Planificarea managementului riscului este procesul prin care se decide modul de abordare şi de planificare a activităţilor de management al riscului pentru proiectul respectiv.
Înainte de iniţierea oricăror acţiuni de management de risc, va trebui să evaluăm mai întâi dacă există un potenţial pentru riscuri în proiectul analizat, în ceea ce priveşte domeniul, programul sau costurile proiectului. Această evaluare nu este simplă, dacă ţinem cont că va trebui să analizăm toate activităţile proiectului care ar putea să conţină un risc potenţial. Obţinem prin această primă evaluare o listă de activităţi şi o clasificare a riscurilor potenţiale în activităţi fără risc, activităţi cu risc scăzut (sau acceptabil) şi activităţi cu potenţial de risc ridicat.
Intrări în planificarea managementului riscului
(1) Descrierea proiectului. Acest document include o descriere sintetică a cerinţelor de business ale proiectului.
(2) Politicile organizaţiei în domeniul managementului riscului. În anumite organizaţii există deja proceduri şi metode pentru analiza calitativă şi cantitativă a riscului.
(3) Roluri şi responsabilităţi definite. Rolurile, responsabilităţile şi autorităţile care sunt deja definite în organizaţie pot influenţa planificarea managementului riscului.
(4) Toleranţa la risc a responsabililor proiectului. Diferite organizaţii şi diferiţi responsabili pot avea toleranţe şi atitudini diverse faţă de risc. Aceste elemente se regăsesc în politicile organizaţiei sau în acţiunile întreprinse.
(5) Modelul pentru planul de managementul riscului. Este un document predefinit (un şablon) care conţine structura planului de management al riscului.
(6) Structura activităţilor proiectului. Este documentul care conţine, în detaliu, activităţile proiectului, cu condiţionările de timp şi resurse ale acestora.
Mijloace şi tehnici pentru planificarea managementului riscului
(1) Reuniuni de planificare. Aceste întâlniri au scopul să adapteze şi să îmbunătăţească modelul planului de managementul riscului, ţinând cont de cerinţele şi de intrările proiectului respectiv. La aceste reuniuni de lucru, trebuie să participe managerul de proiect, conducătorii echipelor de proiect, responsabilii cheie ai proiectului şi alţi specialişti din organizaţie, dup caz.
(2) Planul de managementul riscului. Acest document stabileşte modul în care identificarea, evaluarea, cuantificarea, răspunsul şi controlul riscului sunt structurate şi realizate pe parcursul ciclului de viaţă al proiectului.
Planul de management al riscului trebuie să includă:
- Metodologia: Acest capitol al planului defineşte modalitatea de abordare, mijloacele şi sursele de date care pot fi utilizate pentru managementul riscului proiectului respectiv.
- Roluri şi responsabilităţi: Acest capitol al planului stabileşte membrii echipei şi responsabilităţile acestora pentru activităţile de managementul riscului.
- Periodicitatea: Conţine perioadele la care procesul de managementul riscului va fi realizat, pe parcursul proiectului. Concluziile din analiza riscului vor trebui să fie furnizate la timp, pentru a sta la baza deciziilor adoptate periodic în cadrul proiectului.
- Cuantificare şi interpretare: Trebuie stabilite metodele corespunzătoare de cuantificare şi interpretare a analizelor calitative şi cantitative ale riscului, metode care se vor aplica pe parcursul derulării proiectului.
- Niveluri: Se stabilesc niveluri (praguri) de risc, care declanşează activităţi, care au responsabili şi modalităţi acţiune.
- Raportare: Acest capitol documentează modul în care rezultatele procesului de managementul riscului sunt analizate şi transmise echipei de proiect şi responsabililor proiectului.
- Înregistrări: Acest capitol stabileşte înregistrările din domeniul managementului riscului care se vor face, cerinţele viitoare şi lecţiile învăţate, rezultate din realizarea proiectului.