Conform art. 236 alin. 1 din Codul muncii şi art. 25 alin. 1 din Legea nr. 130/1996, contractul colectiv de muncă se încheie în formă scrisă. Este necesară această formă având în vedere importanţa deosebită a contractului pentru raporturile de muncă, conţinutul său complex care priveşte elementele esenţiale ale acestor raporturi. În consecinţă, forma scrisă este o condiţie de valabilitate (ad validitatem) şi nu doar una de probă (ad probationem).

Potrivit art. 25 din Legea nr. 130/1996, contractul colectiv de muncă se depune şi se înregistrează la direcţia de muncă judeţeană sau a municipiului Bucureşti. Cele încheiate la nivelul grupurilor de angajatori, al ramurilor şi la nivel naţional se depun şi se înregistrează la Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse.

S-a arătat că importanţa datei înregistrării este deosebită pentru că, de la această dată, contractul devine aplicabil. Părţile însă pot conveni ca data aplicării clauzelor negociate să fie ulterioară zilei de înregistrare a contractului. S-a arătat în mod judicios că art. 25 alin. 3 conţine două norme juridice distincte. Prima are „caracter supletiv”, în sensul că dacă participanţii nu stabilesc o dată de intrare în vigoare a contractului, aceasta este cea în care se face înregistrarea. A doua are „caracter permisiv”, în sensul că cei în cauză pot stabili data intrării în vigoare a contractului cu condiţia să fie ulterioară înregistrării.

Regula este intrarea în vigoare la data înregistrării, iar excepţia la o dată ulterioară convenită de participanţi la încheierea contractului. În nici un caz un astfel de contract nu poate intra în vigoare anterior înregistrării.

Legea nr. 130/1996 prevede ce verificări fac instituţiile abilitate să înregistreze contractul, precum şi situaţiile în care acesta nu va fi înregistrat.

Conform art. 21, la înregistrarea contractelor colective de muncă, Ministerul Muncii sau, după caz, direcţiile teritoriale, vor verifica dacă sunt clauze negociate cu nerespectarea dispoziţiilor art. 8 (adică dacă prin clauzele contractului depus spre înregistrare sunt încălcate dispoziţiile legii sau se stabilesc drepturi la un nivel inferior celui prevăzut prin contractele colective de muncă încheiate la un nivel superior). În cazul în care se constată că există asemenea clauze, organul competent are obligaţia să sesizeze acest fapt părţilor contractante.

Organul competent nu poate refuza înregistrarea, însă până la negocierea unor noi clauze, cele declarate nule de către părţi sau de către instanţa judecătorească (eventual la sesizarea instituţiei chemată să verifice legalitatea şi să facă înregistrarea) vor fi înlocuite cu prevederile mai favorabile cuprinse în lege sau în contractul colectiv de muncă încheiat la nivel superior.

Potrivit art. 26 din lege, contractele colective nu vor fi înregistrate dacă: sunt încheiate cu încălcarea prevederilor art. 13 (adică nu au fost indicate ramurile şi unităţile în care se aplică); părţile nu fac dovada îndeplinirii cerinţelor de reprezentativitate; nu sunt semnate de toţi reprezentanţii părţilor la negociere.

Totuşi, vor fi înregistrate fără semnătura tuturor reprezentanţilor părţilor,

dacă:

  1. unele asociaţii patronale reprezentative sau organizaţii sindicale reprezentative au fost invitate la negociere şi nu s-au prezentat;
  2. unele asociaţii patronale reprezentative sau asociaţii sindicale reprezentative au participat la negocieri, au fost de acord cu clauzele negociate, dar refuză semnarea contractelor, situaţie care trebuie să rezulte din actele depuse de părţi;
  3. reprezentanţii parţilor la negociere care nu au semnat contractul colectiv de muncă reprezintă sub 1/3 din numărul salariaţilor unităţii, sub 7% din efectivul salariaţilor din ramura respectivă sau sub 5% din efectivul salariaţilor din economia naţională, după caz.

Împotriva refuzului înregistrării contractului, partea nemulţumită se poate adresa instanţelor judecătoreşti, în condiţiile Legii contenciosului administrativ (art. 28 din Legea nr. 130/1996). Dacă, însă, se consideră că înregistrarea ar fi nelegală, competenţa materială va reveni instanţei de drept comun (tribunalului).

Ca măsură de publicitate, art. 29 din Legea nr. 130/1996 prevede că toate contractele colective de muncă încheiate la nivel naţional şi de ramură se publică în Monitorul Oficial al României (partea a V-a) în termen de 30 de zile de la înregistrare.