Evaluarea proiectelor se concentrează pe un singur proiect, pe o anumită perioadă de timp si furnizează informaţii pentru îmbunătăţirea proiectului care se dezvoltă şi progresează. De cele mai multe ori scopul colectării informatiilor este acela de a se putea stabili dacă proiectul se desfăşoară aşa cum a fost planificat, dacă îşi atinge scopurile şi obiectivele declarate în conformitate cu limita de timp propusă sau sunt necesare realizarea unor modificări.
Asa cum am văzut, procesul de evaluare a proiectelor reprezintă una din cele mai complexe etape pe care le parcurge un proiect, datorită faptului că se desfăşoară atât la început, pe parcursul, dar şi la încheierea proiectului. Există trei modele principale de evaluare, care pot fi luate în considerare atunci când se realizează o cercetare evaluativă sicare diferă ca mod de abordare (adaptare după Rossi&Freeman, 1993):
- evaluarea proiectelor în vederea finanţării;
- evaluarea internă;
- evaluarea rezultatelor.
1. Evaluarea proiectelor în vederea finanţării
Toate proiectele, indiferent de forma prin care sunt finanţate, parcurg un proces de evaluare. Evaluarea proiectelor în vederea finanţării este procesul prin care finanţatorul, în baza documentaţiei proiectului, determină dacă proiectul propus răspunde cerinţelor sale. Acest tip de evaluare este efectuat de personal calificat, de regulă independent, adică neimplicat în realizarea ulterioară şi care nu are nici un fel de altă relaţie cu factorii implicaţi în proiecte.
În funcţie de cerinţele finanţatorului, se stabilesc o serie de criterii de selecţie pe baza cărora se face evaluarea şi ierarhizarea proiectelor. Criteriile de evaluare şi selecţie sunt specifice atât finanţatorului, cât şi tematicii care este abordată în procesul de finanţare. Cu toate acestea, există câteva aspecte comune care se iau în calcul pentru toate procesele de selecţie, cum ar fi:
- oportunitatea temei propuse;
- obiectivele şi activităţile prevăzute a fi realizate, precum şi metodele propuse a fi utilizate;
- bugetul proiectului;
- echipa de lucru si managementul proiectului.
Evaluarea proiectelor în vederea finanţării se bazează foarte mult pe estimări şi mai puţin pe date concrete. Din această privinţă reiese dificultatea pentru cei puşi în situaţia de a evalua un proiect dar, mai ales, pentru cei care întocmesc documentaţiile pentru proiecte. Precizarea foarte clară şi justificarea temeinică a fiecărui element al proiectului dau posibilitatea evaluatorului de a avea o imagine cât mai complexă asupra condiţiilor, obiectivelor şi resurselor presupuse de acestea.
Includerea în documentaţia proiectului a formelor de raportare şi evaluare a rezultatelor obţinute vine să demonstreze evaluatorului că solicitantul are în vedere faptul că obiectivele propuse trebuie să fie cuantificabile calitativ şi cantitativ pentru a se putea estima impactul realizării proiectului. Acest model de evaluare se aplică, cu precădere, etapelor de conceptie și planificare și se face în funcție de cum sunt reflectate aceste etape în documentatia proiectului.
2. Evaluarea internă
Evaluarea internă este procesul prin care coordonatorul de proiect şi/sau managerul de proiect urmăresc realizarea activităţilor propuse, atingerea obiectivelor, gradul de îndeplinire al acestora şi de utilizare a resurselor. Evaluarea internă este un proces continuu şi ea nu este evidenţiată prin acţiuni specifice, ci mai curând trebuie avută în vedere de către managerul/coordonatorul proiectului ca pe o listă de sarcini şi resurse care pe măsura utilizării conduc la apariţia unor rezultate.
Acest proces de evaluare internă trebuie să fie în perfectă concordanţă cu planul operaţional, cu alocarea bugetului şi, nu în ultimul rând, cu alocarea resurselor umane.
Rapoartele de situaţie utilizate în proiectele complexe şi cu durate mai mari reprezintă concretizarea procesului de evaluare care are loc pe parcursul desfăşurării proiectului. Aceste rapoarte pot constitui motive de încheiere a unui proiect, înainte de termenul stabilit, sau pot conduce la apariţia unor modificări semnificative ale acestuia dacă se constată discrepanţe esenţiale între estimările iniţiale şi rezultatele obţinute.
3. Evaluarea rezultatelor
Evaluarea finală reprezintă evaluarea rezultatelor obţinute ca urmare a realizării proiectului. Procesul de evaluare finală este foarte complex, iar raportul final al proiectului şi raportul de evaluare a rezultatelor constituie documentele prin care proiectul este considerat încheiat.
Contractul de finanţare se consideră executat în momentul validării/aprobării de către finanţator a acestor documente. Evaluarea rezultatelor unui proiect se face prin compararea obiectivelor propuse şi a rezultatelor preconizate cu cele obţinute efectiv ca urmare a realizării proiectului.
În procesul de evaluare a rezultatelor se au în vedere următorii parametri:
- eficienţa - se calculează de cele mai multe ori ca raport între efect şi efort;
- eficacitatea - se compară rezultatele efectiv obţinute cu rezultatele preconizate;
- economicitatea - se analizează costurile efectuate comparativ cu costurile planificate;
- participarea aşteptată din partea beneficiarilor proiectului, eventuale alte participări din partea unor factori implicaţi;
- grupul ţintă - se compară grupul ţintă propus (ca număr şi structură) cu grupul efectiv implicat în proiect. În acelaşi timp se compară grupul ţintă cu totalul potenţialilor beneficiari identificaţi în timpul proiectului;
- disponibilitatea - se analizează aspecte legate de calitatea serviciilor oferite în cadrul proiectului;
- gradul de cunoaştere - procentul celor care au cunoscut proiectul şi obiectivele acestuia şi cei care ar fi trebuit să le cunoască;
- gradul de implicare - măsura în care s-au implicat în desfăşurarea proiectului factorii interesaţi în realizarea acestuia;
- suficienţa - resursele utilizate pentru realizarea proiectului comparativ cu cele care ar fi fost efectiv necesare.
Evaluarea rezultatelor proiectelor reprezintă şi un instrument utilizat în vederea identificării de noi tematici pentru proiectele viitoare. Datele cuprinse în rapoartele întocmite sunt foarte valoroase pentru evaluări şi estimări de resurse ulterioare. În acelaşi timp în cadrul acestor rapoarte sunt menţionate şi forme de utilizare a rezultatelor obţinute de către proiect, forme de continuare a acestuia sau noi obiective care au reieşit ca potenţiale nevoi ce pot constitui premisele pentru dezvoltarea unor proiecte viitoare.