Stadiul final al proiectului este reprezentat de etapa de încheiere. Această etapă din viaţa unui proiect are în vedere încheierea angajamentelor avute cu finanţatorii realizându-se, în acelasi timp, o evaluare financiară legată de utilitatea proiectului. În acest sens, proiectul se poate încheia indiferent dacă obiectivele stabilite în momentul demarării sale au fost atinse sau nu.
Există în literatura de specialitate o serie de autori care consideră că încheierea proiectului poate fi realizată în trei modalităti diferite, si anume (Meredith&Mantel, 1989):
- Extinctia – este folosită în cazurile în care proiectul se finalizează conform termenului final de executie prevăzut în planul initial, indiferent dacă obiectivele proiectului au fost atinse sau nu. Această modalitate de finalizare poate să fie o sursă importantă de stres, deoarece există posibilitateaca proiectul să se încheie înaintea atingerii obiectivelor;
- Includerea – este întâlnită în cazurile în care implementarea proiectului s-a făcut cu succes si, în consecintă, echipa de proiect este institutionalizată sub forma unui compartiment special în cadrul organizatiei. În acest caz rezultatele proiectului se transformă treptat într-un activ al organizatiei;
- Integrarea – este cea mai întâlnită și cea mai complexă formă de încheiere a unui proiect. Contrar finalizării prin includere, în cadrul acestei forme proiectul nu mai reprezintă un concurent pentru celelalte compartimente ale organizatiei în lupta pentru obtinerea de resurse.
Responsabilitatea managerului de proiect este semnificativă în toate cele trei modalităti de încheiere a proiectului, iar sarcina finală care-i revine managerului de proiect, în această etapă, este de a reuni echipa de proiect în vederea revizuirii activitătilor desfășurate și de a realiza raportul final care să cuprindă raportul tehnic şi cel financiar, două documente care sunt solicitate de fiecare finanţator în parte (Neagu, 2007).
Raportul final al proiectului este folosit ca mijloc de înregistrare a parcursului întregului proiect si poate fi consultat de terte persoane în vederea studierii progresului si a problemelor ce au caracterizat proiectul.
În funcţie de procedurile finanţatorului se pot identifica formulare de raportare foarte complexe sau, din contră, unele extrem de simple care se completează pe parcursul a două-trei pagini. Cu toate acestea, există o serie de elemente specifice care trebuie prevăzute la întocmirea rapoartelor finale, cum ar fi: succesul sau performantele generale ale proiectului, organizarea si administrarea proiectului, tehnicile utilizate în vederea atingerii obiectivelor proiectului, evaluarea punctelor forte sislabe ale proiectului etc.
În cazul proiectelor de mare complexitate, raportul surprinde evolutia proiectului de la primele etape ale acestuia până la finalizare sichiar doi-trei ani după încheierea proiectului.
De regulă, fiecare raport include două părti, raportul narativ (tehnic), care trebuie să fie o prezentare fidelă a modului în care s-a derulat proiectul sicare cuprinde aspecte legate de obiectivele siactivitătile din cadrul proiectului, rezultatele atinse, piedici sau probleme apărute de parcursul implementării proiectului, planuri de continuare a proiectului siraportul financiar, care trebuie să arate clar siprecis cum au fost utilizate fondurile în cadrul proiectului sicum au fost decontate cu exactitate toate sumele primite sub formă de finanţare.
În concluzie, finalizarea într-o manieră organizată a proiectului permite tuturor participantilor să învete din greșeli și să valorifice beneficiile obtinute prin participarea la realizarea proiectului. Nu în ultimul rând, finalizarea proiectului vizează o serie de aspecte legate de încheierea formală a relațiilor contractuale cu toți actorii implicați în proiect și a responsabilitătilor echipei de proiect, de obtinerea unor avize din partea beneficiarilor direcți ai proiectului cu privire la activitățile și rezultatele proiectului, de verificarea încadrării activităților în limitele de buget și în specificatiile tehnice, de colectarea informatiilor și completarea documentatiei ce poate fi utilizată în viitor pentru îmbunătătirea altor proiecte și, nu în ultimul rând, de elaborarea și semnarea documentelor finale care demonstrază că obiectivele proiectului au fost finalizate într-o măsură satisfăcătoare.