Planificarea proiectului cuprinde următorii paşi:

1. Analiza Persoanelor/Organizaţiilor care au un interes în proiect (stakeholders)
2. Analiza Problemelor
3. Formularea Scopului şi Obiectivelor proiectului
4. Identificarea Rezultatelor proiectului
5. Identificarea Activităţilor şi Subactivităţilor
6. Planificarea Activităţilor, Subactivităţilor şi Reperelor (Milestones)
7. Alocarea Resurselor
8. Realizarea Matricii de Analiză Logică
9. Bugetul Proiectului.

Analiza persoanelor/organizaţiilor

Aşa cum am evidenţiat şi în primul capitol, stakeholderii sunt definiţi ca fiind orice persoană sau organizaţie care are un interes într-un proiect. Aceştia pot fi pe de o parte promotorii proiectului, dar şi beneficiarii acestuia. Identificarea stakeholderilor încă din faza de iniţiere a proiectului contribuie la evitarea unor conflicte de interes posibile, dar şi la formularea rezultatelor şi beneficiilor urmărite.

Analiza problemei

Ideea de proiect porneşte, de cele mai multe ori, de la nevoia de a rezolva o problemă identificată, care afectează direct sau indirect o persoană sau un grup de persoane/ organizaţii.

Problema reprezintă o situaţie negativă care afectează un grup, fiind provocată de anumite cauze şi producând efecte.

Cum poate fi analizată problema?

• identificaţi problemele majore existente într-o situaţie dată;
• selectaţi o problemă principală;
• căutaţi probleme înrudite cu problema principală;
• stabiliţi o ierarhie cauză-efect:
• problemele care generează direct problema principală sunt aşezate dedesubt;
• problemele care sunt efecte directe ale problemei principale sunt aşezate deasupra;
  • legaţi problemele cu săgeţi cauză-efect;
  • revedeţi diagrama şi verificaţi corectitudinea acesteia.

Formularea Scopului şi Obiectivelor Proiectului

În timp ce analiza problemelor reprezintă aspectele negative ale situaţiei existente, analiza scopului şi obiectivelor prezintă aspectele pozitive ale situaţiei viitoare.

Scopul: reprezintă rezolvarea problemei pe termen lung, respectiv stadiul în care vrem să ajungă problema în urma proiectului.

Obiectivele: comunică ce trebuie să realizeze proiectul pentru beneficiarii lui.

Astfel, Obiectivele reprezintă paşii care trebuie făcuţi pentru a realiza Scopul proiectului. Nu se referă la servicii furnizate de proiect, acestea fiind Rezultate, ci la utilizarea acestor servicii de către beneficiarii proiectului.

În susţinere este prezentat modul de transformare a problemelor în obiective.

Pentru formularea scopului proiectului şi a obiectivelor acestuia trebuie să:

1. reformulaţi toate problemele în condiţii pozitive şi de dorit. Problema focală, astfel reformulată, va deveni scopul proiectului; problemele cauză vor deveni obiectivele proiectului sau situaţiile/stările pe care dorim să le creăm prin implementarea proiectului propus, în acest fel obţineţi scopul şi obiectivele proiectului;
2. excludeţi obiectivele care par nerealiste sau inutile pentru acest proiect;
3. adăugaţi noi obiective dacă este necesar.

Atunci când formulaţi obiectivele ţineţi cont de faptul că ele trebuie formulate ca stări şi nu ca acţiuni (vezi exemplul 1), şi trebuie să fie SMART:

• Specifice: astfel încât realizarea lor poate fi atribuită numai proiectului şi nu altor cauze. E necesar să fie obiectivul clar: cine, ce, când, unde, cum, grup ţintă?;
• Măsurabile: implică un cost şi efort acceptabile astfel încât performanţa proiectului poate fi măsurată: sunt măsurabile rezultatele?;
• Abordabile: nu va fixaţi obiective mult prea ambiţioase astfel încât atingerea lor să fie greoaie şi să demoralizeze echipa de proiect. Este un obiectiv care poate fi, în general, atins?;
• Realiste: pot fi atinse cu resursele (financiare, umane, materiale, de timp, informaţionale) planificate a fi folosite în proiect. Are organizaţia resursele necesare pentru atingerea lui într-un timp dat?;
• Ancorate în Timp: pot fi atinse pe perioada proiectului. Există un termen limită?

†Temă: Identificaţi Scopul şi Obiectivele pentru proiectul ales de comunitatea dumneavoastră. Completaţi Tabelul 1, folosind exemplul 1.

Exemplul 1 - Formularea Scopului şi Obiectivelor

Exemplu pentru un Proiect de instruire în domeniul asistenţei sociale

Notă: Obiectivele se formulează ca stări şi nu ca acţiuni. Exemplu:

Tabelul 1 - Formularea Scopului şi Obiectivelor

Identificarea Rezultatelor Proiectului

         Rezultatele sunt realizările garantate ale proiectului fiind o consecinţă a activităţilor sale. Ele sunt mijloacele necesare pentru realizarea obiectivelor. Pentru fiecare obiectiv vor fi mai multe rezultate.

GAtenţie: dacă nu puteţi identifica mai mult de un rezultat pentru un obiectiv înseamnă că acela nu este un obiectiv ci un rezultat. De asemenea, ţineţi cont de faptul că fiecare rezultat trebuie formulat într-o singură propoziţie, adică să conţină un singur verb.

†Temă: Identificaţi Rezultatele proiectului ales de comunitatea dumneavoastră. Completaţi Tabelul 2 folosind exemplul 2.

Exemplul 2 - Identificarea Rezultatelor

Exemplu pentru un Proiect de instruire în domeniul asistenţei sociale

Notă: Fiecare rezultat se formulează într-o singură propoziţie. Exemplu:

-Tabelul 2 - Identificarea Rezultatelor Proiectului

Notă: Dispunerea tabelului 2 a fost schimbată faţă de cea a Exemplului 2 pentru a vă permite să identificaţi toate rezultatele aferente obiectivelor proiectului ales de comunitatea dumneavoastră.

G Atenţie: Rezultatele se numerotează de la 1 la n pentru întregul proiect. De exemplu pentru Obiectivul 1 corespund rezultatele 1 la 4, pentru Obiectivul 2 corespund rezultatele 5 la 8 etc.

Identificarea Activităţilor şi Subactivităţilor

O activitate este o acţiune menită să transforme resursele date în rezultate planificate într-o anumită perioadă de timp. Activităţile în proiect trebuie stabilite la un nivel de complexitate care încurajează managerii să se focalizeze mai mult pe aspectele strategice decât pe cele tactice.

Activităţile constau în munca, cercetarea sau sarcinile ce trebuie realizate de către echipa de proiect sau alte persoane implicate în proiect. Pentru fiecare rezultat vor fi mai multe activităţi.

Planificarea Activităţilor, Subactivităţilor şi Reperelor (Milestones)

Implementarea proiectului este monitorizată şi administrată pe baza Reperelor. Acestea sunt evenimente cheie/majore care furnizează o măsură a progresului şi o ţintă spre care se îndreaptă echipa de proiect. Reperele reprezintă sfârşitul unei etape din implementarea proiectului. Ele se planifică pentru o anumită zi şi constă în ceremonii, existenţa planului de afaceri, existenţa unor aprobări importante etc.

Planificarea Activităţilor, Subactivităţilor şi reperelor se poate face foarte uşor utilizând un grafic GANTT.

Realizarea Matricii de Analiză Logică

Analiza logică se prezintă sub forma unei matrice ce are 4 coloane şi 4 rânduri.

Pe verticală se reprezintă logica verticală care identifică ce intenţionează proiectul să facă, clarifică relaţiile dintre componente şi specifică riscurile şi ipotezele ce nu sunt sub controlul proiectului, iar pe orizontală logica orizontală se referă la măsurarea efectelor şi resurselor utilizate de proiect prin specificarea indicatorilor cheie de măsurare a performanţei, şi metodele prin care aceştia pot fi verificaţi.