Management

Eficienţa structurii organizatorice şi funcţionalitatea acesteia depind de corectitudinea delimitǎrii şi repartizǎrii atribuţiilor, sarcinilor şi reponsabilitǎţilor între compartimentele şi posturile de lucru.

Pentru aceasta este nevoie de o bunǎ reprezentare a structurii organizatorice. Aceastǎ reprezentare se realizeazǎ  cu ajutorul a trei documente:

1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (R.O.F.).
2. Fişa postului.

1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (R.O.F.)

Este documentul ce realizeazǎ o reprezentare cuprinzǎtoare şi detaliatǎ a structurii organizatorice a firmei. Acesta descrie mecanismul de funcţionare a firmei prin:

• stabilirea sarcinilor ce revin fiecǎrui compartiment;
• stabilirea sarcinilor, competenţelor şi responsabilitǎţilor tuturor posturilor existente în cadrul compartimentelor;
• stabilirea relaţiilor organizatorice între posturi şi compartimente. Acestea se exprimǎ sub forma diagramelor de relaţii.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 7 Diagramǎ de relaţii

R.OF. cuprinde mai multe pǎrţi:

1. Aspecte generale referitoare la:

• baza legalǎ a constituirii şi funcţionǎrii firmei (actul normativ de înfiinţare);
• obiectul de activitate a firmei;
• tipul firmei (S.A., S.R.L. etc.);
• statutul juridic al firmei.

 

1. Atribuţiile firmei

 

III. Conducerea firmei , care precizeazǎ:

• atribuţiile Adunǎrii Generale a Acţionarilor (A.G.A.);
• atribuţiile Consiliului de Administraţie (C.A.) şi Comitetului de Direcţie (C.D.);
• atribuţiile conducerii executive (director general, directori executivi pe domenii – producţie, comercial, personal, financiar etc.);
• responsabilitǎţile şi competenţele fiecǎruia.

 

1. Compartimentele funcţionale şi de producţie (operative)

Se procedeazǎ la o descriere în detaliu a compartimentelor firmei şi a posturilor încorporate în fiecare dintre ele. Descrierea compartimentelor se face potrivit succesiunii lor în organigramǎ.

Compartimentele se grupeazǎ pe module potrivit subordonǎrii lor faţǎ de membrii Comitetului de Direcţie.

Se precizeazǎ atribuţiile fiecǎru compartiment din structura funcţionalǎ şi cea de producţie şi se ilustreazǎ prin diagramele de relaţii, legǎturile fiecǎrui compartiment cu restul compartimentelor structurii organizatorice.

R.O.F. îndeplineşte un dublu rol:

1. Rolul de stabilire şi delimitare a sarcinilor, competenţelor şi responsabilitǎţilor organelor participative de conducere (A.G.A., C.A., C.D.) şi a tuturor posturilor de nivel superior;
2. Rolul de a oferi posibilitatea cunoaşterii de cǎtre fiecare salariat a atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilitǎţilor corespunzǎtoare compartimentului în care lucreazǎ şi a relaţiilor cu celelalte compartimente din cadrul firmei.

 

1. Fişa postului

Acest document reprezintǎ schema generalǎ a postului:

• denumirea postului;
• obiectivele individuale ale postului;
• compartimentul din care face parte;
• cerinţele specifice postului (studii, vechime, cunoştinţe, aptitudini, deprinderi) necesare realizǎrii obiectivelor individuale ale postului respectiv;
• relaţiile cu alte posturi (ierarhice, funcţionale, de cooperare);
• sarcinile, autoritatea (competenţa) şi responsabilitǎţile fiecǎrui post.

 

1. Organigrama

Organigrama este reprezentarea graficǎ a structurii organizatorice a firmei. Este reprezentatǎ prin cǎsuţe dreptunghiulare semnificând compartimentele, posturile şi prin linii ce definesc relaţiile organizaţionale, stabilite între pǎrţile componente ale structurii organizatorice.

Organigrama este o anexǎ a R.O.F. şi are un rol de dublu instrument:

• rol de instrument pasiv, de reprezentare schematicǎ, de vizualizare a structurii organizatorice;
• rol de instrument activ, de analizǎ a modului de elaborare a structurii organizatorice.

În funcţie de sfera lor de cuprindere organigramele pot fi:

1. organigrame generale (de ansamblu), care ilustreazǎ structura organizatoricǎ a firmei în ansamblul ei;
2. organigrame parţiale, care redau în detaliu componenţa organizatoricǎ a unor compartimente, unitǎţi de producţie, magazine, hoteluri etc.

 

Dupǎ forma construirii şi reprezentǎrii lor, organigramele por fi:

1. organigrame piramidale sau ordonate de sus în jos - sunt cele mai des folosite;
2. organigrame ordonate de stânga la dreapta;
3. organigrame circulare.