Într-o organizație/instituţie conducerea nu poate să decidă sau să controleze fiecare pas. De aceea, persoanelor din conducerea organizatiei/institutiei le revine responsabilitatea de a delega anumite activităţi şi, concomitent, anumite competenţe. Pentru aceasta este nevoie ca fiecare domeniu de activitate să fie bine definit şi încadrat în contextul întregului sistem.
În acest scop, sunt definite obiectivele pentru fiecare nivel şi entitate organizatorică în parte, obiective care trebuie să se armonizeze într-un sistem ce asigură funcţionarea eficientă a organizatiei/instituţiei respective.
În procesul de stabilirea a obiectivelor este important să se cunoască următoarele:
- care sunt obiectivele globale stabilite pentru proiect în documentele de planificare şi în documentele conexe;
- care sunt obiectivele cheie ale domeniului major în care se încadrează proiectul;
- care este politica guvernamentală siobiectivele formulate sideclarate pentru acel domeniu;
Obiectivele se vor stabili împreună cu cei implicaţi sau vizaţi, pentru ca ei să se poată ulterior identifica cu acestea şi pentru a depista din timp eventualele piedici care stau în calea îndeplinirii obiectivelor. Într-o institutie există o ierahizare a obiectivelor. La nivelul superior se regăsesc obiectivele globale ce privesc politica de ansamblu a institutiei, iar pentru fiecare nivel ierarhic sunt stabilite obiective concrete care derivă din obiectivele globale.
O tipologie a obiectivelor poate fi formulată în functie de gradul lor de măsurabilitate, si atunci avem obiective calitative si cantitative, precum si în functie de gradul lor de complexitate, avem obiective generale si obiective specifice (Neagu, 2007).
În acest sens, un obiectiv calitativ descrie stadiul atingerii unor caracteristici (cât de bine), iar un obiectiv cantitativ reprezintă valoarea ce se urmăreste a fi realizată într-o anumită perioadă de timp (cât de mult). De aceea de cele mai multe ori se formulează mai întâi obiectivele calitative, apoi cele cantitative.
Un obiectiv general reprezintă orientarea globală către dezvoltare la care trebuie să contribuie planul de acțiune al proiectului. Obiectivul general este mai greu măsurabil, el indică mai curând direcţia pe care îşi propune să o urmeze proiectul siperspectiva pe care ar putea să o deschidă acesta. Obiectivul general este împărtit în două, trei obiective specifice, formulate astfel încât rezolvarea lor să conducă la realizarea obiectivului general.
Acestea trebuie să fie apoi enuntate, comentate, explicate, concretizate sidelimitate, astfel încât să reiasă clar distinctia între ce se realizează prin proiect sice nu se realizează. Obiectivul specific reprezintă impactul pozitiv al proiectului asupra beneficiarului final dintr-un anumit sector sau o anumită regiune. În concluzie, obiectivele specifice reprezintă rezultatul unui efort de operaţionalizare a obiectivelor generale.
Pentru derularea cu succes a unui proiect este necesar ca toţi cei implicaţi să înţeleagă şi să accepte atât obiectivele organizaţiei/institutiei, cât şi cele concrete ale proiectului. Obiectivele institutiei şi cele de dezvoltare se stabilesc de către conducere, ele constituind baza tuturor activităţilor şi acţiunilor ulterioare ale organizaţiei/institutieie în cauză.
Formularea obiectivelor proiectului se face împreună cu managerul de proiect şi eventual cu membrii din echipa de proiect, pe baza specificaţiei proiectului. În cazul în care proiectul se execută pentru un beneficiar, deci nu este un proiect intern, obiectivele trebuie să fie formulate de către beneficiar sau, cel puţin, împreună cu acesta.
Conform teoriei manageriale, în momentul elaborării obiectivelor unui proiect, trebuie avută în vedere analiza SMART (acronimul vine din limba engleză Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-based) care a fost formulată pentru prima dată de către Peter Ducker în cadrul metodei de management prin obiective (Drucker, 1968).
Această metodă se bazează pe definirea obiectivelor pentru fiecare angajat siapoi compararea siconducerea performantelor acestora în raport cu obiectivele globale care au fost stabilite. Acest tip de analiză prevede ca obiectivul/obiectivele proiectului să fie:
- Specifice (engl. - specific) – definirea foarte clară a ceea ce va fi realizat;
- Măsurabile (engl.-measurable) – în sensul în care rezultatul obtinut să poată să fie măsurat;
- Realizabile (engl. - achievable) – de toti membrii echipei sidin sursele existente;
- Relevante (engl. – relevant) – pentru ceea ce intentionează să măsoare;
- Delimitate în timp (engl. – time-based) – stabilirea unui interval de timp realist pentru realizarea lor.
Un aspect important de mentionat în cadrul acestei faze de stabilire a obiectivelor este întocmirea unei matrice, care va cuprinde obiectivele, indicatorii utilizati pentru măsurarea gradului de atingere a fiecărui obiectiv, ipotezele/premisele pentru atingerea obiectivelor, precum si indicatorii care arată în ce măsură ipotezele s-au adeverit.
În completarea acestei matrici se porneste întotdeauna de la definirea obiectivelor de ordin general și se continuă cu definirea obiectivelor de dezvoltare ale organizatiei/instituției și a celor de proiect. La completarea acestei matrici participă atât reprezentanti ai conducerii organizatiei/institutiei, pentru a asigura compatibilitatea dintre obiectivele proiectului și cele ale organizatiei/institutiei, cât și reprezentanti ai echipei de proiect și ai beneficiarilor proiectului, pentru a stabili rezultatele asteptate, activitătile care se vor derula și indicatorii pe baza cărora se vor evalua rezultatele.
Practica a demonstrat că lipsa unor obiective clar definite, operationale, cuantificabile si controlabile conduce, de cele mai multe ori, la directionarea gresită sau chiar la eșecul proiectului, datorită încadrării gresite a sarcinilor de muncă în ansamblul proiectului.