1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Definirea ariei de cuprindere

Definirea ariei de cuprindere sau a conţinutului proiectului constă în divizarea livrabilelor majore ale proiectului în componente mai mici, mai uşor de urmărit. Cea mai importantă ieşire a acestui proces este Structura de descompunere a activităţilor WBS (engleză: Work Breakdown Structure). Această structură se concretizează într-o ierarhie a activităţilor necesare realizării proiectului şi serveşte înţelegerii corecte a ce este cuprins şi ce nu în cadrul acestuia.

WBS–ul se realizează cu ajutorul echipei, cei ce vor efectua activităţile din WBS, fiind cei mai în măsură să furnizeze informaţii în vederea realizării acestuia. Modalităţile de realizare a WBS sunt:

  • utilizarea standardelor specifice companiei sau industriei;
  • folosirea WBS-uri create deja pentru proiecte similare;
  • abordarea de sus în jos (tradiţională) - ascendentă;
  • abordarea de jos în sus - descendentă.

În continuare se prezintă un exemplu de realizare a unei structuri de descompunere a activităţilor:

La realizarea unei structuri de descompunere a activităţilor va fi respectată succesiunea următoarelor etape:

  • WBS-ul se reprezintă ca o structură arborescentă, ierarhică (nu se reprezintă nici sub forma unei liste, nici a unei diagrame Gantt);
  • descompunerea activităţii în "pachete" principale trebuie să fie logică şi compatibilă cu descompunerea utilizată pentru controlul costurilor şi raportare;
  • trebuie să fie posibil să se testeze dacă un "pachet" de lucru este complet;
  • la cel mai scăzut nivel, elementele activităţilor trebuie să fie bine definite ca sarcini pe care trebuie să le îndeplinească o persoană într-o perioadă rezonabilă de timp. Nu există o regulă clară despre cât de mari sau mici trebuie să fie pachetele de activităţi sau sarcinile de lucru, însă se recomandă ca durata unei activităţi trebuie să se încadreze între 8 şi 80 de ore.

S-ar putea ca în practică să fie imposibil să se respecte întocmai aceste recomandări. Prin urmare, managerul de proiect trebuie să evalueze posibilităţile pe care le are şi să decidă care mod de descompunere urmează mai bine recomandările de mai sus. În etapele iniţiale ale planificării proiectului, orice schimbare la nivelurile înalte ale WBS trebuie mai întâi aprobată şi apoi protejată de alte modificări. Acest lucru permite lucrătorilor individuali, echipelor sau departamentelor (sau contractorilor şi subcontractorilor) să le utilizeze în pregătirea input-urilor pentru estimările şi graficele de timp ale proiectului. Este posibil ca nivelurile inferioare să nu fie completate decât mai târziu, când în proiect apar şi alte informaţii mai detaliate.

Fiecare nivel al WBS este o detaliere a nivelului superior iar fiecare element din WBS trebuie să aibă un identificator unic. Structura pe niveluri de descompunere a activităţilor poate fi menţinută într-un sistem de numerotare care poate oferi o modalitate convenabilă de clasificare şi organizare a documentelor ce rezultă din WBS. În exemplul prezentat, s-a utilizat un sistem comun de numerotare, care aplică fiecărei activităţi de nivel înalt numerele 1, 2, 3 etc. Activităţile de la nivelul următor vor fi numerotate 1.1, 1.2, 1.3 etc. La al treilea nivel, activităţile sunt numerotate 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3 ş.a.m.d.

Activităţile de management ale proiectului trebuie să apară în mod explicit în WBS. Acestea sunt consumatoare de timp, implică costuri şi riscuri, ceea ce înseamnă că vor trebui să fie estimate şi tratate şi din punct de vedere al riscurilor. Toate aceste activităţi vor fi grupate sub o activitate de nivel superior numită „Management de proiect” şi care va include timpul necesar pentru realizarea rapoartelor, a întâlnirilor şi a şedinţelor, precum şi timpul necesar obţinerii aprobărilor necesare din partea stakeholderilor.

WBS-ul trebuie să fie în concordanţă cu descrierea ariei de cuprindere a proiectului; el este de fapt instrumentul care duce la înţelegerea ariei de cuprindere, la obţinerea unui consens între stakeholderi privind conţinutul proiectului. Tot ce e în WBS e parte din proiect, iar ceea ce nu se regăseşte în WBS este în afara ariei de cuprindere a proiectului.

Definirea activităţilor

Definirea activităţilor constă în identificarea activităţilor specifice ce trebuie să fie realizate în vederea producerii livrabilelor definite ale proiectului. Pachetele de activităţi sunt detaliate la nivel de sarcini de lucru posibil de estimat cu suficientă acurateţe ca durată, cost şi resurse.

Definirea activităţilor se concretizează, de obicei, într-un WBS mult mai detaliat. Ieşirea cea mai importantă a acestui proces este lista de activităţi şi structura de descompunere a activităţilor actualizată.

Precedentele activităţilor: implică identificarea şi documentarea dependenţelor între activităţile proiectului. Tipurile de dependente ce pot interveni sunt:

  • dependenţe obligatorii: inerente, date fiind condiţiile şi natura activităţilor de executat;
  • dependenţe opţionale: bazate pe experienţă, preferinţe;
  • dependenţe externe: impuse de o terţă parte, din afara proiectului.

Procesul de identificare a precedentelor activităţilor conduce la realizarea reţelei proiectului.

Tipuri de reţele:

1.Diagrama GANTT

Diagrama Gantt prezintă activităţile proiectului sub formă de bare în funcţie de timp. Pentru exemplificare, considerăm un proiect de instalare a echipamentelor de birotică într-un departament. Activităţile necesare, precedentele şi duratele acestora au fost sintetizate în tabelul de mai jos.

Identificator activitate

Descriere

Durata

activităţii (zile)

Precedenta activitate

A

Amenajare birouri

11

-

B

Procurare echipamente

8

-

C

Proiectare teste

5

-

D

Instalare echipamente

6

A, B

E

Testare sistem

6

C, D

F

Instruire utilizatori

5

C

Diagrama Gantt corespunzătoare proiectului descris va fi:

Id

Activitate

Ziua

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23

A

Amenajare birouri

B

Procurare echipamente

C

Proiectare teste

D

Instalare echipamente

E

Testare sistem

F

Instruire utilizatori

Diagramele Gantt au fost implementate în diverse programe de calculator create pentru gestionarea proiectelor. În cazul acestora, diagramele au fost mult îmbunătăţite, ele pot arăta precedente, durate, resurse alocate sau chiar pot urmări şi costurile proiectului pe diverse activităţi şi etape.

Estimarea duratei activităţilor:

Acest proces constă în estimarea perioadelor de muncă necesare pentru realizarea activităţilor individuale şi se concretizează în estimări de durate pentru fiecare activitate din lista de activităţi.

Estimarea se face pe baza informaţiilor privind conţinutul proiectului şi resursele ce vor fi utilizate. În proces trebuie implicate persoanele sau grupurile din echipa de proiect care sunt familiarizate cu natura şi specificul activităţii pentru care se face estimarea.

Estimarea se poate face fie utilizând experienţa estimatorului, fie pe baza unor proiecte similare. Pentru anumite activităţi (în special pentru cele din domeniul construcţiilor) există standarde speciale ce permit estimarea duratelor pentru activităţi specifice.

Loading...