Întocmirea actului de deces se face la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau, după caz, de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază s-a produs decesul, pe baza certificatului medical constatator al decesului şi a declaraţiei verbale făcute de membrii familiei decedatului sau, în lipsa acestora, de una dintre următoarele persoane:
a) medicul sau alt cadru din unitatea sanitară unde s-a produs decesul;
b) orice persoană care are cunoştinţă despre deces.
Declarantul va depune certificatul medical constatator al decesului, documentul cu care se face dovada identităţii şi, după caz, livretul militar ale celui decedat.
Declararea decesului se face în termen de 3 zile de la data încetării din viaţă a persoanei. În acest termen se cuprinde atât ziua în care s-a produs decesul, cât şi ziua în care se face declaraţia.
Când decesul se datorează unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum şi în cazul găsirii unui cadavru, declararea se face în termen de 48 de ore, socotit din momentul decesului sau al găsirii cadavrului. În aceste cazuri, pentru întocmirea actului de deces este necesară şi dovada eliberată de poliţie sau de parchet, din care să rezulte că una dintre aceste autorităţi a fost sesizată despre deces.
În cazul în care decesul nu a fost declarat în termen, întocmirea actului de deces se face cu aprobarea Parchetului.În cazul în care se declară decesul unui copil născut viu, care a încetat din viaţă fără ca declararea naşterii să fi fost făcută în termenele prevăzute de lege, ofiţerul de stare civilă va întocmi mai întâi actul de naştere şi apoi pe cel de deces. Dacă, din motive temeinice, actul de naştere nu poate fi întocmit, ofiţerul de stare civilă întocmeşte actul de deces şi ulterior urmăreşte înregistrarea naşterii. Certificatul medical constatator al decesului, în care se consemnează cauza decesului, se întocmeşte şi se semnează de către medic sau, în lipsa acestuia, de către un cadru mediu sanitar care a făcut constatarea.
Dacă decesul s-a produs pe o navă sau pe o aeronavă şi nu există medic la bord, constatarea decesului se va face în primul port sau aeroport de escală, de către un medic.În situaţia când durata călătoriei navei până la primul port de escală este mai mare de 24 de ore, constatarea decesului se face de către comandant, împreună cu consiliul de bord, şi se consemnează în jurnalul de bord. În caz de moarte violentă, comandantul navei va efectua cercetări, potrivit legii.
Documentul cu care se face dovada identităţii şi livretul militar ale persoanei decedate se reţin de către ofiţerul de stare civilă şi se înaintează, după caz, serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor la care este arondată unitatea administrativ-teritorială pe raza căreia persoana decedată a avut ultimul domiciliu sau comandamentului militar, până la data de 5 a lunii următoare celei în care s-a înregistrat actul.Întocmirea actului de deces privind un cadavru găsit se face la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau, după caz, de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază a fost găsit.Datele privind identitatea cadavrului, stabilite ulterior de poliţie, se înscriu prin menţiune pe actul respectiv. Menţiunea se comunică serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau primăriei care are în păstrare actul de naştere şi, după caz, comandamentului militar.
Ofiţerul de stare civilă, după întocmirea actului de deces, eliberează declarantului o adeverinţă de înhumare sau de incinerare a cadavrului.
Înhumarea sau incinerarea unui cetăţean român al cărui deces s-a produs şi s-a înregistrat în străinătate se face pe baza adeverinţei eliberate de serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază urmează să se facă înhumarea ori incinerarea. Adeverinţa se întocmeşte pe baza certificatului de deces eliberat de autorităţile străine, precum şi a traducerii legalizate a acestuia. Când decesul cetăţeanului român s-a înregistrat la misiunea diplomatică a României, adeverinţa se întocmeşte pe baza certificatului de deces emis de misiunea diplomatică sau de oficiul consular de carieră.
Dacă decesul unui cetăţean român s-a produs pe o aeronavă aflată în afara teritoriului României sau pe o navă aflată în afara apelor teritoriale române, iar cadavrul este transportat în ţară, înhumarea sau incinerarea se face pe baza dovezii eliberate de comandantul navei sau al aeronavei.
Întocmirea actului de deces, în baza unei hotărâri judecătoreşti definitive declarative de moarte, se face din oficiu sau la cererea persoanei interesate, după caz, la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor de la:
- a) locul de naştere al celui declarat mort;
- b) domiciliul celui declarat mort, în cazul când actul de naştere a fost întocmit la autorităţile locale din străinătate;
- c) domiciliul persoanei care a solicitat declararea judecătorească a morţii, în situaţia în care locul naşterii şi domiciliul decedatului nu sunt cunoscute.
