespund etapei de planificare a proiectelor;
- Procesele de controlling, corespondente ale evaluării, sunt derulate în paralel cu procesele de planificare, execuţie şi încheiere. Intrările acestor procese sunt reprezentate de documentele şi informaţiile livrate în cadrul proceselor de execuţie.
În urma analizării documentelor si informatiilor, procesele de controlling subliniază modul în care a fost întocmit planul si dacă acesta este unul valid sau trebuie ajustat.
Controlling-ul vizează asadar toate aspectele legate de obţinerea performanţelor dorite, de respectarea termenelor şi a costurilor, deci de luarea acelor măsuri care permit punerea în practică a planului de proiect. În cadrul acestor procese se acordă atenţie şi unor aspecte care tin de evaluare, cum ar fi controlul răspunsului la risc, controlul calităţii si controlul ajustării obiectivelor. Prin realizarea sistematică a evaluării se ajunge la o înţelegere mai profundă a problemelor existente în proiect şi se evită abordarea exclusivă a unei situaţii negative, de criză. Este foarte important să se instaureze un sistem de prevenire a riscurilor care să le identifice din timp, să le evalueze, să găsească motivele care conduc la apariţia acestora, să se ia măsuri preventive şi să se elaboreze măsuri alternative;
- Procesele de execuţie se referă la realizarea obiectivelor din punct de vedere funcţional, deci execuţia în cadrul proiectului, implementarea sau punerea în practică a tuturor măsurilor planificate. Pentru realizarea acestor procese se derulează mai multe subprocese ajutătoare, cum ar fi distribuţia informaţiei, dezvoltarea echipei de proiect, stabilirea necesităţilor, selecţia resurselor, administrarea contractului, asigurarea calităţii si acoperirea integrală a obiectivelor.
Procesele de execuţie se derulează cu ajutorul echipei de proiect, în functie de problemele apărute apelându-se sila specialişti externi. În cazul proiectelor complexe, managerul de de proiect nu este implicat în realizarea proiectelor, el îndeplineşte, mai mult, funcţia de coordonator de proiect;
- Procesele de încheiere, ultimul pas în derularea proiectelor si care corespund, de regulă, etapei de evaluare/încheiere a proiectului, vizează atât predarea rezultatelor către beneficiar, cât şi încheierea administrativă a proiectului. În acest caz, postanaliza derulării proiectului este o componentă care capătă o importanţă din ce în ce mai mare. Ea asigură atingerea unui standard ridicat de calitate cu costuri reduse în proiectele care vor fi abordate în viitor.
Experienţa acumulată în cadrul unui proiect conduce la evitarea unor greşeli sau disfuncţionalităţi din trecut pentru proiectele viitoare. Există şi posibilitatea unui eşec în derularea proiectului, dar, indiferent de modul în care se încheie un proiect şi de cauzele care duc la terminarea proiectului, managerul de proiect trebuie să clarifice situaţia, să reorienteze echipa spre alte activităţi şi să asigure documentaţia adecvată a întregului proiect.
În concluzie procesele au ca obiect gestionarea si controlarea unui proiect luat ca întreg. Altfel spus, ele reprezintă munca pe care o depune zilnic managerul de proiect pentru a sustine cu succes derularea proiectului în sine. Pe de altă parte, procesele includ activităti care se corelează si se combină în mod eficace una cu cealaltă sitrebuie să poată fi întelese sigestionate.