Identificarea riscului este o abordare sistematică ce implică determinarea riscurilor care pot afecta proiectul şi, în acelaşi timp, documentarea caracteristicilor acestor riscuri. La identificarea riscurilor trebuie să participe: echipa de proiect, echipa de managementul riscului, experţi în domeniu din organizaţie, furnizori şi clienţi, utilizatori finali, responsabilii proiectului şi chiar experţi din afara organizaţiei.
Identificarea riscului este un proces repetitiv. Prima identificare a riscului poate fi realizată de echipa de proiect sau de echipa de managementul riscului. A doua identificare a riscului poate fi realizată de întreaga echipă de proiect sau de principalii responsabili ai proiectului.
Pentru a obţine o analiză imparţială, a treia identificare a riscului poate fi făcută de persoane care nu sunt implicate direct în proiect ( externi).
Intrări în identificarea riscului
(1) Planul managementului riscului. Acest document a rezultat ca ieşire din procesul anterior de planificare a managementului riscului.
(2) Ieşiri din planificările proiectului. Identificarea riscului necesită o înţelegere completă a proiectului în ceea ce priveşte misiunea, domeniul şi obiectivele acestuia, precum şi a responsabililor proiectului. Ieşirile din celelalte grupuri de procese ale proiectului trebuie analizate pentru a identifica riscurile posibile. Aceste ieşiri pot fi:
- Descrierea proiectului;
- Structura activităţilor;
- Descrierea produsului (sau serviciului);
- Programul (planning-ul) activităţilor proiectului;
- Estimările duratelor şi a costurilor activităţilor;
- Planul resurselor;
- Planul de achiziţii;
- Alte cerinţe şi constrângeri documentate.
(3) Categoriile de risc. Categoriile de risc ajută la identificarea riscurilor posibile care pot afecta proiectul în bine sau în rău. Aceste categorii de risc trebuie să fie bine definite şi să reflecte sursele comune de risc pentru aria de aplicare a proiectului. Categoriile de risc cele mai des utilizate sunt:
- Riscuri tehnice, de calitate sau de performanţă: În această categorie de risc intră dependenţa de o tehnologie neomologată; cerinţa de a obţine o performanţă ţintă nerealistă; schimbări în tehnologia utilizată sau în standardele industriale aplicabile.
- Riscuri ale managementului de proiect: Acestea pot fi alocarea necorespunzătoare a timpului sau a resurselor; o calitate inadecvată a planului de proiect; estimări nerealiste sau incomplete; funcţii ale managementului de proiect incorect aplicate; probleme cu furnizorii; tehnici de comunicare deficitare; inabilitatea de a adopta decizii privind proiectul.
- Riscuri interne: În această categorie de riscuri interne ale organizaţiei sunt cuprinse costuri, durate şi obiective care sunt inconsistente; lipsa stabilirii priorităţilor între proiectele organizaţiei; finanţări inadecvate sau întreruperea asigurării finanţării; conflicte de finanţare sau de alocare de resurse cu alte proiecte ale organizaţiei.
- Riscuri externe: Acestea pot fi schimbări în mediul legislativ; schimbări în tendinţele de piaţă; litigii de muncă; riscul de ţară; riscul de stare a vremii; alte riscuri fizice pentru care se pot întocmi planuri. Anumite evenimente extreme (cum ar fi cutremurele, inundaţiile, schimbările politice etc.) se încadrează în general în scenariile în caz de dezastru, mai degrabă decât în categoria de riscuri externe ale proiectului.
(4) Informaţii istorice. Informaţiile din proiectele anterioare pot fi disponibile din următoarele surse:
- Dosare de proiecte: Înregistrările rezultatelor proiectelor anterioare pot fi utilizate pentru identificarea riscurilor. Acestea pot fi rapoarte finale ale proiectelor, planuri de răspuns la risc, precum şi lecţii învăţate din proiecte anterioare, care descriu problemele apărute şi modul lor de rezolvare.
- Informaţii publicate: Baze de date comerciale; studii academice; alte studii publicate.
Mijloace şi tehnici pentru identificarea riscului
(1) Analiza documentaţiei. Aceasta implică o analiză structurată a planurilor proiectului şi a ipotezelor de lucru, etapă iniţială realizată de echipa de proiect.
(2) Tehnici de culegere a informaţiilor. Pentru identificarea riscului se utilizează brainstorming-ul, tehnica Delphi, interviul şi analiza SWOT.
- Brainstorming-ul: Este tehnica cea mai des utilizată pentru identificarea riscului. Scopul metodei este de a obţine o listă cât mai completă a riscurilor proiectului, listă care va fi folosită ulterior în procesele de analiză calitativă şi cantitativă a riscului. Pentru brainstorming se organizează o reuniune cu participarea experţilor, având un caracter multidisciplinar. În timpul şedinţe, care este condusă de un moderator, sunt generate idei despre riscurile proiectului. întâlnirea se desfăşoară fără întreruperi şi fără a se exprima judecăţi sau critici ale ideilor interlocutorilor, indiferent de poziţia lor ierarhică în cadrul organizaţiei. Sursele de risc sunt identificate în sens larg şi sunt afişate pentru a fi examinate de către toţi participanţii în timpul întâlnirii. Riscurile identificate sunt apoi clasificate şi caracteristicile lor sunt detaliate.
- Tehnica Delphi: Această metodă este o modalitate de a obţine consensul experţilor asupra riscului proiectului. Experţii sunt identificaţi, dar participă la analiză anonim, fără a se întâlni faţă în faţă. Responsabilul cu identificarea riscului utilizează un chestionar prin care solicită idei despre cele mai importante riscuri ale proiectului. Riscurile astfel identificate sunt transmise apoi experţilor pentru analiză şi comentarii. Consensul asupra principalelor riscuri ale proiectului poate fi obţinut prin câteva iteraţii ale acestui proces.
- Interviul: Riscurile pot fi identificare şi prin intervievarea managerilor de proiect cu experienţă sau a experţilor în domeniu. Responsabilul cu identificarea riscului alege persoanele cele mai potrivite, pe care le informează pe scurt asupra proiectului, le furnizează informaţiile privind structura activităţilor şi ipotezele de lucru. Managerii de proiect şi experţii intervievaţi identifică riscurile pe baza experienţei lor, pe baza informaţiilor despre proiect şi a altor surse de informaţii pe care le consideră utile.
- Analiza SWOT: Această tehnică examinarea proiectului din perspectiva punctelor tari, punctelor slabe, a oportunităţilor şi a ameninţărilor, pentru a mări aria de analiză a riscurilor considerate.
(3) Analiza ipotezelor. Orice proiect este conceput şi dezvoltat pe baza unor ipoteze, scenarii şi presupuneri. Analiza ipotezelor este o tehnică ce exploatează acestor ipoteze formulate despre riscurile proiectului. Această tehnică identifică riscurile proiectului din punct de vedere al inexactităţii, inconsistenţei sau caracterului incomplet al ipotezelor de lucru.
(4) Tehnica diagramelor. Această tehnică poate include:
- Diagrama cauză – efect: Este cunoscută sub numele de diagrama Ishikawa sau diagrama „os de peşte”, fiind o tehnică utilă pentru identificarea cauzelor riscurilor şi a efectelor posibile ale acestora.
- Diagrame flux de sistem sau de procese: Această tehnică descrie modul în care elementele unui sistem sau ale unui proces interacţionează, precum şi mecanismul de cauzalitate.
- Diagrame de influenţă: Această tehnică constă dint-o reprezentare grafică a problemelor, arătând influenţele cauzale, ordinea temporală a evenimentelor, precum şi alte relaţii între variabile şi rezultate.
Abateri de identificare a riscului
(1) Riscurile identificate. Riscurile sunt evenimente cu apariţii cu caracter discret, care pot să afecteze proiectul în bine sau în rău.
(2) Trigger-e. Acestea sunt denumite şi semnale de avertizare ale riscului, constituind indicaţii că un risc a apărut sau urmează să apară. De exemplu, nerealizarea la timp a unei activităţi poate fi semnalul unei posibile întârzieri a programului întregului proiect.
(3) Intrări către alte procese. Identificarea riscului poate să evidenţieze necesitatea unor acţiuni în alte arii ale proiectului. De exemplu, structura activităţilor proiectului poate să nu fie suficient de detaliată ca să permită o identificare adecvată a riscurilor la nivelul unor subactivităţi ale proiectului. Riscurile identificate în acest proces constituie elemente de intrare în procesele de analiză calitativă şi cantitativă care urmează.