O componentă importantă a activităţii managerului de proiect constă din managementul financiar folosit în perioada implementării. În acest caz activitatea începe din momentul elaborării proiectului când, se stabileşte necesarul şi disponibilul de resurse.
Prin resurse necesare se înţelege atât acele resurse care vor fi atrase prin proiect, cât şi contribuţia proprie a organizatiei/institutiei care constituie solicitantul, în vreme ce prin disponibil de resurse înţelegem contribuţia locală a solicitantului, adică acele resurse pe care acesta le poate pune la dispoziţia proiectului.
În acest sens, este obligatoriu ca managerul de proiect să cunoască modul de alocare al resurselor. Fără o previziune exactă a tuturor costurilor se pot întâmpla situaţii neplăcute cum ar fi imposibilitatea de a finaliza proiectul.
Primul pas în asigurarea managementului financiar de succes este participarea managerului de proiect la elaborarea bugetului sau cunoaşterea foarte bine a acestuia. Următorul pas este reprezentat de cunoaşterea cu exactitate a procedurilor financiare aplicate de către fiecare finanţator în parte. Un alt aspect pe care managerii de proiect trebuie să îl trateze cu seriozitate este co-interesarea financiară a echipei de proiect, beneficiile materiale ale echipei de proiect trebuie adaptate în funcţie de resursele avute în cadrul proiectului (Bădilă, 2002).
Elaborarea bugetului este un exerciţiu de estimare a costurilor unor activităţi şi de stabilire implicită a acelor activităţi ce urmează a fi executate în limitele resurselor disponibile. Este de remarcat faptul că o cale eficientă de evaluare şi control a planului operaţional include bugetele, care trebuie utilizate ca instrumente de conducere, nu ca un mod de a conduce. Stabilirea unor modele financiare viabile, trebuie să ţină cont de variabile, de politica generală, variabile externe şi variabile de control. Un mare impact asupra bugetelor au (Bârgăoanu, 2004):
- ciclul de viaţă al proiectului;
- condiţiile financiare ale activităţii;
- condiţiile economice generale;
- situaţia competiţiei;
- tendinţele tehnologice;
- accesul la resurse.
De aceea, un buget realist se impune să coreleze în mod echilibrat sursele de venituri cu cheltuielile. Principalele categorii de cheltuieli existente în cadrul unui buget sunt (Bădilă, 2002):
- a) cheltuielile directe – reprezentate de cheltuielile de personal (salarii și cheltuieli salariale aferente personalului din lista proiectului, onorariile specialiștilor/experților implicați în derularea proiectului), cheltuielile de deplasare (transport, cazare, diurnă), cheltuieli necesare derulării activităților incluse în proiect (consumabile, echipamente, cheltuieli de subcontractare, costuri specializate cerute de programul considerat), alte costuri, care nu se regăsesc în lista de costuri eligibile specificate de programul considerat, dar fără de care proiectul nu poate fi dus la bun sfârsit;
- b) cheltuielile indirecte - cheltuieli de regie (chirii, utilităti, telefon, poștă, atunci când nu intră în categoria de cheltuieli directe).
De multe ori, un management financiar defectuos al proiectului poate compromite realizarea lui, în schimb planificarea şi controlul financiar riguros duc la obţinerea rezultatelor scontate de pe urma proiectului. Stabilirea unor modele financiare viabile, trebuie să ţină cont de politica generală, de variabilele externe şi variabilele de control.
Tipuri de probleme ce pot să apară frecvent în procesul de bugetare (Opran et al., 2004):
- consum mare de timp pentru pregătirea bugetului;
- nu sprijină atingerea scopului şi a obiectivelor;
- nu mai este de actualitate;
- conţine prea multe date;
- se fac prea multe repetiţii în cadrul procesului;
- bugetele rămân încremenite în proiect în cadrul unui proces general în schimbare;
- se implică prea mulţi oameni în procesul de bugetare;
- se pot controla foarte greu alocările bugetare;
În concluzie, managementul financiar ca activitate managerială distinctă în cadrul etapei de implementare a proiectelor trebuie corelat, în primul rând, cu un plan strategic, deorece deciziile strategice au în mod normal implicatii bugetare. Un alt aspect important se leagă de existenta unui management financiar de succes în vederea reducerii timpului consumat cu colectarea datelor.