Monitorizarea şi controlul riscului este procesul de urmărire a riscurilor identificate, de monitorizare a riscurilor reziduale şi de identificare a noilor riscuri, asigurând execuţia planurilor de risc şi evaluarea eficacităţii lor în reducerea riscului.
Monitorizarea şi controlul riscului este un proces care se desfăşoară pe durata ciclului de viaţă al proiectului. Pe măsură ce proiectul evoluează, riscurile se schimbă, apar riscuri noi sau riscuri care au fost anticipate pot să dispară. Un proces corespunzător de monitorizare şi control al riscului furnizează informaţia necesară pentru asistarea adoptării unor decizii eficace, înainte ca riscurile să apară. Comunicarea cu toţi responsabilii proiectului este necesară pentru a evalua periodic nivelul de risc al proiectului. Scopul monitorizării şi controlului riscului este de a determina dacă:
- Răspunsurile la risc au fost implementate aşa cum a fost planificat;
- Acţiunile de răspuns la risc au eficacitatea aşteptată sau dacă trebuie elaborate noi răspunsuri la risc;
- Ipotezele proiectului sunt încă valide;
- Expunerea la risc s-a schimbat faţă de starea anterioară, ţinând cont de analiza cerinţelor;
- A apărut un semnal (trigger) de risc;
- Sunt aplicate politici şi proceduri adecvate;
- Riscurile identificate au apărut sau au apărut riscuri care nu fuseseră identificate iniţial.
Controlul riscului poate implica strategii alternative, implementarea unui plan de rezervă, aplicarea de acţiuni corective sau replanificarea proiectului. Proprietarul riscului trebuie să raporteze periodic managerului de proiect sau managerului de risc asupra eficacităţii planurilor de răspuns la risc, asupra efectelor neanticipate sau asupra oricăror altor corecţii necesare pentru atenuarea riscului.
Intrări în monitorizarea şi controlul riscului
(1) Planul managementului riscului. Este documentul de planificare menţionat în procesul pecific.
(2) Planul de răspuns la risc. Este documentul rezultat din procesul anterior de răspuns la risc.
(3) Comunicarea. Rezultatele activităţilor şi alte înregistrări ale proiectului furnizează informaţii despre performanţele şi riscurile proiectului. Rapoartele utilizate pentru monitorizarea şi controlul riscului pot include liste de probleme şi acţiuni, note de avertizare sau atenţionare ş.a.
(4) Identificarea şi analiza riscului suplimentar. Pe măsură ce performanţele proiectului sunt cuantificate şi raportate, pot să apară riscuri potenţial care nu au fost identificate anterior.
(5) Schimbarea domeniului. Schimbarea domeniului proiectului necesită adesea o nouă analiză a riscului şi planuri de răspuns.
Mijloace şi tehnici de monitorizare şi controlul riscului
(1) Liste de verificare. Listele de verificare utilizate pentru identificarea riscului pot fi utilizate şi în monitorizarea şi controlul riscului. O atenţie specială trebuie îndreptată către riscurile care nu apar pe listele standard, în situaţia în care aceste riscuri pot să fie relevante pentru anumite proiecte specifice.
(2) Auditurile proiectului. Auditorii riscului proiectului examinează şi documentează eficacitatea planurilor de răspuns la risc pentru prevenirea, transferul sau atenuarea apariţiei riscului, precum şi eficacitatea dovedită de proprietarii riscurilor. Aceste audituri ale riscului sunt realizate pe durata ciclului de viaţă al proiectului, în scopul controlului riscului.
(3) Revizuiri periodice ale riscului proiectului. Trebuie programate revizuiri periodice ale riscului proiectului, astfel încât riscurile proiectului să fie pe agenda de lucru a fiecărui responsabil de proiect. Clasamentul şi prioritatea riscurilor se pot schimba pe parcursul realizării proiectului şi orice schimbare necesită analize suplimentare calitative şi cantitative ale riscului.
(4) Analiza rezultatelor. Pentru monitorizarea performanţelor generale ale proiectului se utilizează analiza rezultatelor obţinute faţă de planul iniţial. Aceste rezultate pot indica abateri potenţiale ale proiectului de la obiectivele de costuri sau de program stabilite. Atunci când un proiect se abate semnificativ de la planul iniţial, trebuie actualizate analizele de identificare, evaluare şi cuantificare a riscului.
(5) Măsurarea performanţelor tehnice. Aceasta înseamnă compararea realizărilor tehnice în timpul derulării proiectului cu planul de obiective tehnice ale proiectului. Abaterile, cum ar fi de exemplu nedemonstrarea funcţionalităţii la anumite termene, pot implica riscul de a nu atinge domeniul proiectului.
(6) Planificarea suplimentară a răspunsului la risc. Atunci când se manifestă un risc care nu a fost anticipat în planul de răspuns la risc sau impactul acestui risc asupra obiectivelor este mai mare decât cel aşteptat, este posibil ca răspunsul planificat să nu fi fost adecvat. Pentru controlul riscului va fi necesară planificarea suplimentară a răspunsului la risc.
Abateri din monitorizarea şi controlul riscului
(1) Planuri de urgenţă. Sunt răspunsuri neplanificate anterior la riscurile urgente. Aceste planuri trebuie documentate şi încorporate în planul general al proiectului şi în planul de răspuns la risc.
(2) Acţiuni corective. Constau din aplicarea planurilor de rezervă sau de urgenţă.
(3) Cereri de schimbare a proiectului. Rezultă ca urmare a implementării planurilor de rezervă sau de urgenţă, conducând la modificări ale proiectului.
(4) Actualizări ale planului de răspuns la risc. Riscurile pot să apară sau nu. Riscurile care apar trebuie documentate şi evaluate. Toate acestea trebuie să fie incluse în planurile actualizate de răspuns la risc.
(5) Baze de date pentru risc. Sunt depozite de date pentru colectarea, actualizarea şi analiza datelor rezultate din managementul riscului proiectelor.
(6) Actualizări ale listelor de verificare a riscurilor identificate. Listele de verificare sunt actualizate pe baza informaţiilor rezultate din procesul de monitorizare şi control al riscului.
Tendințele viitoare ale societății, în paralel cu îmbunătățitrea contunuă a tehnicilor manageriale, vor conduce către noi studii care vor avea drept roladaptarea continuă a fcatorilor de risc la noile cerinte ce se vor impune.